Mengelola keuangan bisnis online shop tidak boleh dilakukan sembarangan. Apalagi jika Anda berjualan di berbagai platform. Karena data penjualan Anda tidak bisa pantau secara keseluruhan. Untuk Anda yang ingin memiliki contoh pembukuan online shop, simak penjelasan lengkapnya pada artikel di bawah ini!
Dengan contoh pembukuan sederhana online shop yang tentu saja mudah dipahami akan memudah Anda lebih mudah menerapkannya pada bisnis Anda. Namun, sebelumnya, Anda perlu mengetahui beberapa hal terlebih dahulu, yakni:
Online shop merupakan kegiatan transaksi jual beli yang dilakukan secara online. Hal tersebut kini dilakukan oleh para penghuni dunia maya di seluruh dunia. Karena cara belanja online dianggap fleksibel dan lebih praktis jika dibandingkan transaksi secara riil.
Meski kegiatan online shop sangat rawan penipuan, tetapi popularitasnya tidak pernah mengalami penurunan. Bahkan perusahaan yang menjalankan bisnis skala besar di taraf internasional pun memanfaatkan jaringan online agar bisa terjadi ekspansi bisnis yang lebih luas. Kini bisnis skala kecil pun dapat dilakukan melalui online shop.
Kemudahan untuk masuk di bisnis online shop ini justru malah menjadi tantangan tersendiri bagi para pelaku bisnis (penjual) online shop. Banyak pebisnis online shop berlomba-lomba menemukan cara untuk menarik hati para pembeli dengan bertujuan mendapatkan penjualan sebanyak-banyaknya. Hal ini merupakan tantangan bagi bisnis online shop, karena ketatnya persaingan antar kompetitor dengan produk yang sama namun terdapat perang harga, sehingga membuat margin laba per produk menjadi sangat tipis.
Banyak pebisnis online shop fokus pada pemasaran dan penjualan, tetapi sering mengabaikan pembukuan keuangan. Padahal, pembukuan yang rapi sangat penting untuk memastikan bisnis berjalan lancar dan menghasilkan keuntungan. Berikut beberapa alasan kenapa bisnis online shop perlu pembukuan.
Pembukuan sederhana sendiri merupakan proses dokumentasi yang dilakukan secara terstruktur demi menghimpun data dan laporan transaksi keuangan. Dokumentasi keuangan yang dicatat antara lain kekayaan, beban, modal, pendapatan, anggaran, dan akumulasi harga penghasilan dan pelimpahan barang atau jasa.
Berikut beberapa alasan kenapa pembukuan keuangan diperlukan oleh usaha online:
Tanpa pencatatan yang jelas, Anda bisa kehilangan jejak pemasukan dan pengeluaran. Dengan pembukuan, Anda bisa mengetahui berapa uang yang masuk dan keluar, serta menghindari defisit keuangan yang tidak terduga.
Bisnis yang terlihat ramai belum tentu untung jika tidak ada pembukuan yang jelas. Dengan pembukuan, Anda bisa menghitung laba bersih setelah dikurangi biaya operasional, iklan, dan lainnya.
Selain itu, pembukuan juga membantu dalam pencatatan stok. Anda bisa tahu produk mana yang paling laris, mana yang masih banyak tersisa, dan kapan harus melakukan restock tanpa menunggu kehabisan.
Tanpa pembukuan yang rapi, Anda bisa saja melakukan kesalahan dalam penghitungan modal, harga jual, atau bahkan pencatatan transaksi. Ini bisa berdampak pada kerugian bisnis dalam jangka panjang.
Pada bisnis berskala kecil terdapat kecenderungan untuk mencampur adukkan keuangan pribadi dan usaha yang pada akhirnya omset bisnis kerap terpakai untuk keperluan pribadi dan juga sebaliknya.
Sementara kebiasaan tersebut hanya akan menimbulkan kekacauan. Kemungkinan terburuknya adalah bisnis tersebut tidak dapat bertahan karena pendapatan juga modal justru habis untuk kebutuhan pribadi.
Dengan adanya pembukuan ini, Anda bisa memisahkan keuangan pribadi dan bisnis dengan lebih jelas, sehingga arus kas usaha tetap terkendali. Pembukuan memungkinkan Anda untuk mencatat setiap pemasukan dan pengeluaran secara terperinci, sehingga Anda tahu berapa keuntungan yang sebenarnya diperoleh dan berapa yang bisa digunakan untuk pengembangan bisnis.
