Contoh Jurnal Pengeluaran Kas, Format dan Cara Membuatnya

Dalam dunia bisnis, pencatatan keuangan yang rapi dan terorganisir adalah kunci untuk memastikan kelangsungan usaha. Salah satunya adalah  jurnal pengeluaran kas. Dengan contoh jurnal pengeluaran kas dalam artikel ini Anda bisa menyusun laporan keuangan dengan lebih mudah dan akurat tentunya. Dimana, Jurnal ini digunakan untuk mencatat semua transaksi pengeluaran uang tunai yang terjadi dalam perusahaan.

Mulai dari pembelian barang, pembayaran tagihan, hingga biaya operasional lainnya. Jurnal  pengeluaran kas juga merupakan bagian dari jurnal khusus yang mencatat pengeluaran perusahaan yang dibayar secara tunai.

Mau tahu bagaimana cara membuat jurnal pengeluaran kas yang benar lengkap dengan contohnya? Simak penjelasan lengkapnya pada artikel berikut ini!

Apa itu Jurnal Pengeluaran Kas?

Jurnal khusus pembayaran kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat pengeluaran bisnis atau organisasi secara tunai (Credit: Pexel.com)

Pengertian pengeluaran kas menurut Mulyadi (2016) adalah seluruh pengeluaran kas yang mencakup semua dokumen, formulir, dan laporan yang digunakan perusahaan dalam melaksanakan bisnisnya baik secara cek maupun secara tunai yang digunakan untuk mendukung operasional bisnis.

Secara umum, jurnal pengeluaran kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang melibatkan pengeluaran bisnis yang dibayar secara tunai dalam operasional bisnis sehari-hari. Artinya, apa yang dilacak dalam pengeluaran kas adalah semua pengeluaran yang dilakukan entitas dengan kas atau setara kas.

Transaksi ini meliputi utang, pembelian perlengkapan, pembayaran gaji, biaya operasional, hingga pengeluaran lainnya yang mempengaruhi kas keluar perusahaan.

Dengan adanya jurnal ini perusahaan dapat mengelola arus kas perusahaan secara lebih efektif dan memastikan semua pengeluaran tercatat secara akurat, guna keperluan pelaporan keuangan di akhir periode akuntansi.

Baca Juga: Apa itu Periode Akuntansi? Ini Jenis dan Penjelasannya

Fungsi Jurnal Pengeluaran Kas

Berikut fungsi jurnal pengeluaran kas dan kenapa setiap perusahaan harus memilikinya:

1. Mencatat Transaksi Secara Tunai

Seperti pengertiannya, jurnal pengeluaran kas adalah jurnal khusus untuk mencatat transaksi secara tunai. Dengan demikian, jurnal ini digunakan untuk tempat pencatatan semua transaksi yang mengakibatkan keluarnya uang tunai, seperti pembayaran utang, pembelian barang, atau biaya operasional.

2. Mempermudah Pemantauan Arus Kas Keluar

Fungsi kedua adalah untuk memudahkan arus kas keluar perusahaan, dimana dengan jurnal ini perusahaan dapat dengan mudah melacak semua pengeluaran kas secara rinci, mulai dari jumlah hingga tujuan pengeluaran. Hal ini membantu memastikan bahwa setiap pengeluaran sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang telah direncanakan.

3. Menghindari Kesalahan dan Penyelewengan Dana

Dengan transaksi yang tercatat dengan rapi dan jelas, perusahaan dapat menghindari adanya kesalahan pencatatan hingga penyelewengan dana yang berpotensi merugikan. Pencatatan yang transparan juga memungkinkan audit internal maupun eksternal berjalan lebih efektif.

4. Membantu Pembuatan Laporan Keuangan

Tidak hanya itu saja, jurnal ini juga dapat membantu perusahaan dalam membuat laporan keuangan dengan lebih  mudah dan akurat dengan mencatat semua transaksi yang dibayar secara tunai. Data yang terorganisir mempermudah pengelompokan dan penyusunan laporan keuangan yang lengkap, seperti laporan arus kas, neraca, maupun laporan laba rugi.

5. Membantu Pengambilan Keputusan

Terakhir, data yang jelas juga dapat membantu pemegang kepentingan perusahaan dalam mengambil keputusan bisnis yang strategis. Informasi mengenai pengeluaran kas memungkinkan evaluasi terhadap efisiensi biaya serta alokasi sumber daya yang lebih optimal.

Dengan manfaat tersebut, Anda bisa lebih mudah dan efisien dalam mengatur keuangan bisnis dan membantu memastikan arus kas tetap terkendali dan mendukung bisnis untuk lebih baik lagi.

