Contoh Minutes of Meeting (MoM) dan Cara Membuatnya

Minutes of Meeting (MoM) atau notulen rapat adalah dokumen yang berisi catatan resmi tentang apa yang dibahas dan diputuskan dalam suatu rapat. Dokumen ini berperan penting dalam memastikan bahwa semua peserta rapat berada di halaman yang sama dan mengetahui langkah-langkah selanjutnya.

Bagaimana cara membuatnya? Apa bedanya dengan notulen biasa? Simak penjelasan lengkapnya pada artikel di bawah ini!

Apa itu Minutes of Meeting?

Notulen rapat yang disusun secara formal dan tertruktur disebut dengan minutes of meeting (Credit: Freepik.com)

Apa yang dimaksud dengan minutes of meeting? Minutes of meeting adalah notulen rapat, atau catatan resmi mengenai apa yang dibahas dan diputuskan dalam suatu pertemuan.

Dokumen ini berfungsi sebagai catatan resmi yang mendokumentasikan pembahasan yang terjadi selama rapat, sekaligus sebagai referensi kepada peserta rapat atau pihak lain yang tidak sempat hadir.

Mengutip dari laman liveaobut.com, minutes of meeting juga bisa diartikan sebagai catatan rinci yang berfungsi sebagai rekaman tertulis resmi dari sebuah pertemuan atau konferensi.

Bisa disimpulkan jika minutes of meeting adalah catatan ringkasan rapat, yang bisa menjadi referensi peserta sekaligus menjaga transparansi, akuntabilitas dan kesinambungan selama proses rapat berlangsung.

Kenapa Perlu Membuat Minutes of Meeting?

Berikut beberapa alasan kenapa selama rapat minutes of meeting diperlukan:

1. Meningkatkan Akuntabilitas

Alasan pertama adalah untuk meningkatkan akuntabilitas proses rapat, dimana MoM ini mencatat siapa yang bertanggung jawab atas tugas dan deadline tertentu, sehingga membantu memastikan semua pihak memenuhi komitmennya.

Baca Juga: Apa itu Akuntabilitas? Apa Saja Fungsinya?

2. Meningkatkan Komunikasi

Selanjutnya membantu meningkatkan komunikasi, dengan menyebarkan MoM kepada semua peserta dan pemangku kepentingan. Memastikan semua orang mengetahui hasil rapat, keputusan yang diambil, dan langkah selanjutnya, sehingga tidak terjadi miskomunikasi atau kesalahpahaman kemudian hari.

3. Dokumentasi Resmi

Minutes of Meeting berfungsi sebagai dokumentasi resmi dari semua yang dibahas dan diputuskan selama rapat. Ini memastikan bahwa semua peserta memiliki catatan tertulis yang dapat dirujuk kembali.

4. Menghemat Waktu dan Lebih Efektif

Dengan memiliki catatan tertulis yang jelas, tidak perlu mengulang-ulang diskusi atau keputusan di pertemuan berikutnya. Semua peserta bisa langsung merujuk pada notulen untuk mendapatkan informasi yang diperlukan.

Perbedaan Minutes of Meeting dan Notulen Biasa

Meskipun istilah "Minutes of Meeting" dan "Notulen" sering digunakan secara bergantian, terdapat beberapa perbedaan penting antara keduanya:

• Format dan Struktur: MoM memiliki struktur lebih formal dan terstruktur dibandingkan notulen biasa yang bersifat lebih fleksibel dan informal.
• Tujuan: MoM digunakan untuk dokumentasi resmi yang mencatat poin penting rapat , sedangkan notulen biasa digunakan untuk membantu peserta rapat mengingat-ingat poin tersebut.
• Terakhir dari Penggunaan: MoM digunakan untuk referensi di masa depan, dokumentasi resmi untuk melacak kemajuan kerja. Sedangkan notulen biasanya hanya digunakan untuk pengingat saja.

Sehingga, dari tingkat detailnya MoM juga lebih rinci dibandingkan dengan notulen biasa yang cenderung lebih ringkas.

Jenis-Jenis Minutes of Meeting

Mengutip dari laman cakeresume.com. Biasanya dokumen minutes of meeting dibedakan menjadi 2 jenis yakni untuk rapat formal dan informal.

# MoM untuk Rapat Formal

Biasanya digunakan untuk rapat umum pemegang saham, rapat komite, dan rapat tahunan perusahaan. Karena rapat-rapat ini bersifat formal, maka pencatatan notulennya juga harus dilakukan secara formal dan menggunakan penulisan yang baku.

