Contoh pembukuan sederhana online shop membantu Anda untuk dapat memantau perkembangan bisnis serta kondisi keuangan yang dimiliki. Bisnis online shop yang kemudian akhirnya gagal kerap disebabkan kurangnya pengelolaan terhadap keuangan.
Setelah pandemi COVID-19 melanda dunia, berbagai bisnis beralih ke penjualan online. Menjual produk secara online dapat memperluas segmentasi dan jangkauan pasar. Bisnis dalam berbagai skala, baik besar, menengah, maupun kecil, kini sangat marak dijalankan melalui media online dengan memanfaatkan platform marketplace. Namun, salah satu hal yang kerap luput dari perhatian adalah pembukuan keuangan online shop. Bagi pebisnis pemula yang baru saja berkecimpung di dunia online shop, tentunya masih bingung apa saja yang perlu dicatat dalam pembukuan keuangan sederhana.
Karena itu, Anda perlu menyimak contoh pembukuan sederhana online shop yang tentu saja mudah dipahami dan dibuat agar Anda dapat menerapkannya pada bisnis Anda. Namun, sebelumnya, Anda perlu mengetahui beberapa hal terlebih dahulu, yakni:
Ilustrasi Tantangan Bisnis Online Shop (Sumber: Pexels.com)
Online shop merupakan kegiatan transaksi jual beli yang dilakukan secara online. Hal tersebut kini dilakukan oleh para penghuni dunia maya di seluruh dunia. Karena cara belanja online dianggap fleksibel dan lebih praktis jika dibandingkan transaksi secara riil.
Meski kegiatan online shop sangat rawan penipuan, tetapi popularitasnya tidak pernah mengalami penurunan. Bahkan perusahaan yang menjalankan bisnis skala besar di taraf internasional pun memanfaatkan jaringan online agar bisa terjadi ekspansi bisnis yang lebih luas. Kini bisnis skala kecil pun dapat dilakukan melalui online shop.
Kemudahan untuk masuk di bisnis online shop ini justru malah menjadi tantangan tersendiri bagi para pelaku bisnis (penjual) online shop. Banyak pebisnis online shop berlomba-lomba menemukan cara untuk menarik hati para pembeli dengan bertujuan mendapatkan penjualan sebanyak-banyaknya. Hal ini merupakan tantangan bagi bisnis online shop, karena ketatnya persaingan antar kompetitor dengan produk yang sama namun terdapat perang harga, sehingga membuat margin laba per produk menjadi sangat tipis.
Pembukuan sederhana adalah proses dokumentasi yang dilakukan secara terstruktur demi menghimpun data dan laporan transaksi keuangan. Dokumentasi keuangan yang dicatat antara lain kekayaan, beban, modal, pendapatan, anggaran, dan akumulasi harga penghasilan dan pelimpahan barang atau jasa.
Sebuah pembukuan dalam setiap periode selalu ditutup dengan adanya laporan. Dari laporan tersebut akan dihasilkan neraca laba rugi yang mencerminkan keuangan perusahaan dalam satu periode. Hal inilah yang disebut dengan istilah tutup buku.
Ilustrasi Pebisnis Online Shop Melakukan Pembukuan Sederhana Manual (Sumber: Pexels.com)
Semua bisnis, termasuk online shop, jika ditekuni tentu berpotensi menjadi bisnis besar. Seiring dengan pertambahan pengguna internet dan smartphone di Indonesia, peluang sukses bisnis online shop pun makin bertambah besar.
Tak ayal, laporan keuangan menjadi hal penting bagi pengusaha pemula maupun profesional. Hal ini disebabkan karena kita semua sebagai manusia memiliki ingatan yang sangat terbatas. Dari situlah menjadi jelas mengenai pentingnya laporan keuangan untuk bisnis online shop. Dengan dibuatnya laporan keuangan, maka arus keuangan akan lebih teratur dan terpantau.
Pada bisnis berskala kecil terdapat kecenderungan untuk mencampur adukkan keuangan. Pada akhirnya omset bisnis kerap terpakai untuk keperluan pribadi dan juga sebaliknya. Sementara kebiasaan tersebut hanya akan menimbulkan kekacauan. Kemungkinan terburuknya adalah bisnis tersebut tidak dapat bertahan karena pendapatan juga modal justru habis untuk kebutuhan pribadi.
Ilustrasi Contoh Pembukuan Sederhana Online Shop (Sumber: Pexels.com)
Karena bisnis online shop yang Anda jalankan baru saja dirintis, maka Anda cukup menggunakan template pembukuan yang sederhana. Anda perlu mengetahui terlebih dahulu akun-akun yang ada pada proses pembukuan.