Jenis Pengeluaran Kas dalam Bisnis

Adapun yang termasuk dalam jenis-jenis pengeluaran kas yang perlu dicatat dalam jurnal pengeluaran kas adalah sebagai berikut:

• Pembayaran utang, meliputi pengeluaran kas untuk melunasi hutang usaha, baik kepada supplier maupun pihak ketiga lainnya.
• Pembelian barang atau bahan baku, mencakup kas yang dikeluarkan untuk membeli persediaan barang dagang atau bahan baku produksi.
• Pembayaran gaji dan upah, pencatatan pengeluaran untuk membayar biaya gaji karyawan tetap maupun tenaga kerja lepas.
• Biaya operasional, yakni pengeluaran kas untuk mendukung aktivitas operasional perusahaan, seperti biaya listrik, air, sewa, dan transportasi.
• Biaya administrasi dan umum, termasuk biaya alat tulis kantor, langganan software, atau pengeluaran lain yang mendukung kegiatan administrasi perusahaan.
• Pembayaran pajak, yakni kas yang dikeluarkan untuk memenuhi kewajiban pajak perusahaan, seperti PPh, PPN, atau pajak daerah.
• Pengeluaran lainnya, seperti pengeluaran yang tidak termasuk dalam kategori di atas, seperti donasi, penggantian kerugian, atau biaya tak terduga, serta biaya untuk membayar berbagai beban lain.

Format Jurnal Pengeluaran Kas

Berikut ini format jurnal pengeluaran kas yang umum digunakan:

Format tabel jurnal pengeluaran kas (Credit: bee.id)Apa saja ini jurnal khusus pengeluaran kas? Informasi yang harus ada dalam jurnal ini adalah sebagai berikut:

1. Rekening yang Didebet

Pertama adalah rekening yang didebit, Anda bisa mencatat setiap rekening yang digunakan untuk pembayaran, termasuk nama rekening, jenis rekening, dan jika memungkinkan nomor rekening. Hal ini membantu melacak sumber dana dan memverifikasi transaksi jika diperlukan.

2. Utang Usaha

Selanjutnya utang usaha, yakni informasi mengenai total utang perusahaan kepada vendor atau pemasok tertentu perlu dicatat. Hal ini berguna untuk memantau kewajiban perusahaan, mengelola arus kas, dan memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.

3. Jumlah Uang Kas

Jumlah uang yang dikeluarkan dari rekening giro atau tabungan perusahaan untuk pembayaran. Data ini digunakan untuk menjaga keakuratan laporan keuangan terkait pengeluaran kas.

4. Tanggal Transaksi

Pencatatan tanggal transaksi penting untuk menyusun laporan keuangan kronologis, menghindari kesalahan pencatatan, serta melacak pola pengeluaran dalam periode tertentu.

5. Diskon

Kemudian ada diskon pembelian yang diterima dari vendor atau pemasok juga perlu dicatat. Informasi ini membantu menghitung total biaya persediaan dan menyesuaikannya dalam buku besar.

6. Nomor Draft atau Cek

Jika pembayaran dilakukan menggunakan cek, nomor cek atau nomor draf harus dicatat. Ini penting untuk keperluan identifikasi dan keamanan transaksi.

7. Penerima Pembayaran

Nama pihak yang menerima pembayaran, seperti karyawan, jabatan, atau departemen yang bertanggung jawab, harus dicatat. Informasi ini membantu menjaga akuntabilitas dan dapat digunakan auditor untuk meninjau kepatuhan terhadap prosedur perusahaan.

8. Nomor Referensi

Nomor referensi unik untuk setiap transaksi sangat penting untuk melacak transaksi secara efisien. Dengan begitu, perusahaan dapat menghindari pencatatan ganda, dan memastikan tidak ada transaksi yang terlewat.

Cara Membuat Jurnal Pengeluaran Kas

Untuk membuat jurnal khusus ini, Anda bisa membuat formatnya terlebih dahulu seperti di atas, kemudian mengisis setiap kolomnya dengan transaksi pengeluaran Anda. Dalam hal ini ada beberapa tahapan yang biasa dilakukan, yakni:

#Mengisi Jurnal Pengeluaran Kas

• Tuliskan tanggal saat transaksi pengeluaran kas terjadi untuk mencatat waktu transaksi secara kronologis.
• Memasukkan nomor transaksi, nomor ini diambil bukti transaksi, seperti nomor faktur pembelian atau bukti pembayaran secara tunai lainnya.
• Tambahkan catatan tambahan yang menjelaskan transaksi, misalnya "Pembayaran utang ke vendor A" atau "Pembelian perlengkapan kantor", atau nama suppliernya.
• Berikan tanda check (✓) pada kolom referensi saat transaksi sudah dicatat dalam jurnal dan diposting ke buku besar.
• Masukkan nama akun yang bersangkutan ke dalam kolom keterangan jurnal, seperti "Utang Usaha" atau "Biaya Listrik".
• Masukkan kode akun terkait sesuai dengan chart of accounts/ akun akuntansi perusahaan.

