Contoh PO (Purchase Order) dan Fungsinya dalam Proses Transaksi

Saat melakukan transaksi bisnis tentu dibutuhkan berbagai dokumen penting, salah satunya adalah PO atau purchase order. Contoh PO ini sendiri sangat beragam tergantung dari keperluan penggunaan, tapi biasanya memiliki format yang hampir sama.

PO atau yang biasa disebut dengan faktur pembelian ini sangat dibutuhkan agar proses pembelian ataupun pengadaan barang bisa terkelola dengan baik. Nah jika masih belum paham mengenai PO, maka bisa simak ulasan lengkapnya berikut ini.

Apa itu Purchase Order (PO)?

Ilustrasi Mengecek Purchase Order (PO) (Sumber: Freepik.com)

Sebelum bahas contoh PO, sebaiknya ketahui terlebih dahulu mengenai apa itu PO. PO atau purchase order merupakan sebuah surat dari pihak pembeli yang berisi mengenai kebutuhan stok barang yang ditujukan untuk penjual. 

Dapat bahwa PO merupakan kontrak kesepakatan antara pihak penjual dengan pembeli mengenai produk yang akan dibeli.Dalam surat ini berisi mengenai detail pesanan yang meliputi kuantitas produk, jenis produk, harga, tanggal dan nomor. J

Jika pesanan semakin spesifik maka rincian yang dicantumkan juga akan semakin banyak. Hal ini bisa membuat aktivitas pemesanan menjadi lebih efektif.

Fungsi Purchase Order (PO)

Orderan produk untuk penjual yang dibuat dengan surat PO mungkin cukup sulit bagi kebanyakan orang, terutama bagi yang belum pernah membuat PO sama sekali. Namun keberadaan PO sangat penting karena memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:

• Agar terhindar dari berbagai macam kesalahan, seperti ketidaksesuaian masalah spesifikasi atau jumlah pesanan produk
• Bukti pemesanan produk yang dibuat oleh pembeli, komitmen dari penjual yang merupakan penerima orderan
• Agar terhindar dari kesalahan saat membeli produk sehingga ketika penagihan terjadi maka tidak akan mengalami perbedaan harga dari penjual
• Sebagai pengingat agar penjual menyiapkan produk sesuai dengan pemesanan serta waktu yang ditentukan
• Melacak orderan yang masuk sehingga bisa membantu untuk memudahkan proses pengiriman
• Dokumen hukum yang bisa membantu agar terhindar dari segala macam perselisihan terkait transaksi yang kemungkinan terjadi
• Bukti untuk kreditur (bank), lembaga perpajakan dan auditor bahwa transaksi bisnis sudah dilakukan oleh perusahaan
• Membantu administrasi keuangan perusahaan untuk menyediakan anggaran yang sesuai, sehingga nantinya sudah siap untuk membayarkan faktur ketika jatuh tempo

Baca Juga: Fungsi, Cara dan Contoh Purchase Order Barang

Konsep Penyusunan Purchase Order (PO)

Contoh Surat Purchase Order di Software Akuntansi Beeaccounting (Sumber: Bee.id)

Sama halnya dengan invoice, ada beberapa unsur  yang harus dicantumkan saat menyusun surat purchase  order. Unsur-unsur tersebut adalah sebagai berikut ini:

• Nama Perusahaan

Unsur pertama yang harus dibuat dalam membuat contoh surat purchase order adalah nama perusahaan. Pengisian nama ini dapat ditulis dengan cara manual atau bisa langsung dengan detail dan desain po.

• Detail Produk

Detail produk meliputi nama produk, jumlah, merk, kualitas dan informasi lainnya terkait produk yang dibeli. Setiap informasi harus dituliskan secara jelas dan terperinci supaya tidak bermasalah di masa mendatang.

• Nama Supplier

Selanjutnya adalah menuliskan nama supplier atau produsen secara jelas. Produsen disini tentunya yang akan dituju sebagai pihak untuk pemesanan produk.

• Nama Media

Cantumkan nama media yang sudah dipilih sebagai tempat iklan untuk menawarkan beragam barang atau produk. Namun penulisan nama media ini tidak selalu ada dalam PO sehingga tidak wajib.

• Jumlah dan Bentuk Pesanan

Cantumkan jumlah dan bentuk pesanan secara detail. Bila perlu, buat daftarnya dalam sebuah tabel untuk memudahkan pelayanan.

• Cara Pengiriman

Setelah menuliskan bentuk dan jumlah pesanan maka diharuskan untuk menyebutkan bagaimana cara pengiriman. Dalam hal ini juga termasuk metode pembayaran, waktu pengiriman dan proses pengiriman yang diinginkan.

• Nomor PO

Terakhir adalah mencantumkan nomor purchase order atau PO secara urut berdasarkan waktu pembuatannya.

Contoh Surat Purchase Order Sederhana

Purchase order yang dibuat untuk melakukan pemesanan pada umumnya terbagi menjadi dua jenis, yaitu PO digital dan manual. Sesuai namanya, PO manual dibuat dengan sebuah kertas yang kemudian dikirimkan langsung.

Sedangkan PO digital dibuat dengan digital berupa file yang dikirim melalui online. PO manual kurang efisien sehingga kini banyak yang lebih memilih untuk membuat PO digital. Jika masih belum paham, kami akan berikan contoh surat purchase order yang banyak digunakan secara umum.

Beberapa contoh berikut ini menggunakan format yang berbeda, sehingga untuk cara membuatnya sudah pasti tidak sama.

contoh surat purchase order

Kesimpulan

Karena PO bertindak sebagai surat kesepakatan antara pembeli dan supplier maka harus detail dan rinci. Mulai dari harga barang, nama barang serta tipenya, qty, garansi, termin pembayaran, metode pembayaran dll.

Jika barang yang ingin order item dan qty nya sedikit ini tidak akan menjadi masalah bagi Anda. Namun jika total itemnya sudah puluhan bahkan sampai ribuan ini akan sangat menyita waktu jika masih menggunakan word maupun excel.

Bayangkan saja berapa waktu yang diperlukan hanya untuk membuat dokumen PO. Oleh karena itu menggunakan software akuntansi dalam membuat PO adalah solusi terbaik. Anda tidak perlu lagi mengetik satu-satu item barang, tinggal Anda search saja maka akan keluar nama item tersebut.

Namun tidak semua software akuntansi memiliki form purchase order. Dan salah satu software akuntansi yang dilengkapi dengan form pembelian (PO) adalah Beeaccounting. Untuk mencobanya Anda bisa klik disini.