Pada buku pemasukan, segala bentuk pemasukan uang harus dicatat secara rinci dan detail. Sumber pemasukan antara lain ialah pembayaran piutang dan hasil penjualan produk.
Semua pengeluaran yang dilakukan selama menjalankan bisnis online shop harus dicatat, sekecil apa pun pengeluaran itu. Buat buku catatan khusus untuk transaksi pengeluaran agar Anda tidak bingung. Contoh pengeluaran bisnis antara lain adalah pembelian bahan baku, biaya operasional, biaya iklan, perawatan alat operasional, dan upah karyawan.
Pencatatan transaksi pengeluaran akan memberikan gambaran tepat mengenai seberapa banyak uang yang Anda keluarkan sebagai modal usaha selama periode tertentu. Dengan adanya pengeluaran modal yang jelas dan rinci, maka Anda bisa lebih mudah menentukan harga dan menargetkan berapa keuntungan yang harus didapat agar Anda dapat balik modal.
Stok inventori bisnis dapat berwujud banyak hal, yaitu barang-barang yang menunjang jalannya suatu bisnis. Misalnya saja printer, komputer, dan lain sebagainya. Inventori dapat dibeli menggunakan uang modal atau didapatkan dari hasil hibah. Pencatatan inventori penting dilakukan agar Anda dapat mengawasi aset yang dimiliki perusahaan.
Ilustrasi Pembukuan Sederhana Online Shop dengan Excel (Sumber: Freepik.com)
Berdasarkan Pedoman Standar Akuntasi Keuangan (PSAK), terdapat lima jenis laporan keuangan, yakni laporan laba rugi, neraca, perubahan modal, arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Pengertian masing-masing laporan keuangan tersebut adalah:
Menurut Short, Libby dan Libby (2007), laporan laba rugi adalah laporan utama akuntan dalam mengukur kinerja ekonomi suatu usaha, yaitu pendapatan dikurangi biaya-biaya selama periode akuntansi tertentu.
Jenis laporan keuangan ini menggambarkan hasil usaha perusahaan dalam suatu periode tertentu. Dalam laporan laba rugi dapat terlihat jumlah pendapatan, sumber-sumber pendapatan yang diperoleh, jumlah biaya dan jenis-jenis yang dikeluarkan selama periode tertentu. Laporan ini digunakan untuk mengevaluasi kinerja yang telah dicapai perusahaan dan memberikan gambaran tentang pencapaian arus kas di masa mendatang. Laba yang dihasilkan bisa dijadikan indikator tingkat profitabilitas perusahaan, antara lain marjin kotor, laba operasi, laba sebelum pajak, dan laba operasi berlanjut.
Laporan arus kas merupakan laporan yang memperlihatkan secara rinci arus kas yang masuk (penerimaan) dan kas yang keluar (pengeluaran) dari suatu perusahaan. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), arus kas berarti pemasukan dan pengeluaran uang tunai perusahaan berdasarkan harian, mingguan, dan dalam rentang waktu tertentu. Selain itu, menurut Sofyan Syafari Harahap (2006), laporan arus kas adalah suatu laporan yang memberikan informasi yang relevan tentang penerimaan dan pengeluaran suatu pembukuan pada suatu periode tertentu dengan mengklasifikasikan transaksi pada kegiatan operasional, pembiayaan dan investasi.
Pada laporan arus kas meliputi total kas yang masuk berupa tunai maupun investasi tunai dari Anda selaku pemilik bisnis. Laporan ini digunakan untuk mewakili arus kas masuk dan keluar selama tahun berjalan dari kegiatan operasi, investasi dan pendanaan.
Laporan arus kas berisikan anggaran untuk operasional perusahaan dan realisasi penerimaan serta pengeluaran kas suatu perusahaan. Laporan ini berguna untuk memprediksi kebutuhan kas perusahaan agar tidak kurang dan tidak berlebih. Kekurangan kas menimbulkan ketidakstabilan usaha, sedangkan kelebihan kas merupakan kondisi yang tidak efisien. Laporan ini akan sangat berguna ketika Anda akan mengevaluasi likuiditas dan solvabilitas bisnis Anda, serta aktiva bersih milik perusahaan Anda. Kemudian yang paling penting, Anda dapat memanfaatkan laporan arus kas sebagai dasar bagi strategi adaptif menghadapi perubahan keadaan dan peluang pasar.