Beberapa perusahaan bahkan menyiapkan template khusus atau panduan resmi untuk digunakan dalam penulisan Minutes of Meeting. Contoh karakteristik MoM untuk rapat resmi meliputi:

• Struktur yang Jelas: Mengikuti format yang ditentukan, mencakup judul, tanggal, waktu, lokasi, daftar hadir, agenda, dan poin-poin pembahasan.
• Bahasa Formal: Penggunaan bahasa yang formal dan profesional.
• Dokumentasi Mendetail: Pencatatan yang mendetail mengenai setiap keputusan, tindakan yang disepakati, dan siapa yang bertanggung jawab.
• Persetujuan Resmi: MoM harus disetujui oleh semua peserta rapat dan sering kali ditandatangani untuk keperluan arsip.

# Mom untuk Rapat Informal

Sedangkan untuk Mom rapat informal biasa digunakan untuk rapat harian atau rapat tim sering menggunakan format MoM yang lebih bebas dan tidak terlalu ketat dalam strukturnya.

Meskipun demikian, pencatatan notulen tetap harus jelas dan mendetail untuk memastikan semua informasi penting terdokumentasi.

Cara Membuat Minutes of Meeting

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti untuk membuat MoM yang efektif:

1. Sebelum Rapat

• Tentukan Tujuan Rapat: Pahami tujuan rapat dan apa yang ingin dicapai. Ini akan membantu Anda fokus pada informasi penting saat membuat MoM.
• Siapkan Agenda: Buatlah agenda rapat yang jelas dan terstruktur, yang mencakup semua topik yang akan dibahas. Ini akan membantu Anda tetap pada jalurnya selama rapat dan memastikan bahwa semua item agenda tercakup.
• Pilih Format MoM: Pilih format MoM yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Anda dapat menggunakan format tradisional dengan bagian-bagian yang jelas, atau format yang lebih fleksibel seperti poin-poin, tabel, atau grafik.
• Siapkan Peralatan: Siapkan alat tulis, laptop, atau perangkat lain yang Anda perlukan untuk mencatat selama rapat.

2. Saat Rapat Berlangsung

• Catat Poin-poin Penting: Catat poin-poin penting yang dibahas, keputusan yang diambil, dan tindakan yang perlu dilakukan. Pastikan untuk mencatat nama orang yang bertanggung jawab atas setiap tindakan dan tenggat waktu yang disepakati.
• Gunakan Singkatan dan Istilah yang Jelas: Gunakan singkatan dan istilah yang jelas dan dipahami oleh semua peserta rapat. Hindari menggunakan jargon teknis yang mungkin tidak dimengerti oleh semua orang.
• Tetap Fokus: Tetap fokus pada agenda dan hindari membuat catatan yang terlalu panjang dan detail. Catat hanya informasi yang paling penting dan relevan.
• Minta Klarifikasi: Jika Anda tidak yakin tentang sesuatu, jangan ragu untuk meminta klarifikasi kepada pembicara.

3. Setelah Rapat

• Tinjau dan Revisi Catatan: Segera setelah rapat selesai, luangkan waktu untuk meninjau catatan Anda dan memastikan bahwa catatannya akurat dan lengkap. Lakukan revisi yang diperlukan.
• Bagikan MoM: Bagikan MoM kepada semua peserta rapat dan pemangku kepentingan lainnya sesegera mungkin. Anda dapat mengirimkannya melalui email, mempostingnya di intranet perusahaan, atau membagikannya dalam format cetak.
• Tindak Lanjut: Tindak lanjuti dengan orang-orang yang bertanggung jawab atas tindakan yang perlu dilakukan dan pantau kemajuannya.

Contoh Minutes of Meeting

Berikut beberapa contoh minutes of meeting:

- Contoh Format Minutes of Meeting

Contoh Format Minutes of Meeting (Credit: Scribd.com)

- Format Minutes of Meeting

Format Minutes of Meeting (Credit: Scribd.com)

- Contoh Minutes of Meeting

Contoh Minutes of Meeting (Credit: Scribd.com)

Untuk download contoh minutes of meeting pdf, klik button di bawah ini

Nah, itu dia penjelasan mengenai apa itu minutes of meeting, jenis, cara menyusun hingga contoh formatnya, semoga bermanfaat.