Pembukuan keuangan online shop tidak hanya dibuat oleh perusahaan-perusahaan besar saja. Pelaku usaha menengah dan kecil seperti online shop pun ternyata juga harus membuat laporan keuangan. Pembukuan keuangan wajib dimiliki oleh semua perusahaan, baik perusahaan berskala kecil maupun besar. Hal ini dimaksudkan agar bisnis tersebut dapat diketahui gambaran umum mengenai kinerjanya.
Sebagai pemilik usaha online shop, Anda hanya perlu membuat pembukuan keuangan dengan menggunakan Microsoft Excel yang sederhana dan mudah dimengerti. Hal ini tentunya memudahkan apabila Anda memiliki modal terbatas untuk urusan administrasi bisnis Anda. Dengan menggunakan rumus-rumus tertentu, Anda dapat menghasilkan laporan keuangan yang akurat pada tiap akhir periode yang Anda tentukan.
Ilustrasi Pembukuan Keuangan Bisnis Online (Sumber: Freepik.com)
Pembukuan keuangan adalah suatu ringkasan dari suatu proses pencatatan, yang terdiri dari data transaksi-transaksi keuangan yang terjadi selama satu periode atau tahun buku yang bersangkutan. Laporan keuangan dapat digunakan untuk menggambarkan situasi kinerja perusahaan tersebut.
Pembukuan keuangan menjadi wajib untuk dimiliki karena pembukuan ini berfungsi sebagai salah satu syarat untuk melakukan pelaporan SPT (Surat Pemberitahuan Tahunan) pajak online. Selain membutuhkan laporan keuangan, Anda juga harus daftar EFIN online 2022 terlebih dulu. EFIN, kepanjangan dari Electronic Filing Identification Number, merupakan nomor identitas dari Direktorat Jenderal Pajak untuk wajib pajak yang melakukan transaksi elektronik dengan Direktorat Jenderal Pajak.
Agar Anda mengetahui cara mudah membuat pembukuan keuangan bagi online shop Anda dengan menggunakan Excel secara tepat dan akurat sebagai bagian dari penilaian kinerja bisnis Anda serta syarat pelaporan SPT pajak, maka sebaiknya Anda simak artikel di bawah ini!
Manfaat Pembukuan Keuangan untuk Bisnis Online Shop (Sumber: Freepik.com)
Manfaat pembukuan keuangan cukup penting untuk keberlangsungan suatu perusahaan. Sebelum membahas bagaimana cara membuat pembukuan keuangan online shop di Excel, sebaiknya Anda mengetahui dulu fungsi dari laporan keuangan agar lebih mudah menerapkannya ke dalam bisnis Anda. Adapun fungsi dan manfaat laporan keuangan adalah sebagai berikut:
Tolok ukur kesuksesan suatu bisnis bisa dilihat dari laporan keuangannya, meskipun hanya berisikan angka dan nominal. Tidak hanya itu, para investor bisa melihat mengenai sehat atau tidaknya kondisi perusahaan Anda dari laporan keuangan bisnis Anda. Anda sendiri pun dapat melihat apakah perusahaan sedang mengalami keuntungan atau tidak, bagaimana perputaran arus kasnya, dan dari mana saja modal bisnis Anda berasal.
Karena laporan keuangan bisa menjadi gambaran yang akurat tentang kondisi suatu perusahaan, maka tidak heran apabila hasilnya kerap dijadikan bahan evaluasi. Misalnya, jika sebuah laporan keuangan pada periode tertentu menunjukkan bahwa online shop Anda mengalami kerugian, maka Anda bisa mengadakan evaluasi berdasarkan laporan tersebut. Dari evaluasi tersebut, Anda akan mampu merencanakan perbaikan yang tepat dan mengeluarkan kebijakan baru untuk memperbaiki kondisi bisnis online shop Anda di periode mendatang.
Meskipun awalnya milik pribadi, sebuah perusahaan pasti terdiri dari banyak entitas, termasuk di dalamnya para pemegang saham atau investor. Oleh karena itu, Anda perlu membuat laporan keuangan sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada seluruh pihak yang terlibat di perusahaan Anda, terutama para pemodal. Perusahaan Anda bisa dinilai telah mengelola dengan baik modal yang diterima berdasarkan bukti dari laporan keuangan tersebut.
Laporan keuangan dapat dijadikan indikator bahwa perusahaan dijalankan secara profesional dan terorganisasi. Kredibilitas dan tingkat keterpercayaan bisnis Anda dapat dilihat berdasarkan laporan keuangan yang Anda miliki.