Laporan perubahan modal memuat data mengenai jumlah dan jenis modal yang dimiliki perusahaan pada saat ini. Laporan tersebut juga menjelaskan perubahan modal beserta sebab-sebab terjadinya. Untuk perusahaan dengan bentuk perseroan, laporan ini disebut sebagai laporan perubahan ekuitas pemegang saham. Laporan perubahan modal bermanfaat untuk mengidentifikasi penyebab perubahan ekuitas pemilik perusahaan atas nilai aktiva yang menjadi haknya (aktiva bersih).
Laporan neraca menunjukan posisi keuangan perusahaan pada tanggal tertentu. Posisi keuangan tersebut maksudnya ialah posisi jumlah dan jenis aktivitas (harta) dan pasiva (kewajiban dan ekuitas) perusahaan. Menurut Smith dan Skousen (2007), neraca adalah laporan pada suatu saat tertentu mengenai sumber daya perusahaan (aktiva), utangnya (kewajiban) dan klaim kepemilikan terhadap sumber daya (ekuitas pemilik). Neraca dapat disusun dalam dua bentuk, yaitu T (T form) dan L (L form). Dalam bentuk T form, semua harta perusahaan ditempatkan pada sisi kiri neraca dengan judul aktiva (assets). Sedangkan utang dan modal berada pada sisi kanan dengan judul pasiva. Dalam bentuk L form, semua harta perusahaan ditempatkan pada bagian atas neraca dan utang/modal ditempatkan pada bagian bawah neraca. Data yang terdapat dalam neraca bermanfaat untuk menyediakan basis data finansial untuk menghitung tingkat pengembalian perusahaan, dan mengevaluasi struktur permodalan yang dimiliki perusahaan, yaitu menilai likuiditas, solvabilitas, serta fleksibilitas keuangan perusahaan.
Catatan atas laporan keuangan memberikan informasi tentang penjelasan yang dianggap perlu atas laporan keuangan yang ada sehingga menjadi jelas penyebabnya. Hal ini dimaksudkan agar pengguna laporan dapat memahami dengan jelas data keuangan dalam laporan keuangan tersebut.
Ilustrasi Pembukuan Sederhana Online Shop (Sumber: Freepik.com)
Sebaiknya contoh pembukuan sederhana online shop mulai dibuat ketika tahap awal opening atau perencanaan usaha. Bagi Anda yang baru merintis bisnis online shop, Anda dapat melakukan pembukuan sederhana secara kontinu dengan cara mencatat harta, kewajiban, modal, penghasilan dan biaya, serta pendapatan yang digunakan sebagai dasar dalam menyusun neraca dan laporan laba rugi.
Jika Anda masih bingung dengan cara membuat pembukuan sederhana untuk perusahaan kecil, di bawah ini terdapat penjelasan lebih detail mengenai tahapan cara pembukuan sederhana online shop. Beberapa langkah berikut ini bisa Anda terapkan, yaitu:
Ketika awal menjalankan usaha kecil, buatlah buku terpisah yang khusus untuk mencatat pengeluaran. Semua pengeluaran atau belanja dalam usaha mulai dari pembelian bahan baku, operasional hingga gaji karyawan harus Anda catat secara jelas. Dengan mencatat semua pengeluaran usaha, Anda akan mengetahui berapa jumlah modal usaha yang telah Anda keluarkan. Setelah mengetahui berapa modal yang telah dikeluarkan Anda akan lebih mudah untuk menetapkan target dan rencana kapan modal usaha tersebut harus kembali.
Setelah memiliki buku kas pengeluaran selanjutnya yang perlu dipersiapkan juga adalah buku kas pemasukan. Buku kas pemasukan ini nantinya akan Anda gunakan untuk mencatat semua transaksi yang berhubungan dengan pemasukan perusahaan. Misalnya, jumlah penjualan produk yang berhasil didapatkan perhari maupun piutang yang telah dibayarkan. Pencatatan transaksi pemasukan ini juga harus dilakukan setiap hari untuk mempermudah Anda dalam melakukan pembuatan pembukuan bulanan perusahaan. Dengan memiliki buku kas pengeluaran dan pemasukan yang tertib dicatat setiap hari, Anda akan mengetahui berapa jumlah keuntungan yang diperoleh online shop Anda dalam satu hari.