Jika bisnis online shop yang Anda jalankan baru saja dirintis, maka Anda cukup menggunakan 4 template pembukuan yang sederhana berikut ini, mulai dari buku catatan pemasukan dan pengeluaran, buku pesanan, buku stok dan laporan laba rugi.
Format Buku Kas Catatan Pemasukan Dan Pengeluaran (Credit: bee.id)
Pada buku pemasukan, segala bentuk pemasukan uang harus dicatat secara rinci dan detail. Sumber pemasukan antara lain ialah pembayaran piutang dan hasil penjualan produk.
Selain itu, semua pengeluaran yang dilakukan selama menjalankan bisnis online shop harus dicatat, sekecil apa pun pengeluaran itu. Buat buku catatan khusus untuk transaksi pemasukan dan pengeluaran agar Anda tidak bingung.
Contoh pengeluaran bisnis antara lain adalah pembelian bahan baku, biaya operasional, biaya iklan, perawatan alat operasional, dan upah karyawan. Pencatatan transaksi pengeluaran akan memberikan gambaran tepat mengenai seberapa banyak uang yang masuk atau keluar dalam satu periode akuntansi.
Dengan adanya pembukuan uang masuk dan keluar, maka Anda bisa lebih mudah menentukan harga dan menargetkan berapa keuntungan yang harus didapat agar Anda dapat balik modal.
Contoh buku pesanan online shop excel (Credit: bee.id)
Selanjutnya ada buku pesanan, yakni buku yang digunakan untuk mencatat pesanan ari pelanggan secara rinci. Dengan adanya buku ini Anda bisa lebih mudah dalam melacak pesanan yang masuk, memastikan tidak ada pesanan yang terlewat, serta mengelola stok barang dengan lebih efektif.
Apa saja yang perlu dicatat dan dimasukkan dalam buku pesanan? Yang perlu dicatat dalam buku pesanan adalah tanggal transaksi, nama pelanggan, nama transaksi, jumlah transaksi hingga stok yang berkurang.
Dengan pencatatan yang baik dalam buku pesanan, bisnis online shop Anda akan lebih terorganisir, meminimalkan kesalahan, serta meningkatkan kepuasan pelanggan karena pesanan dapat dikelola dengan lebih profesional.
Selanjutnya ada buku stok barang, yakni buku yang digunakan untuk mencatat penambahan stok hingga pengurangan stok akibat dari operasional bisnis. Buku stok barang ini akan membantu Anda dalam memantau jumlah persediaan secara real-time, sehingga Anda bisa mengetahui kapan harus melakukan restock dan menghindari kehabisan barang yang banyak diminati pelanggan.
Selain itu, buku stok barang juga memudahkan dalam mengevaluasi produk mana yang paling laris dan kurang diminati, sehingga strategi pemasaran dan pengadaan barang bisa lebih efektif. Dengan pencatatan yang rapi, Anda juga dapat menghindari selisih stok akibat kesalahan pencatatan atau kehilangan barang, yang pada akhirnya membantu menjaga keuntungan bisnis tetap optimal.
Terakhir ada laporan laba rugi, yakni yakni laporan keuangan yang digunakan untuk menunjukkan pendapatan, beban, laba, atau rugi bisnis dalam periode tertentu. Laporan ini sangat penting untuk mengetahui apakah bisnis yang dijalankan menghasilkan keuntungan atau justru mengalami kerugian.
BACA JUGA: Cara Membuat Laporan Laba Rugi Sederhana dan Contohnya
Anda punya toko online dengan ratusan hingga ribuan transaksi per hari? Ribet kalau harus rekap manual satu per satu ke pembukuan? Memperkenalkan aplikasi pembukuan keuangan online shop Beecloud + Plugin E-commerce . Klik banner untuk informasi lebih lengkapnya!
Rekap ribuan transaksi dari Tokopedia dan Shopee cukup 7 menit, 1x klik. Plugin E-commerce, import transaksi penjualan dan pelunasan dari marketplace ke software akuntansi Beecloud sekali klik. Bukan cuma transaksi, anda juga bisa import pelunasan/pencairan dana dari marketplace ke Beecloud. Gak repot lagi rekap uang masuk satu per satu.