Memahami Pentingnya Pembukuan Keuangan
Pembukuan keuangan adalah hal yang penting dalam berbagai sektor usaha, baik skala kecil maupun skala besar. Hal ini disebabkan karena pembukuan keuangan berkaitan erat dengan masalah keuangan online shop Anda, sementara Anda tentunya memiliki daya ingat dengan batasan tertentu. Oleh karena itu, Anda membutuhkan sistem pencatatan keuangan yang sederhana dan mudah dimengerti. Namun, pembukuan keuangan yang sederhana belum tentu dapat dipahami dengan mudah, karena mungkin informasi yang disajikan tidak terperinci.
Salah satu metode pembukuan yang banyak digunakan dalam pembukuan keuangan adalah dengan menggunakan Microsoft Excel. Meskipun Excel tidak dapat meng-update data secara otomatis, sehingga Anda harus melakukannya secara manual, tetapi Excel menyediakan berbagai macam tools dan rumus fungsi yang cukup penting untuk menyelesaikan sebuah pencatatan keuangan, seperti penagihan atau kalkulasi transaksi. Meskipun fitur dalam Excel tidak selengkap software akuntansi, Anda masih dapat mengandalkannya.
Pembukuan keuangan pada suatu bisnis, terlebih yang bagi usaha online shop yang baru dirintis, akan sangat membantu dalam pengelolaan keuangan. Selain itu juga ada banyak manfaat lainnya, seperti diantaranya adalah:
Ada beberapa hal yang harus dilakukan sebelum membuat laporan keuangan di Excel, di antaranya adalah:
Langkah-langkah menyiapkan laporan penjualan adalah sebagai berikut:
1. Menetapkan Tujuan Pembuatan Laporan
Pertimbangkan siapa yang akan membaca dan memahami laporan penjualan sebelum membuat laporan penjualan. Bagikan laporan keuangan bulanan dengan manajemen atau hasil analisis target penjualan dengan tim.
2. Mengumpulkan Seluruh Bukti Transaksi
Karena Anda ingin menyiapkan laporan penjualan tertentu untuk dilacak, Anda perlu mengumpulkan seluruh bukti transaksi untuk kemudian dikompilasi dan dianalisis seluruh laporan penjualan tersebut oleh alat yang Anda pilih.
3. Mulai dengan Rangkuman Penjualan
Dengan diawalinya laporan penjualan Anda dengan rangkuman penjualan memungkinkan Anda untuk mendapatkan informasi yang paling penting terkait penjualan bisnis Anda. Untuk memastikan keberhasilan bisnis Anda, Anda dapat melihat kembali penjualan bisnis Anda dari laporan bulanan, kuartal, atau tahunan.
4. Merincikan Angka Penjualan
Anda perlu untuk merincikan angka penjualan. Perincian yang ideal cukup variatif, yang terpenting Anda merincikan metrik proses dan metrik hasil yang berkaitan dengan total penjualan sesuai periode yang dianalisis.
5. Merincikan Angka per Pelanggan
Angka penjualan yang dibuat terperinci per pelanggan dapat dijadikan informasi untuk memprediksi perilaku pelanggan dan tren di pasar untuk dijadikan strategi pemasaran dan penjualan.
6. Jelaskan Hasil Penjualan Anda
Bagian terpenting dari proses analisis dari data laporan penjualan Anda adalah menyampaikan informasi ini kepada audiens Anda pilih, bisa kepada investor atau kreditur. Selain disajikan semua nilai dan data yang relevan, perlu disertakan perbandingan antara jangka waktu sebelumnya untuk konteks yang lebih. Gunakanlah bagan ilustrasi untuk memvisualisasikan bagaimana angka penjualan Anda saat ini dibandingkan dengan periode sebelumnya. Anda dapat menggunakan bagian dari laporan penjualan Anda untuk menjelaskan beberapa faktor yang mempengaruhi volume penjualan. Anda dapat mengidentifikasi kesalahan dalam strategi bisnis apabila bisnis Anda memiliki periode penjualan. yang buruk, dan merancang rencana untuk meningkatkan penjualan pada periode berikutnya
Menghitung Harga Pokok Penjualan Sumber: Freepik.com)
Anda bisa mendapatkan harga pokok penjualan (HPP) dengan menghitung persediaan barang lalu menguranginya dengan persediaan akhir. Rumus HPP adalah:
HPP = Persediaan Barang – Persediaan Akhir
Sementara untuk mengetahui jumlah total persediaan barang, Anda perlu menjumlahkan persediaan awal barang dengan pembelian bersih. Rumus persediaan barang adalah:.