Dalam pembukuan keuangan perusahaan membuat buku kas utama adalah salah satu hal yang sangat penting. Buku kas utama ini nantinya akan Anda gunakan untuk menggabungkan transaksi antara buku kas pemasukan dengan buku kas pengeluaran. Dengan menggabungkan transaksi dari dua buku kas tersebut Anda akan mengetahui secara detail dan jelas berapa keuntungan maupun kerugian perusahaan.
Anda juga bisa menentukan berapa besarnya anggaran perusahaan untuk uang masuk dan uang keluar. Estimasi arus kas ini juga sangat penting untuk membuat perencanaan dan strategi perusahaan apabila dikemudian hari ada biaya tak terduga yang harus dikeluarkan. Misalnya terjadi estimasi kekurangan uang kas perusahaan Anda bisa segera menaikkan target atau mengurangi biaya pengeluaran. Agar hasilnya maksimal pencatatan arus kas utama harus dilakukan secara kontinu, saksama dan juga teliti.
Dalam pembukuan keuangan perusahaan, transaksi yang Anda catat bukan hanya berhubungan dengan uang namun juga barang. Anda juga perlu mencatat jumlah barang yang masuk dan keluar setiap hari. Semakin tinggi tingkat penjualan maka intensitas jumlah barang yang keluar dan masuk juga akan semakin tinggi.
Dengan memiliki buku stok barang, Anda bisa memonitor dan mengawasi persediaan barang yang ada dalam perusahaan. Buku stok barang bisa membantu Anda untuk menghindari adanya kecurangan yang dapat dilakukan oleh supplier maupun karyawan online shop Anda.
Selanjutnya, Anda juga perlu membuat buku inventaris barang yang digunakan untuk mencatat semua barang-barang perusahaan yang telah dibeli dan diurus. Semua jenis barang yang dimiliki perusahaan baik dibeli melalui anggaran belanja maupun hibah atau sumbangan harus masuk dalam catatan buku inventaris barang. Memiliki catatan inventaris barang akan menjaga setiap aset perusahaan agar tetap terkendali.
Buku terakhir yang perlu Anda siapkan untuk membuat pembukuan keuangan secara sederhana adalah buku laba rugi. Buku laba rugi digunakan untuk mencatat pendapatan dan beban perusahaan selama periode tertentu. Dengan melakukan pencatatan tersebut Anda bisa mengetahui apakah perusahaan sedang dalam kondisi memiliki profit (laba) atau justru rugi. Jika Anda baru saja menjalankan online shop, buatlah buku laba rugi yang rapi namun tetap mudah untuk dipahami. Karena jika terlalu berantakan justru akan menyusahkan Anda di kemudian hari untuk membaca dan menganalisanya.
Contoh Pembukuan Sederhana Menggunakan Excel
Setelah mengetahui jenis pembukuan sederhana, maka, sudah saatnya Anda lebih memahami dengan menyimak contoh pembukuan olshop sederhana. Jika bisnis online shop Anda masih masuk dalam bisnis skala kecil atau usaha rumahan, pembukuan bisnis Anda masih dapat dilakukan menggunakan Microsoft Excel.
Di bawah ini merupakan contoh dari buku besar sederhana pada online shop. Anda dapat langsung catat transaksi yang terjadi pada buku besar. Dengan mencatat pada buku besar, maka rincian transaksi setiap akun rekening akan lebih rapi dan lebih detail.
Pembukuan sederhana online shop ternyata tidak diterapkan oleh semua pemilik bisnis online shop. Kebanyakan dari mereka memilih untuk membiarkan proses keuangan berjalan dengan sendirinya. Namun, lebih baik jika Anda menuliskannya untuk mengetahui berbagai riwayat transaksi dan laba.
Sebenarnya mudah untuk melakukan pembukuan sederhana online shop. Kini, saatnya Anda mempraktikkan teori ini pada bisnis Anda. Miliki bisnis yang lebih teratur dengan pembukuan sederhana.
Toko online anda punya ratusan hingga ribuan transaksi per hari? Ribet kalau harus rekap manual satu per satu ke pembukuan? Memperkenalkan Beecloud + Plugin E-commerce. Rekap ribuan transaksi dari Tokopedia dan Shopee cukup 7 menit, 1x klik. Plugin E-commerce, import transaksi penjualan dan pelunasan dari marketplace ke software akuntansi Beecloud sekali klik. Bukan cuma transaksi, anda juga bisa import pelunasan/pencairan dana dari marketplace ke Beecloud. Gak repot lagi rekap uang masuk satu per satu.
Coba gratis Beecloud sekarang! Info lebih lanjut klik banner di bawah ini.
