Perkara hutang piutang pastinya sudah tidak asing lagi bagi Anda yang sedang menjalankan usaha. Dimana, hutang adalah kewajiban yang harus kita bayar karena barangnya sudah diterima. Sedangkan piutang adalah customer yang perlu membayar ke kita karena ada barang yang sudah diambil tapi belum dibayar.
Meskipun sudah menjadi makanan sehari-hari, tapi untuk mengelolanya masih sering menjadi tantangan bagi banyak pelaku usaha. Jika tidak dikelola dengan baik, hutang bisa menumpuk dan membebani keuangan bisnis, sementara piutang yang tidak tertagih dapat menghambat arus kas.
Oleh karena itu, simak artikel berikut ini dan pahami bagaimana cara mengelola hutang piutang usaha yang baik dan benar agar keuangan lancar tanpa perlu khawatir kecolongan.
Hutang adalah kewajiban yang harus dibayar oleh perusahaan kepada pihak lain, seperti pemasok atau kreditur, karena telah menerima barang atau jasa terlebih dahulu. Hutang biasanya dicatat dalam laporan keuangan sebagai liabilitas dan harus dibayarkan dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan kesepakatan.
Sementara, piutang adalah hak perusahaan untuk menerima pembayaran dari pelanggan yang telah mengambil barang atau menggunakan jasa tetapi belum membayarnya. Piutang dicatat sebagai aset dalam laporan keuangan karena merupakan pendapatan yang akan diterima di masa depan.
Sederhananya hutang adalah UANG KELUAR yang perlu kita bayarkan kepada pihak lain dan dicatat sebagai liabilitas dalam laporan keuangan. Sedangkan piutang adalah UANG MASUK yang akan kita terima dari pembayaran customer yang sudah memanfaatkan barang atau jasa kita dan dicatat sebagai aset dalam laporan posisi keuangan (neraca).
Perbedaan Utang Dan Piutang (Credit: bee.id)
BACA JUGA: 5 Perbedaan Hutang dan Piutang dalam Keuangan Bisnis
Bagaimana cara mengelola hutang piutang yang baik? Simak beberapa tips dan caranya berikut ini:
Langkah pertama agar hutang piutang Anda mudah dikelola dan diatur adalah dengan membuat catatan pembukuannya, dengan adanya catatan Anda bisa melihat dengan siapa Anda memiliki hutang, siapa saja yang punya utang dengan Anda, lengkap dengan nominal dan jatuh temponya.
Oleh karena itu, ketika Anda membuat catatan utang piutang, Anda wajib mencantumkan informasi terkait jumlah hutang atau piutang, tanggal transaksi, tanggal jatuh tempo, serta siapa pihak terkait dengan transaksi tersebut.
Jika hutang menumpuk tanpa pengelolaan yang baik, bisa saja Anda melewatkan pembayaran yang berujung pada denda atau penalti. Begitu juga dengan piutang, jika tidak tercatat dengan baik, Anda bisa kehilangan jejak pembayaran yang harus diterima dari pelanggan.
Selanjutnya adalah tentukan jangka waktu pembayaran yang jelas. Untuk hutang usaha, pastikan Anda memahami ketentuan pembayaran yang diberikan oleh pemasok, seperti tempo pembayaran 30 hari (Net 30) atau 60 hari (Net 60).
Sementara itu, untuk piutang usaha, Anda juga bisa menetapkan kebijakan yang serupa kepada pelanggan. Misalnya, memberikan jangka waktu pembayaran 14 hingga 30 hari setelah barang diterima.
Dengan tanggal dan jangka waktu yang jelas sejak awal, baik pemasok maupun pelanggan bisa membayar kewajiban tepat waktu, sehingga terhindar dari penumpukan hutang dan piutang berkepanjangan.
Meskipun sudah memiliki buku catatan hutang dan piutang, sudah ditetapkan jangka jatuh temponya, tapi tanpa komitmen dan disiplin untuk membayar semuanya juga percuma. Oleh karena itu, penting untuk menerapkan kebiasaan membayar hutang tepat waktu dan menagih piutang secara konsisten.
