Laporan stok barang dalam sebuah bisnis berguna untuk memantau jumlah stok atau persediaan produk dalam sebuah gudang perusahaan itu sendiri. Pada dasarnya tidak ada aturan baku yang dijadikan sebagai standar bagaimana laporan ini dibuat, asalkan mencantumkan hal-hal pokok di dalamnya.
Seperti jumlah stok yang ada, nilai stok terbaru, stok yang hilang rusak, mana srok yang paling cepat habis dan beberapa lainnya. Untuk memudahkan Anda dalam membuat laporan stok, simak selengkapnya pada artikel di bawah ini
Ilustrasi proses kontrol sok barang (Credit; Freepik.com)
Apa itu laporan stok barang? Sederhananya laporan stok barang adalah laporan jumlah barang yang ada di gudang una mengetahui selisih, kecocokan barang yang ada di gudang. Selain itu, penyusunan laporan ini juga digunakan sebagai alat 'pemantau' dan pengecekan demi tercapainya pengelolaan gudang yang efektif.
Jika diartikan lebih rinci lagi laporan stok barang adalah dokumen yang merekam informasi terkait kuantitas dan nilai barang yang dimiliki oleh suatu entitas atau perusahaan pada suatu periode tertentu.
Dalam penyajian dan penyusunan laporan ini biasanya dilakukan secara berkala seperti harian, mingguan, bulanan, atau tahunan, tergantung pada kebutuhan dan kebijakan perusahaan.
Tujuan utamanya adalah untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang kondisi persediaan barang, termasuk barang jadi, bahan baku, dan barang dalam proses.
Informasi dalam laporan ini berguna untuk mengelola persediaan dengan lebih efisien, mencegah kekurangan stok atau kelebihan stok yang tidak perlu, serta membantu dalam pengambilan keputusan terkait pembelian, produksi, dan penjualan.
Baca Juga: 9 Tips Manajemen Kontrol Stok dan Inventaris
Proses pemberian nama laporan stok barang (Credit: Freepik.com)
Elemen-elemen utama yang biasanya termasuk dalam laporan stok barang antara lain:
Komponen pertama yang wajib ada dalam laporan stok barang adalah nama barang, dimana nama ini digunakan untuk mengidentifikasi barang yang dimiliki oleh perusahaan beserta keterangan rinci tentang setiap barang.
Selanjutnya adalah jumlah fisik dari setiap jenis barang yang tersedia dalam persediaan. Kuantitas ini juga yang menjadi acuan informasi jumlah barang yang ada di gudang secara realtime.
Selain kuantitas, dalam laporan stok juga perlu mencantumkan nilai moneter dari setiap jenis barang yang tersedia dalam persediaan, yang dapat dihitung berdasarkan harga per unit.
Komponen selanjutnya adalah keterangan, berupa informasi tambahan tentang setiap barang, seperti tanggal penerimaan, tanggal kadaluarsa (jika relevan), dan lokasi penyimpanan.
Terakhir adalah tren dan analisis, digunakan sebagai media analisa untuk mengetahui beberapa laporan stok barang juga dapat mencakup analisis tren dari periode ke periode, yang membantu dalam memahami perubahan dalam persediaan dan pola permintaan.
Baca Juga: 10 Tips Manajemen Stok Barang Toko Ritel
Laporan stok barang memiliki peran penting dalam proses manajemen stok barang bisnis, berikut diantaranya:
Fungsi pertama dari laporan stok adalah membantu perusahaan dalam mengendalikan dan mengelola persediaan dengan lebih efektif.
Dengan mengetahui jumlah barang yang tersedia secara akurat, perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang dapat menyebabkan kerugian finansial.
Pengendalian persediaan yang baik juga membantu dalam mengoptimalkan biaya penyimpanan dan pengadaan. Sehingga operasional dan pengelolaan gudang bisa dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
Berikutnya adalah memudahkan proses produksi dan distibusi bisnis. Dimana dari Informasi dari laporan stok perusahaan bisa melakukan perencanaan dengan lebih baik.
Melalui data persediaan yang tersedia, perusahaan dapat mengatur produksi sesuai dengan permintaan pasar yang aktual.
Hal ini membantu dalam menghindari ketidakseimbangan antara produksi dan permintaan, yang dapat mengakibatkan kerugian atau kelebihan persediaan.
Laporan stok barang menyediakan data yang diperlukan untuk analisa bisnis di masa depan. Bahan analisa ini berasal dari tren dalam persediaan dari laporan stok dari waktu ke waktu. Sehingga perusahaan/ bisnis bisa melakukan pengambilan keputusan secara strategis.
Selain itu, perusahaan juga bisa mengidentifikasi barang yang paling laku terjual, dan menentukan waktu yang tepat untuk mengenakan promosi atau penjualan khusus. Informasi ini membantu dalam merencanakan strategi bisnis yang lebih efektif.
