Invoice merupakan dokumen penting dalam sebuah transaksi jual beli. Dokumen ini dibuat untuk penagihan pembayaran dari penjual ke pembeli. Karena sebuah dokumen yang penting, bagian keuangan wajib mengetahui berbagai contoh invoice penagihan agar memudahkan proses penagihan.
Biasanya, invoice akan dikirim kepada konsumen setelah penjual mengirimkan produk. Namun, hal ini disesuaikan dengan perjanjian pembayaran yang telah disepakati penjual dan pembeli. Bahkan dengan teknologi yang semakin canggih, saat ini pembuatan invoice bisa dilakukan secara digital.
Ilustrasi Faktur Tagihan (Sumber: Bee.id)
Dalam ekonomi, ada beberapa jenis invoice yang dapat diterbitkan sebuah perusahaan. Jenis tersebut dibedakan dari fungsi dan kegunaannya. Berikut penjelasan singkat mengenai berbagai jenis invoice yang sering digunakan:
Invoice proforma merupakan dokumen jual beli yang menyatakan bahwa penjual akan menyerahkan barang ataupun jasa kepada pembeli dengan harga yang telah disepakati bersama. Invoice tersebut akan dikirim sebelum pekerjaan dilakukan.
Biasanya, invoice proforma dikirim oleh perusahaan penerbitnya sebagai pemberitahuan kepada klien kapan pembayaran harus dilakukan. Untuk penagihan pembayaran, perusahaan akan menerbitkan invoice penagihan yang baru.
Ilustrasi Contoh Invoice Proforma (Sumber: Bee.id)
Bagi yang bekerja untuk mengurus ekspor maupun impor, istilah invoice komersial bukan sesuatu yang baru. Invoice yang satu ini digunakan sebagai deklarasi pabean. Tanpa adanya invoice komersial, sebuah barang tidak dapat diekspor keluar negeri.
Di dalam invoice tersebut, selain nama barang dan harga, biasanya dicantumkan juga HS Code barang yang akan dikirim. Kemudian, invoice komersial akan dikirim oleh perusahaan penerbit kepada penerima atau konsumen yang nantinya digunakan untuk proses pengeluaran barang dari bea cukai.
Invoice kolektif akan sangat membantu sebuah perusahaan yang memiliki banyak proyek kecil. Perusahaan tersebut tidak perlu mengeluarkan beberapa invoice dengan nilai yang kecil. Sebagai gantinya, perusahaan mengeluarkan invoice kolektif, gabungan dari beberapa invoice kecil tersebut.
Invoice ini sangat memudahkan bagian keuangan untuk mengecek invoice yang keluar maupun masuk. Tidak hanya itu, dengan invoice kolektif, biaya transaksi dan pengiriman invoice pun dapat diminimalkan. Pencatatan pembayaran pun lebih cepat dan efisien dengan invoice kolektif.
Tidak heran jika banyak perusahaan menggunakan invoice ini untuk melakukan penagihan beberapa pekerjaan dalam satu waktu. Cek contoh invoice kolektif ini.
Nota kredit adalah contoh invoice penagihan lainnya. Sebuah nota kredit akan dikeluarkan oleh perusahaan kepada konsumen apabila ada pengembalian pembayaran. Jenis invoice yang satu ini biasanya dibuat ketika ada kesalahan pada dokumen invoice sebelumnya.
Selain itu, nota kredit juga dapat dikeluarkan apabila pembeli akan melakukan retur produk karena salah kirim atau ada kerusakan. Di dalam invoice tersebut, selain info produk dan harganya disertakan juga info jumlah negatif yang harus dibayar. Berikut contoh nota kredit yang bisa digunakan sebagai template.
Ilustrasi Nota Kredit (Sumber: Bee.id)
Baca Juga: Kenali 5 Fungsi dan Tujuan Perusahaan Menggunakan Nota Kredit
Invoice interim akan digunakan jika sebuah pekerjaan memiliki beberapa termin pembayaran. Misalnya saja sebuah perusahaan memiliki kontrak dengan 2 termin pembayaran yaitu sebelum pekerjaan dimulai dan setelah pekerjaan selesai.
Dari kesepakatan tersebut, maka perusahaan akan mengeluarkan 2 kali invoice. Pertama, invoice sebelum pekerjaan dimulai, dan yang kedua ialah invoice jika pekerjaan tersebut selesai.
Pada umumnya, pekerjaan dengan nilai yang besar menggunakan sistem termin untuk pembayarannya. Cek contoh invoice interim sebagai referensi.
Disebut juga sebagai retainer invoice, invoice penahanan merupakan merupakan dokumen pembayaran DP untuk sebuah produk atau layanan. Nantinya, pembayaran final ketika produk atau layanan tersebut telah diselesaikan, maka nilainya dikurangi dengan nilai dalam invoice ini. Cek contoh invoice berikut.
Ilustrasi Membuuat Invoice Transaksi Rekuring (Sumber: Bee.id)
Dikatakan sebagai invoice berulang karena penerbitannya sendiri telah dijadwalkan secara berkala dan tanpa adanya batas waktu. Invoice ini digunakan untuk sebuah pekerjaan dengan jangka waktu tertentu dengan pembayaran rutin seperti pada contoh penagihan berikut.
Misalnya ialah ketika seseorang berlangganan sebuah produk atau layanan, invoice ini akan dikirim berdasarkan jatuh tempo pembayaran. Invoice tersebut akan dikirimkan secara berulang selama konsumen masih menggunakan produk atau layanan tersebut.
Baca Juga: 4 Aplikasi untuk Membuat Invoice dengan Mudah
7 contoh invoice penagihan ini yang paling sering digunakan dalam transaksi jual beli. Dalam pembuatan invoice itu sendiri, beberapa komponen harus dipenuhi seperti tanggal transaksi, nomor invoice, penjual, dan pembeli. Komponen lainnya ialah rincian produk, pajak, dan tanda tangan penjual.
Dalam membuat invoice tagihan untuk bisnis Anda, sangat penting untuk diperhatikan secara khusus agar dapat membantu pembiayaan operasional bisnis, dan utamanya agar tercapai kemajuan pada bisnis Anda.
Anda memerlukan software akuntansi yang memiliki fitur kirim invoice via email yaitu Beecloud. Beecloud dapat membantu dalam aktivitas keuangan dan kemudahan dari bisnis yang lebih besar. Jika Anda tertarik untuk mencoba menggunakan software akuntansi online dalam mencatat keuangan dan membuat invoice online, silakan klik di sini.
Selamat mencoba!