Persediaan Barang = Persediaan Awal + Pembelian Bersih
Sedangkan untuk menghitung pembelian bersih, Anda perlu mengetahui akun apa saja yang termasuk ke dalam pembelian bersih, di antaranya adalah retur pembelian, pembelian kotor, dan potongan pembelian. Anda bisa mengetahui nilai pembelian bersih dari jumlah pembelian dan ongkos angkut pembelian, lalu jumlah tersebut dikurangi dengan jumlah retur pembelian dan potongan pembelian. Rumus pembelian bersih adalah:
Pembelian Bersih = (Total Pembelian + Ongkos Angkut) – (Retur Pembelian + Potongan Pembelian)
Contoh Tampilan Laba-Rugi (Contoh: Bee.id)
Hal yang harus Anda persiapkan dalam membuat laporan keuangan bisnis online shop Anda adalah catatan laba-rugi. Pembukuan ini akan digunakan untuk mencatat beban dan juga pendapatan usaha Anda dalam periode waktu tertentu. Anda perlu membuat catatan laba-rugi dengan rapi sehingga mudah dipahami.
Dengan begitu, akan lebih mudah untuk dimengerti isinya, sehingga Anda akan dapat memahami kondisi keuangan bisnis online shop Anda, apakah laba ataukah mengalami rugi. Selain mengetahui laba maupun rugi dari usaha Anda, catatan ini juga dapat membantu Anda mengevaluasi strategi dagang yang Anda gunakan sebelumnya. Efektif atau tidaknya strategi yang dipakai sebelumnya terlihat dari besar beban dan pendapatan. Anda dapat menjadikan laporan ini sebagai bahan pertimbangan dalam membuat keputusan agar bisa lebih baik daripada sebelumnya. Selain itu, informasi pajak terutang usaha Anda juga bisa diperoleh dari laporan ini.
Langka selanjutnya dalam menyusun laporan keuangan adalah dengan membuat daftar aset. Hal yang termasuk dalam daftar aset adalah piutang usaha yang akan diletakkan pada aset lancar.
Neraca penting dibuat minimal satu tahun sekali untuk mengetahui nilai perusahaan dari tahun ketahun. Pada awal berjalannya usaha biasanya neraca hanya terdiri dari modal awal, utang dan aset yang diperoleh dari hasil pembelian perusahaan. Aset termasuk dari aktiva sedangkan modal dan utang masuk ke dalam pasiva. Tidak selamanya aset perusahaan mengalami pertambahan akan tetapi bisa juga mengalami penyusutan atau berkurang sebagai akibat dari untung dan rugi.
Contoh Pembukuan Menggunakan Excel
Membuat laporan keuangan online shop dengan menggunakan Microsoft Excel bukanlah hal yang sulit, tetapi membutuhkan sebuah ketelitian yang sangat ekstra dalam menjalankannya. Selain itu, Anda juga harus banyak mencoba berbagai fitur yang berkaitan dengan angka di dalam Excel. Untuk cara serta langkah yang harus diketahui dalam membuat laporan keuangan pada Excel adalah sebagai berikut:
Sebelum membuat laporan bulanan keuangan, Anda harus melengkapi data pemasukan dan pengeluaran pada file anggaran bulanan. Isilah data pemasukan dan pengeluaran selengkap mungkin dan jangan ada yang terlewat dalam menggunakan aplikasi Excel.
Pastikan Anda menyimpan dan mencatat semua detail pengeluaran harian yang telah dilakukan selama sebulan terakhir. Data ini akan menjadi pelengkap dan memudahkan dalam analisis pengeluaran Anda.
Contoh Laporan Laba Rugi Menggunakan Excel(Sumber: Bee.id
Membuat laporan keuangan online shop di Excel tidak bisa sembarangan. Butuh banyak data pendukung yang harus dipersiapkan dengan matang agar laporan keuangan tersebut akurat, yakni:
Pada dasarnya, program Excel merupakan program bawaan komputer yang menggunakan operating system Windows. Jika pun Anda menggunakan operating system lain, Anda tetap dapat menggunakan program Excel yang diunduh secara terpisah, menyesuaikan operating system yang ada pada komputer Anda.
