Invoice pembayaran, atau faktur merupakan dokumen penting yang berfungsi sebagai bukti transaksi antara pembeli dan penjual. Di dalamnya tercantum informasi detail mengenai transaksi.
Seperti jenis barang atau jasa yang diperjualbelikan, jumlahnya, harga, total biaya, dan informasi pembayaran.
Selain itu, invoice ini juga menjadi landasan hukum yang sah untuk memastikan kelancaran proses pembayaran dan menghindari perselisihan di kemudian hari, berikut beberapa contohnya untuk Anda!
Invoice adalah dokumen yang berisi tentang informasi data transaksi, mulai dari nama penjual/pembeli hingga total biaya (Credit: Freepik.com)
Apa saja fungsi invoice pembayaran? Berikut diantaranya:
Menurut Siswosoediro (2008) invoice pembayaran dikelompokkan menjadi 3 jenis yakni, proforma invoice, commercial invoice dan consular invoice.
Secara pengertian, proforma invoice adalah dokumen yang merinci informasi keterangan barang yang dijual lengkap dengan harga dari barang tersebut. Invoice ini juga bersifat sementara sebelum transaksi final.
Biasanya digunakan untuk penawaran kepada calon pembeli, meminta pembayaran di muka, mengurus izin ekspor/impor dan lain sebagainya.
Berikutnya adalah invoice komersial yang merupakan Invoice resmi yang diterbitkan setelah transaksi final. Merinci informasi mengenai nama dan alamat penjual/pembeli, deskripsi barang/jasa, jumlah, satuan, total biaya, hingga syarat pembayaran.
Terakhir ada consular invoice, yakni invoice khusus untuk transaksi internasional yang memerlukan legalisasi dari konsulat negara tujuan. Biasanya digunakan untuk memenuhi persyaratan impor atau transaksi internasional lainnya.
Informasi didalamnya tidak jauh berbeda dengan commercial invoice, dengan tambahan legalisasi dari konsulat negara tujuan dan sertifikasi asal barang.
Salah satu fungsi dari invoice adalah sebagai bukti transaksi, oleh sebab itu informasi didalamnya juga harus lengkap dan kompatibel sebagai bukti.
Berikut adalah beberapa komponen yang umum ada dalam invoice pembayaran:
Berikut langkah-langkah dalam membuat invoice pembayaran:
Langkah pertama dalam membuat invoice adalah dengan menyertakan informasi kontak lengkap baik dari perusahaan Anda (jika Anda adalah penjual) maupun dari pelanggan Anda (jika Anda adalah pembeli). Informasi yang perlu disertakan antara lain nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email.
Berikutnya adalah menambahkan nomor faktur pada invoice dan setiap invoice harus memiliki nomor faktur yang unik. Nomor ini membantu dalam pelacakan pembayaran dan pencatatan transaksi. Pastikan untuk mengatur sistem penomoran yang konsisten dan mudah dimengerti.
Berikutnya, jangan lupa tambahkan deskripsi yang jelas dan lengkap mengenai barang atau jasa yang Anda sediakan. Ini termasuk jumlah, harga per unit, dan total harga untuk setiap item. Jika Anda menyediakan jasa, deskripsikan pekerjaan yang telah dilakukan atau layanan yang diberikan.
Kemudian, tentukan tanggal jatuh tempo pembayaran serta syarat pembayaran yang berlaku. Apakah pembayaran harus dilakukan dalam waktu 30 hari, 60 hari, atau dengan syarat tertentu lainnya?
Pastikan untuk menyebutkan konsekuensi jika pembayaran tidak dibayarkan tepat waktu, seperti dikenakannya denda atau bunga keterlambatan.
Selanjutnya, hitung total jumlah yang harus dibayarkan oleh pelanggan, termasuk pajak (jika berlaku) dan biaya lainnya seperti ongkos kirim. Sertakan subtotal sebelum pajak dan total akhir yang harus dibayarkan.
Berikan juga instruksi yang jelas mengenai cara pembayaran. Sertakan detail rekening bank atau informasi pembayaran elektronik lainnya, seperti PayPal atau transfer bank.
Jika Anda menerima pembayaran dengan metode tertentu, sertakan petunjuk atau instruksi untuk memudahkan pelanggan dalam melakukan pembayaran.
Langkah terakhir dan paling sederhana yang bisa Anda lakukan untuk membuat invoice adalah dengan menggunakan aplikasi pembukuan keuangan Beecloud, dimana Anda hanya perlu mengisis data dan invoice akan langsung jadi,
Selain invoice dibuat lebih mudah transaksi juga akan tercatat dalam pembukuan keuangan dan langsung bisa dikirim ke email pelanggan dalam 1x klik. Tertarik? Klik banner di bawah ini untuk informasi selengkapnya!
Berikut beberapa contoh invoice dari berbagai transaksi:
Contoh proforma invoice (Credit: www.bee.id/blog/)
Contoh Invoice Penjar dan Pembayaran (Credit: PT Central Link Wisesa Invenstment)
Contoh Invoice Tagihan (Credit: Contohsurat.om)
Contoh Consular Invoice (Credit: Doku.com)
Contoh Invoice Penjualan (Credit:www.bee.id/blog/)
Contoh Invoice Penawaran Harga (Credit: Scribd.com)
Contoh Invoice Barang (Credit: Gramedia.com)
Contoh Invoice Penjualan dengan DP (Credit: www.bee.id/blog/)
Contoh Invoice Travel (Credit: Scribd.com)
Contoh nota/invoice laundry (Credit: Freepik.com)
Contoh Invoice Sekolah (Credit: Scribd.com)
Contoh invoice pembayaran dengan termin (Credit: Scribd.com)
Contoh Invoice lunas (Credit: gawecv.com)
Contoh invoice sewa mobil (Credit: Freepik.com)
Kesimpulannya, Invoice pembayaran adalah dokumen yang digunakan oleh penjual untuk menagih pembayaran kepada pembeli atas barang atau jasa yang telah dibeli atau digunakan, mencatat detail transaksi seperti jumlah barang atau jasa, harga per unit, total biaya, dan syarat pembayaran.
Dimana invoice berfungsi sebagai bukti pembelian yang sah bagi pembeli dan bukti penjualan yang penting bagi penjual, serta memfasilitasi pelacakan pembayaran, penyesuaian transaksi, dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan akuntansi yang berlaku.