Berdasarkan Pedoman Standar Akuntansi Keuangan (PSAK), terdapat lima jenis laporan keuangan, yakni laporan laba rugi, neraca, perubahan modal, arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Pengertian masing-masing laporan keuangan tersebut adalah:
Menurut Short, Libby dan Libby (2007), laporan laba rugi adalah laporan utama akuntan dalam mengukur kinerja ekonomi suatu usaha, yaitu pendapatan dikurangi biaya-biaya selama periode akuntansi tertentu. Jenis laporan keuangan ini menggambarkan hasil usaha perusahaan dalam suatu periode tertentu.
Dalam laporan laba rugi dapat terlihat jumlah pendapatan, sumber-sumber pendapatan yang diperoleh, jumlah biaya dan jenis-jenis yang dikeluarkan selama periode tertentu. Laporan ini digunakan untuk mengevaluasi kinerja yang telah dicapai perusahaan dan memberikan gambaran tentang pencapaian arus kas di masa mendatang. Laba yang dihasilkan bisa dijadikan indikator tingkat profitabilitas perusahaan, antara lain marjin kotor, laba operasi, laba sebelum pajak, dan laba operasi berlanjut.
Laporan arus kas merupakan laporan yang memperlihatkan secara rinci arus kas yang masuk (penerimaan) dan kas yang keluar (pengeluaran) dari suatu perusahaan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arus kas berarti pemasukan dan pengeluaran uang tunai perusahaan berdasarkan harian, mingguan, dan dalam rentang waktu tertentu.
Selain itu, menurut Sofyan Syafari Harahap (2006), laporan arus kas adalah suatu laporan yang memberikan informasi yang relevan tentang penerimaan dan pengeluaran suatu pembukuan pada suatu periode tertentu dengan mengklasifikasikan transaksi pada kegiatan operasional, pembiayaan dan investasi.
Pada laporan arus kas meliputi total kas yang masuk berupa tunai maupun investasi tunai dari Anda selaku pemilik bisnis. Laporan ini digunakan untuk mewakili arus kas masuk dan keluar selama tahun berjalan dari kegiatan operasi, investasi dan pendanaan. Arus kas berisikan anggaran untuk operasional perusahaan dan realisasi penerimaan serta pengeluaran kas suatu perusahaan. Laporan ini berguna untuk memprediksi kebutuhan kas perusahaan agar tidak kurang dan tidak berlebih.
Kekurangan kas menimbulkan ketidakstabilan usaha, sedangkan kelebihan kas merupakan kondisi yang tidak efisien. Laporan ini akan sangat berguna ketika Anda akan mengevaluasi likuiditas dan solvabilitas bisnis Anda, serta aktiva bersih milik perusahaan Anda. Kemudian yang paling penting, Anda dapat memanfaatkan laporan arus kas sebagai dasar bagi strategi adaptif menghadapi perubahan keadaan dan peluang pasar.
Laporan perubahan modal memuat data mengenai jumlah dan jenis modal yang dimiliki perusahaan pada saat ini. Tidak hanya itu saja, laporan ini juga menjelaskan perubahan modal beserta sebab-sebab terjadinya. Untuk perusahaan dengan bentuk perseroan, laporan ini disebut sebagai laporan perubahan ekuitas pemegang saham. Laporan perubahan modal bermanfaat untuk mengidentifikasi penyebab perubahan ekuitas pemilik perusahaan atas nilai aktiva yang menjadi haknya (aktiva bersih).
Laporan neraca menunjukan posisi keuangan perusahaan pada tanggal tertentu. Posisi keuangan tersebut maksudnya ialah posisi jumlah dan jenis aktivitas (harta) dan pasiva (kewajiban dan ekuitas) perusahaan. Menurut Smith dan Skousen (2007), neraca adalah laporan pada suatu saat tertentu mengenai sumber daya perusahaan (aktiva), utangnya (kewajiban) dan klaim kepemilikan terhadap sumber daya (ekuitas pemilik).
Neraca dapat disusun dalam dua bentuk, yaitu T (T form) dan L (L form). Dalam bentuk T form, semua harta perusahaan ditempatkan pada sisi kiri neraca dengan judul aktiva (assets). Sedangkan utang dan modal berada pada sisi kanan dengan judul pasiva. Dalam bentuk L form, semua harta perusahaan ditempatkan pada bagian atas neraca dan utang/modal ditempatkan pada bagian bawah neraca.