Membuat laporan keuangan di excel membutuhkan sebuah template yang jelas dan rapi. Dalam hal in, Anda bisa membuatnya secara otomatis dari template excel. Untuk langkahnya, pertama Anda harus memilih tombol menu dan klik wizard. Di sana Anda akan menemukan berbagai template dari excel. Dari template tersebut Anda bisa membuat berbagai laporan keuangan dengan sangat mudah. Pilihlah format template yang simple dan sesuai dengan kebutuhan pembuatan laporan keuangan Anda.
Semua pengeluaran yang dilakukan selama menjalankan bisnis harus dicatat, sekecil apa pun pengeluaran itu. Anda perlu membuat buku catatan khusus untuk transaksi pengeluaran agar Anda tidak bingung. Contoh pengeluaran bisnis antara lain adalah pembelian bahan baku, biaya operasional, biaya iklan, perawatan alat operasional, dan upah karyawan. Pencatatan transaksi pengeluaran akan memberikan gambaran tepat berapa uang yang Anda keluarkan sebagai modal bisnis online shop Anda selama periode tertentu. Dengan adanya pengeluaran modal yang jelas dan rinci, maka Anda bisa lebih mudah menentukan harga dan menargetkan berapa keuntungan yang harus didapat agar bisa balik modal.
Pada tahapan ini, Anda bisa mengurutkan tanggal transaksi dari yang paling muda dan tua secara umum, lengkap dengan informasi debet dan kredit. Gunakan rumus yang tepat agar hitungan sesuai dengan catatan Anda. Apabila terdapat selisih, lakukan perincian ulang dan pastikan tidak ada informasi yang salah.
Setelah menyelesaikan jurnal umum, lanjutkan dengan membuat buku besar. Untuk menyusun buku besar, kelompokkan setiap akun yang dibuat pada riwayat transaksi, agar Anda dapat mengetahui berapa saldo akhir masing-masing. Rumus yang digunakan untuk menghitung saldo adalah:
Saldo normal debet = saldo akhir + saldo debet – saldo kredit
Saldo normal kredit = saldo akhir – saldo debet + saldo kredit
Tahap selanjutnya adalah membuat neraca saldo penyesuaian dengan menggunakan rumus “SUM” untuk mengetahui nilai aktiva dan pasiva. Jika nilainya sama, berarti setiap tahapan telah melalui proses perhitungan yang tepat. Anda dapat menyusun laporan ini bersama dengan laporan tertulis dalam bentuk narasi. Idealnya, laporan keuangan terdiri dari tiga kategori, yaitu Laporan Laba Rugi, Laporan Perubahan Modal, dan Neraca Keuangan.
Keuntungan Membuat Pembukan Keuangan di Excel (Sumber: Freepik.com)
Microsoft Excel merupakan sebuah aplikasi yang digunakan untuk mengolah sebuah data dengan otomatis melalui berbagai bentuk seperti rumus, perhitungan dasar, pengolahan data, pembuatan tabel, pembuatan grafik hingga manajemen data. Karena di dalam Excel sudah memiliki beragam fitur dan fungsi, maka sebenarnya pengolahan data keuangan menjadi suatu laporan bisa dilakukan oleh siapapun yang menguasai Excel.
Namun demikian, terdapat kekurangan dalam pembuatan laporan keuangan dengan menggunakan Excel. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia, laporan keuangan merupakan bagian
dari proses pelaporan keuangan yang lengkap, biasanya meliputi neraca, laporan laba rugi, laporan posisi keuangan (yang dapat disajikan dalam beberapa cara, laporan arus kas dan laporan arus dana), catatan dan laporan lainnya. Karena banyak sekali data yang harus dikumpulkan untuk menyusun laporan keuangan, proses input ke dalam Excel sangat memakan waktu dan cukup merepotkan karena diperlukan ketelitian tinggi agar tidak terjadi kesalahan.
Membuat laporan keuangan per pembukuan dengan Excel secara terpisah-pisah akan cukup merepotkan bagi bisnis online shop Anda. Maka dari itu, Anda bisa memanfaatkan software akuntansi berbasis cloud seperti Beecloud. Melalui aplikasi Beecloud, Anda tinggal menginput nominal penjualan atau pembelian.
Nominal ini kemudian secara otomatis masuk ke dalam bagian pembukuan yang sesuai. Tidak hanya itu saja, Beecloud juga menyajikan laporan keuangan seperti arus kas, laba rugi, perubahan modal dan lainnya. Anda dapat memperoleh laporan keuangan secara mudah dan akurat dengan menggunakan software akuntansi Beecloud.
Coba gratis Beecloud dengan klik gambar di bawah ini!
