Dalam menjalankan bisnis, mengetahui cara mengelola uang tunai yang efektif dan akurat sangat penting. Salah satunya dengan cara cash opname, Cash opname adalah proses yang membantu bisnis dalam menghitung dan memverifikasi jumlah uang tunai yang ada dalam kas mereka.
Dengan melakukan cash opname secara teratur, bisnis dapat memastikan keseimbangan antara uang yang diterima dan uang yang dihabiskan. Simak penjelasan lengkapnya pada artikel di bawah ini:
Kas opname atau cash opname adalah aktivitas untuk melakukan verifikasi data keuangan dengan jumlah uang kas yang ada (Credit: Freepik.com)
Cash opname adalah proses penghitungan dan verifikasi jumlah uang tunai yang ada dalam kas suatu entitas bisnis pada suatu waktu tertentu. Tujuan dari cash opname adalah untuk memastikan bahwa jumlah uang tunai yang tercatat dalam buku kas sesuai dengan jumlah uang tunai yang sebenarnya ada dalam kas.
Proses ini biasanya dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab atas pengelolaan keuangan atau bagian keuangan dalam sebuah perusahaan.
Istilah cash opname dan stock opname sering disamakan, padahal kedua proses ini merupakan hal berbeda dalam pengelolaan bisnis. Cash opname adalah proses penghitungan dan verifikasi jumlah uang tunai yang ada dalam kas suatu entitas bisnis pada suatu waktu tertentu.
Sementara itu, stock opname adalah proses penghitungan dan verifikasi jumlah persediaan barang yang dimiliki oleh suatu bisnis pada suatu waktu tertentu. Tujuannya adalah untuk membandingkan jumlah persediaan fisik dengan catatan persediaan yang ada dalam sistem atau buku inventaris.
Baca Juga: Stock Opname Adalah: Fungsi, Contoh dan Cara Menyusunnya
Meskipun keduanya adalah proses penghitungan dan verifikasi, cash opname fokus pada uang tunai dalam kas, sedangkan stock opname fokus pada persediaan barang. Kedua proses ini penting dalam memastikan keakuratan informasi keuangan dan persediaan dalam bisnis.
Pelaksanaan cash opname bisa dilakukan kapan saja, sesuai dengan kebijakan perusahaan (Credit: Freepik.com)
Perihal waktu yang tepat yang bisa digunakan untuk cash opname sebenarnya bervariasi. Namun, ada beberapa waktu yang dianjurkan dalam melakukannya, berikut diantaranya:
Pertama, cash opname sering dilakukan pada akhir periode akuntansi, seperti akhir bulan atau akhir tahun, untuk memastikan kesesuaian antara catatan kas dan jumlah uang tunai yang sebenarnya ada.
Kedua, ketika ada perubahan kepemilikan atau tanggung jawab atas kas, seperti pergantian manajer keuangan atau bendahara, cash opname bisa dilakukan untuk memverifikasi saldo kas yang ada.
Ketiga, cash opname bisa dilakukan setelah peristiwa tertentu yang berpotensi mempengaruhi saldo kas, misalnya setelah acara penjualan besar, penerimaan pinjaman, atau setelah terjadi pencurian atau kehilangan uang tunai.
Selanjutnya adalah memiliki jadwal rutin, beberapa perusahaan mengatur jadwal rutin untuk melakukan cash opname, misalnya setiap bulan atau setiap tiga bulan, sebagai langkah pencegahan dan pengendalian internal.
Selain itu, penting juga untuk mempertimbangkan faktor-faktor lain seperti ukuran perusahaan, jenis bisnis, kebijakan internal, dan regulasi yang berlaku. Sebaiknya Anda berkonsultasi dengan departemen keuangan atau akuntansi perusahaan Anda untuk menentukan waktu yang tepat untuk melakukan cash opname sesuai dengan kebutuhan dan kebijakan perusahaan.
Berikut adalah beberapa dokumen penting yang umumnya diperlukan dalam proses cash opname:
Pertama ada dokumen berita acara cash opname dibuat saat proses penghitungan fisik uang tunai dilakukan. Dokumen ini berisi informasi mengenai tanggal, waktu, lokasi, nama-nama orang yang terlibat dalam cash opname.