Pastikan Anda selalu memeriksa jadwal pembayaran dan menyiapkan dana sebelum jatuh tempo agar tidak terkena denda atau sanksi dari pemasok. Jika Anda memiliki piutang dari pelanggan, lakukan follow-up secara berkala untuk memastikan mereka membayar sesuai kesepakatan.
Jangan ragu untuk mengingatkan pelanggan sebelum jatuh tempo dan berikan insentif seperti diskon untuk pembayaran lebih awal. Dengan disiplin yang baik, bisnis Anda bisa tetap berjalan lancar tanpa terganggu masalah hutang dan piutang.
Agar cara mengelola utang piutang bisa lebih sistematis, Anda bisa memanfaatkan aplikasi pembukuan keuangan Beecloud. Dengan Beecloud, Anda bisa langsung melihat rekap hutang vs piutang secara langsung. Sehingga, memungkinkan pemilik usaha untuk melihat total, nilai yang sudah jatuh tempo dan perlu segera diselesaikan sekaligus.
Dengan adanya laporan ini, pengguna bisa lebih mudah mengambil keputusan strategis, terutama ketika kondisi kas perusahaan mulai menipis. Jika total hutang lebih besar dibandingkan dengan piutang, maka perusahaan perlu segera menyiapkan dana agar tidak mengalami kendala pembayaran.
Mau uji coba dulu? klik banner di bawah sekarang juga!
Selain mencatat, penting untuk melakukan pengecekan berkala terhadap hutang dan piutang usaha. Anda bisa melakukan rekonsiliasi antara laporan pembukuan dengan rekening bank untuk memastikan bahwa tidak ada transaksi yang terlewat atau salah pencatatan.
Pengecekan ini juga membantu Anda melihat apakah ada piutang yang jatuh tempo tetapi belum dibayar oleh pelanggan. Jika ada pelanggan yang sering menunggak pembayaran, Anda bisa segera mengambil tindakan, seperti menghubungi mereka atau mempertimbangkan untuk menghentikan pemberian kredit di transaksi berikutnya.
Kemudian, agar piutang Anda bisa dibayar tepat waktu, Anda bisa menerapkan strategi early payment discount atau diskon untuk pembayaran lebih awal. Misalnya, Anda memberikan potongan harga 2% jika pelanggan membayar dalam waktu 10 hari dari tanggal faktur, meskipun jangka waktu pembayaran yang ditetapkan adalah 30 hari.
BACA JUGA: 7 Cara Menentukan Harga Diskon dan Cara Menghitungnya
Meskipun Anda sudah mengatur pembayaran hutang dengan baik, ada kalanya bisnis mengalami kendala arus kas yang membuat pembayaran hutang menjadi sulit. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk menyediakan dana darurat yang bisa digunakan untuk membayar hutang yang sudah jatuh tempo.
Dana darurat ini bisa disimpan dalam rekening terpisah agar tidak tercampur dengan dana operasional lainnya. Dengan memiliki cadangan dana yang cukup, Anda bisa menghindari denda keterlambatan atau bahkan potensi masalah hukum akibat gagal membayar hutang.
Berikut contoh format buku hutang piutang yang bisa Anda jadikan referensi:
Format Buku Utang Usaha (Credit: bee.id)
Format Buku Piutang Usaha (Credit: bee.id)
Mengelola hutang dan piutang usaha dengan baik akan membantu bisnis Anda tetap stabil dan sehat secara finansial. Dengan mencatat transaksi, menentukan jangka waktu pembayaran, disiplin dalam pembayaran.
Gunakan juga aplikasi pembukuan seperti Beecloud, kemudian lakukan pengecekan berkala, menawarkan diskon pembayaran awal, serta menyediakan dana darurat, agar Anda bisa memastikan bahwa hutang dan piutang tidak menjadi masalah yang menghambat pertumbuhan bisnis.