Baca Juga: Daftar Nama Kode Akun Akuntansi dan Contohnya

#Mengisi Kolom Debit dan Kredit Jurnal

Tabel Debit Kredit Jurnal Khusus Pengeluaran Kas (Credit: bee.id)

Sedangkan untuk mengisi kolom debit dan kreditnya, bisa dilakukan dengan cara sebagai berikut:

a. Kolom Debit

Digunakan untuk mencatat pengeluaran kas yang didebit, terbagi dalam:

• Kolom Utang Usaha: Diisi dengan jumlah utang dagang yang telah dibayarkan.
• Kolom Pembelian: Diisi dengan nilai pembelian barang tunai.
• Kolom Akun Lainnya (Serba-serbi): Berisi nilai nominal transaksi berdasarkan jenis akun tertentu.
• Kolom Jumlah: Merupakan total dari semua nilai nominal di kolom debit.

b. Kolom Kredit

Digunakan untuk mencatat pengeluaran kas yang dikredit, terbagi dalam:

• Kolom Kas: Diisi sesuai dengan nilai tunai yang keluar.
• Kolom Potongan Pembelian: Diisi dengan nilai potongan yang diterima dari pembelian tunai.

#Pencatatan Berdasarkan Frekuensi Transaksi

Pencatatan untuk debit dan kredit dalam jurnal ini juga bisa berdasarkan frekuensi transaksi yang terjadi, mulai dari yang rutin hingga jarang terjadi. Berikut peraturan debit dan kreditnya:

a. Transaksi yang Sering Terjadi

- Pembelian Barang Tunai

• Pembelian Barang Tunai (Debit)
• Kas (Kredit)

- Pembayaran Utang

**Jika Tanpa Potongan:

• Utang Usaha (Debit)
• Kas (Kredit)

**Jika dengan Potongan

• Utang Usaha (Debit)
• Kas (Kredit)
• Potongan Pembelian (Kredit)

b. Transaksi yang Jarang Terjadi

- Pembelian Perlengkapan/ Peralatan

• Biaya Perlengkapan (Debit)
• Kas (Kredit)

- Pembayaran Biaya Operasional

• Biaya gaji/Sewa/dll (Debit)
• Kas (Kredit)

Contoh Jurnal Pengeluaran Kas

Agar lebih mudah memahami cara menyusun jurnal pengeluaran kas, Anda bisa mengikuti contoh kasus berikut ini:

#Contoh Kasus

Pada tanggal 20 November 2024, PT Sukses Jaya melakukan 5 transaksi sebagai berikut:

• Membayar utang kepada supplier "CV Maju Bersama" sebesar Rp5.000.000 tanpa potongan menggunakan cek nomor 101.
• Membayar biaya listrik untuk kantor sebesar Rp1.200.000 menggunakan cek nomor 102.
• Membayar utang kepada supplier "Toko Alat Kantor" sebesar Rp2.000.000 dengan potongan pembelian sebesar Rp100.000 menggunakan cek nomor 103.
• Membeli perlengkapan kantor sebesar Rp1.500.000 secara tunai.
• Membayar gaji karyawan bulan November sebesar Rp4.000.000 melalui transfer bank.

#Contoh Jurnal Pengeluaran Kas

Contoh Jurnal Pengeluaran Kas (Credit: bee.id)

Maka Jurnalnya adalah sebagai Berikut:

Keterangan:

- Pembayaran Utang ke CV Maju Bersama Pembayaran utang Rp5.000.000 tanpa potongan:

• Debit: Utang Dagang Rp5.000.000
• Kredit: Kas Rp5.000.000 Pembayaran

- Biaya Listrik Pembayaran biaya listrik sebesar Rp1.200.000:

• Debit: Biaya Listrik Rp1.200.000
• Kredit: Kas Rp1.200.000

- Pembayaran Utang ke Toko Alat Kantor Pembayaran utang Rp2.000.000 dengan potongan Rp100.000:

• Debit: Utang Dagang Rp2.000.000
• Kredit: Kas Rp1.900.000 Kredit: Potongan Pembelian Rp100.000

- Pembelian Perlengkapan Kantor Pembelian perlengkapan kantor Rp1.500.000 secara tunai:

• Debit: Perlengkapan Kantor Rp1.500.000
• Kredit: Kas Rp1.500.000 Pembayaran

- Gaji Karyawan Pembayaran gaji karyawan bulan November sebesar Rp4.000.000:

• Debit: Biaya Gaji Karyawan Rp4.000.000
• Kredit: Kas Rp4.000.000

#Contoh Jurnal Pengeluaran Kas Kecil

Contoh Jurnal Kas Kecil Metode Fluctuating System (Credit: bee.id)

Buat Jurnal Mudah Kurang dari 5 Menit Pakai Beecloud

Sekarang Anda sudah bisa membuat jurnal akuntansi dengan lebih mudah dan akurat kurang dari 5 menit tanpa harus jago akuntansi dulu, dengan menggunakan aplikasi pembukuan keuangan Beecloud. Dengan sistem yang berbasis cloud, Anda bisa panta jurnal, stok hingga laporan keuangan kapan saja dan dimana saja secara real time. Klik banner di atas dan dapatkan gratis uji coba terbatas khusus pengguna pertama!