Jumlah uang tunai yang ditemukan, serta catatan-catatan atau temuan penting lainnya. Berita acara cash opname berfungsi sebagai bukti formal bahwa cash opname telah dilakukan dan hasilnya dicatat dengan benar.
Contoh Berita Acara Cash Opname (Credit: Scribd.com)
Download berita acara cash opname versi word dan pdf, klik ikon download di bawah ini:
Berikutnya, Bon gantung adalah dokumen yang dikeluarkan ketika terdapat selisih antara saldo kas yang tercatat dan saldo kas yang terhitung saat cash opname.
Bon gantung mencatat jumlah selisih dan dicatat oleh pihak yang bertanggung jawab untuk penyelidikan selanjutnya. Dokumen ini digunakan untuk memastikan bahwa selisih dalam kas diperiksa secara lebih mendalam untuk menemukan penyebabnya.
Selanjutnya adalah Data Pencatatan Penjualan Tunai, dokumen ini mencakup catatan transaksi penjualan tunai yang terjadi dalam periode tertentu. Data pencatatan penjualan tunai dapat berupa daftar penjualan harian, ringkasan penjualan tunai, atau laporan penjualan tunai.
Dokumen ini berfungsi sebagai referensi untuk memverifikasi jumlah penerimaan kas yang seharusnya tercatat dalam sistem dengan jumlah yang terhitung saat cash opname.
Selanjutnya ada data pembukuan petty cash, merupakan dana kecil yang digunakan untuk pengeluaran kecil atau biaya operasional sehari-hari. Data pembukuan petty cash mencatat setiap pengeluaran yang terjadi menggunakan dana petty cash.
Termasuk deskripsi pengeluaran, tanggal, jumlah, dan penerima. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran yang telah dilakukan dan dapat digunakan untuk memverifikasi saldo petty cash yang ada saat cash opname.
Dokumen-dokumen ini penting dalam proses cash opname karena mereka membantu dalam verifikasi, rekonsiliasi, dan pemastian kesesuaian antara catatan kas yang tercatat dan jumlah uang tunai yang ada secara fisik. Selain itu, dokumen ini juga memberikan transparansi dan akuntabilitas dalam pengelolaan kas perusahaan.
Baca Juga: Petty Cash: Pengertian dan Cara Mengelola dengan Benar
Kas opname dilakukan dengan beberapa tahapan (Credit: Freepik.com)
Berikut adalah prosedur umum untuk melakukan cash opname beserta penjelasan masing-masing langkahnya:
Pemeriksa akan membandingkan hasil pemeriksaan sebelumnya dengan saldo kas di buku besar untuk memverifikasi keberadaan kas secara fisik, sesuai dengan saldo buku besar.
Prosedur cash opname dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan kebijakan internal perusahaan Anda. Pastikan untuk melibatkan pihak yang berwenang dan terlibat dalam proses cash opname, serta menjaga keakuratan, keamanan, dan transparansi dalam penghitungan dan pengelolaan kas.
Anda bisa menggunakan software akuntansi online Beecloud untuk memudahkan pembukuan dan pencatatan arus kas keuangan bisnis, mulai dari mencatat penjualan, pembelian dan masih banyak lagi lainnya. Sehingga, proses cash opname bisa dilakukan dengan lebih mudah dan teratur.
Selain itu Beecloud juga menyediakan banyak fitur tambahan lainnya yang akan memudahkan proses bisnis Anda, mulai dari manajemen stok barang, laporan stok, pantau gudang. HPP, hingga deretan laporan akuntansi seperti neraca dan laba rugi. Yuk mudahkan hidup Anda dengan menggunakan Beecloud, simak informas selengkapnya dengan klik banner di atas.
Penting untuk diperhatikan, ketika melakukan cash opname perusahaan atau bisnis wajib memiliki catatan keuangan yang mumpuni agar prosedur bisa dilaksanakan dengan lebih mudah dan cepat.