Peran penting dari laporan stok selanjutnya adalah dapat membantu dalam memantau kualitas barang yang disimpan. Perusahaan dapat mengidentifikasi barang yang mendekati tanggal kadaluarsa atau barang yang mungkin mengalami kerusakan.
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengambil tindakan yang diperlukan, seperti mengurangi harga atau mengeluarkan barang dari persediaan, sehingga menghindari risiko penjualan barang yang tidak layak konsumsi.
Dalam beberapa industri atau sektor, seperti makanan dan obat-obatan, laporan stok barang diperlukan untuk mematuhi regulasi dan standar keamanan. Laporan ini membantu perusahaan untuk melacak asal-usul barang, mengidentifikasi riwayat pengolahan, dan memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku.
Berikut langkah-langkah dalam membuat laporan stok barang sederhana:
Langkah awal yang perlu dilakukan dalam membuat laporan stok barang adalah dengan menyiapkan data barang yang ada di gudang. Data ini menjadi hal yang paling penting dalam membuat laporan. Pengumpulan data ini bisa dilakukan dengan melakukan stok opname.
Sebab itu Anda perlu melakukan dengan teliti terkait data yang Anda siapkan. Dari data ini juga Ada bisa memperkirakan siapa target pasar? Berapa perkiraan penjualan hingga penyusunan strategi promosi yang akan digunakan.
Setelah menyiapkan data langkah berikutnya adalah menyiapkan forecast stok. Forecast stok adalah kegiatan untuk melakukan perencanaan jumlah kebutuhan barang dengan melakukan prediksinya.
Hal ini dilakukan untuk memantau persediaan barang di gudang maupun catatan pembukuan secara keseluruhan.
Menggunakan barcode atau kode barang pada produk dapat menyederhanakan proses pencatatan dan membantu melacak aliran barang. Barcode memudahkan untuk memantau barang yang masuk dan keluar. Untuk itu, Anda perlu menyiapkan barcode atau kode barang dalam proses manajemen stok ini.
Format laporan stok barang umumnya mencakup beberapa komponen penting yang memberikan informasi detail tentang kuantitas dan nilai barang yang tersedia dalam persediaan. Berikut adalah format laporan stok barang beserta rinciannya:
Selanjutnya adalah melakukan pengecekan barang. Sebab akan sangat memungkinkan terjadi kerusakan, cacat produksi hingga hilang. Sehingga Anda perlu memisahkan mana produk yang baik dan gagal produksi sebelum melakukan penyimpanan.
Langkah selanjutnya adalah mendaftarkan item produk. Dan sekali lagi, gunakan pendekatan terorganisir yang membuatnya mudah untuk tetap di jalur yang benar serta akurat.
Kategorikan produk dengan benar dan bagi semuanya menjadi bagian yang dapat dikelola dengan baik. Dari sana, kita bisa mendapatkan barang-barang yang tercantum pada template bersama dengan informasi yang disebutkan sebelumnya.
Jangan lupa untuk menambahkan nomor untuk stok yang rusak, hilang, atau dicuri. Dalam banyak kasus, kondisi barang seperti itu adalah alasan mengapa stok tidak seimbang dengan pesanan pembelian dan data yang diambil dari sisi penerima.
Jika informasi dasar yang disebutkan di atas dapat ditemukan pada laporan secara terorganisir, laporan tersebut dapat digunakan untuk beberapa hal. Salah satunya adalah laporan stok akan menunjukkan berapa banyak persediaan stok barang di gudang.
Laporan ini juga akan memberikan informasi sejumlah tertentu dalam hal berapa banyak persediaan barang yang bisa dinilai dalam bentuk uang, bersama dengan ulasan (review) tentang pesanan mana yang harus ditambah / dikurangi.
Dengan informasi ini, perhitungan dan kontrol stok yang berharga dapat dibuat yang pada akhirnya menentukan tindakan bisnis apa yang perlu kita lakukan. Inilah sebabnya mengapa laporan stok harus sangat akurat, yang berarti penghitungan ganda hingga tiga kali lipat direkomendasikan ketika jumlahnya tidak seimbang.
Berikut beberapa contoh laporan stok barang:
Ilustrasi laporan stok barang bulanan
Laporan stok barang mengunakan Beecloud (Credit: Freepik.com)
Ilustrasi contoh laporan stok barang excel
Untuk memudahkan Anda dalam mengelola dan manajemen stok barang di gudang secara otomatis lengkap dengan laporannya Anda bisa menggunakan software akuntansi online Beecloud. Barang masuk dan keluar mudah dicatat dan dipantau, gampak cek produk terlaris hingga produk yang paling lama disimpan di gudang.
Inventaris jadi lebih mudah dan menyenangkan. Yuk langganan sekarang juga dengan klik banner di bawah ini dan dapatkan segera gratis trial TERBATAS hanya untuk Anda pengguna pertama!