Data yang terdapat dalam neraca bermanfaat untuk menyediakan basis data finansial untuk menghitung tingkat pengembalian perusahaan, dan mengevaluasi struktur permodalan yang dimiliki perusahaan, yaitu menilai likuiditas, solvabilitas, serta fleksibilitas keuangan perusahaan.
Catatan atas laporan keuangan memberikan informasi tentang penjelasan yang dianggap perlu atas laporan keuangan yang ada sehingga menjadi jelas penyebabnya. Hal ini dimaksudkan agar pengguna laporan dapat memahami dengan jelas data keuangan dalam laporan keuangan tersebut.
Sebaiknya contoh pembukuan sederhana online shop mulai dibuat ketika tahap awal opening atau perencanaan usaha. Bagi Anda yang baru merintis bisnis online shop, Anda dapat melakukan pembukuan sederhana secara kontinu dengan cara mencatat harta, kewajiban, modal, penghasilan dan biaya, serta pendapatan yang digunakan sebagai dasar dalam menyusun neraca dan laporan laba rugi.
Jika Anda masih bingung dengan cara membuat pembukuan sederhana untuk perusahaan kecil, di bawah ini terdapat penjelasan lebih detail mengenai tahapan cara pembukuan sederhana online shop. Beberapa langkah berikut ini bisa Anda terapkan, yaitu:
Pertama adalah membuat catatan pemasukan dan pengeluaran atau buku kas utama. Untuk membuat laporan ini cukup sederhana. Anda hanya perlu membuat format buku catatan pemasukan dan pengeluaran seperti format di atas, dan memasukan transaksi di masing-masing kolomnya.
Misalnya saja, perusahaan memiliki transaaksi sebagai berikut:
Maka, pembukuan keuangannya adalah sebagai berikut:
Kemudin, Untuk membuat buku pesanan yang masuk, termasuk detail produk dan status pembayaran. Sebenarnya, pesanan ini bisa Anda lihat langsung secara jelas di platform tempat Anda berjualan, pembukuan ini digunakan untuk merekap secara keseluruhan data agar Anda lebih mudah dalam memantau jumlah pesanan yang masuk, menghindari kesalahan pencatatan, serta memastikan setiap pesanan telah diproses dan dikirim dengan benar.
Misalnya, rincian pesananya adalah sebagai berikut:
Maka, contoh pembukuan pesanannya adalah:
Contoh pembukuan pesanan bisnis online (Credit: bee.id)
Berikutnya adalah buku stok barang, buku ini digunakan untuk mencatat jumlah barang atau stok barang yang masuk dan stok keluar. Sebagai contoh:
Selanjutnya adalah membuat laporan laba rugi sederhana, untuk membuat laporan ini, Anda hanya perlu menjumlahkan seluruh total pemasukan dan pengeuaran Anda selama satu periode.
Atau dengan rumus berikut:
Rumus Laba/ Rugi = Pendapatan - Pengeluaran
Jika hasil dari pengurangan tersebut poitif (+) artinya bisnis Anda sedang untung. Sebaliknya, jika bisnis hasinya negatif (-), artinya bisnis Anda sedang rugi.
Untuk cara lebih profesional dan rinci, Anda bisa merincikan pendapatan dan pengeluaran Anda, untuk mengetahui detailnya. Seperti contohnya di bawah ini:
Setelah mengetahui jenis pembukuan sederhana, maka, sudah saatnya Anda lebih memahami dengan menyimak contoh pembukuan olshop sederhana. Jika bisnis online shop Anda masih masuk dalam bisnis skala kecil atau usaha rumahan, pembukuan bisnis Anda masih dapat dilakukan menggunakan Microsoft Excel.
Di bawah ini merupakan contoh dari buku besar sederhana pada online shop. Anda dapat langsung catat transaksi yang terjadi pada buku besar. Dengan mencatat pada buku besar, maka rincian transaksi setiap akun rekening akan lebih rapi dan lebih detail.
Contoh Pembukuan Sederhana Menggunakan Excel
Pembukuan sederhana online shop ternyata tidak diterapkan oleh semua pemilik bisnis online shop. Kebanyakan dari mereka memilih untuk membiarkan proses keuangan berjalan dengan sendirinya. Namun, lebih baik jika Anda menuliskannya untuk mengetahui berbagai riwayat transaksi dan laba.
Sebenarnya mudah untuk melakukan pembukuan sederhana online shop. Kini, saatnya Anda mempraktekkan teori ini pada bisnis Anda. Miliki bisnis yang lebih teratur dengan pembukuan sederhana.
