Cara membuat rekapan penjualan dapat digunakan sebagai bahan evaluasi apakah penjualan dalam satu periode tertentu mengalami peningkatan atau penurunan, sehingga Anda dapat menentukan strategi bisnis dalam hal teknik pemasaran, penentuan harga, serta metode penjualan.
Sebagai pemilik bisnis, tentunya Anda ingin meningkatkan produktivitas bisnis Anda, bukan? Untuk dapat melakukan hal tersebut, diperlukan adanya rekapan penjualan. Tidak peduli bisnis Anda berskala besar ataupun kecil, setiap transaksi penjualan harus dicatat dengan baik.
Memahami Definisi Rekapan Penjualan Photo by Jason Goodman on Unsplash
Rekapan penjualan adalah sebuah informasi mengenai berbagai hal tentang penjualan yang disusun sedemikian rupa untuk analisis dan bahan catatan penjualan. Rekapan penjualan sangat penting ketika akan mengambil keputusan dalam hal penentuan harga, pemasaran, hingga penjualan.
Rekapan penjualan berisi kumpulan informasi kegiatan penjualan yang disajikan sebagai bahan catatan dan analisa penjualan. Sehingga nantinya bisa menjadi acuan dalam membuat anggaran untuk pembelian keperluan mendatang berdasarkan pada biaya terkini.
Rekapan penjualan menyajikan data nyata yang menyatakan apakah perusahaan dalam kondisi yang sedang baik atau tidak. Jadi kebiasaan pelanggan bisa dibaca dengan lebih jelas untuk meningkatkan proses pemasaran produk. Rekapan penjualan dapat dijadikan bentuk pertanggungjawaban terhadap pihak eksternal seperti konsumen dan investor.
Memahami Definisi Laporan Penjualan (Sumber: Bee.id)
Laporan penjualan adalah sebuah dokumen yang menggambarkan berapa banyak penjualan yang dibuat oleh perusahaan setiap harinya. Laporan penjualan dapat digunakan untuk melacak ketercapaian key performance indicators (KPI), yang digunakan untuk mengukur progress kerja setiap perwakilan penjualan di perusahaan itu.
Data dari laporan keuangan juga berguna bagi seluruh staff penjualan, mulai dari perwakilan penjualan hingga pimpinan perusahaan untuk mengenali tren di pasar, sehingga menjadi sumber informasi yang kaya bagi pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Perusahaan perlu cara membuat rekapan penjualan dalam beberapa satuan waktu. Dalam penyusunannya, dibutuhkan beberapa laporan, antara lain adalah laporan penjualan. Karena laporan keuangan sangat penting bagi proses bisnis Anda, maka pembuatan laporan penjualan harian yang presisi merupakan hal yang esensial.
Untuk memudahkan Anda dalam mengurus laporan penjualan dari berbagai cabang bisnis Anda, Anda bisa pelajari aplikasi software akuntansi Beeaccountin
Setiap laporan keuangan memiliki tujuan masing-masing, mulai dari pengumpulan data penjualan yang dilakukan oleh seorang perwakilan penjualan Anda atau seluruh timnya, hingga sumber data umum atau data untuk proses laba tertentu. Berikut ini adalah beberapa jenis laporan penjualan:
Contoh Laporan Penjualan Harian (Sumber: Bee.id)
Fokus dari rekapan penjualan harian adalah diketahuinya hari yang paling sibuk bagi proses bisnis dalam seminggu. Pada industri retail, informasi ini dapat membantu manager untuk memahami perilaku konsumen dalam jangka per jam dan per hari. Untuk tim penjualan, variasi laporan keuangan harian seorang perwakilan penjualan dari hari ke hari dapat berarti bahwa laporan ini tidak secara tepat menggambarkan produktifitas seorang perwakilan penjualan.
Data penjualan di industri retail dapat mengandung beberapa metrik hasil seperti jumlah penjualan, rata-rata jumlah transaksi, dan total pemesanan barang.
Rekapan penjualan mingguan mengandung baik metrik proses maupun metrik hasil. Data ini sangat berguna bagi peningkatan performa kerja perwakilan penjualan Anda, karena laporan mingguan dapat memuat efek dari variasi penjualan sehari-harinya, tetapi masih memungkinkan untuk diberikan feedback secara segera.
Laporan penjualan mingguan dapat digunakan sebagai sumber data grafik yang akan disajikan pada pertemuan rapat mingguan tim penjualan. Untuk bisnis retail, laporan penjualan mingguan sangat berguna untuk melacak penjualan dari tiap cabang.
Contoh Laporan Penjualan Bulanan (Sumber: Bee.id)
Rekapan penjualan bulanan memberikan sudut pandang lebih luas mengenai progress tim penjualan atau departemen penjualan, yang kemudian datanya bisa dipresentasikan ke hadapan manajemen dan pimpinan perusahaan. Data dari penjualan bulanan memuat informasi detail yang dapat digunakan oleh pimpinan perusahaan untuk mengatur strategi penjualan.
Untuk bisnis yang menjual produk kepada konsumen, maupun bisnis yang menjual kepada bisnis lainnya, satu bulan biasanya merupakan waktu yang cukup untuk mengumpulkan data dari keseluruhan proses penjualan, mulai dari identifikasi klien hingga menyelesaikan suatu penjualan.
Satu bulan juga biasanya waktu yang cukup bagi pengusaha retail untuk mencatat penjualan beserta labanya, untuk memahami seberapa efektif penjualan melalui beberapa metode penjualan, dan produk yang sangat bergantung pada tren pasar.
Perusahaan dapat merilis laporan keuangan tiap kuartal atau tahunan. Dalam laporan penjualan tahunan, terdapat data penjualan dari seluruh tim penjualan di perusahaan, yang berguna untuk memahami musim tren dan menentukan strategi jangka panjang untuk masa depan bisnis Anda. Rekapan penjualan tahunan diperlukan untuk laporan keuangan, pembayaran pajak, dan penentuan anggaran perusahaan.
Kondisi Bisnis Dapat Dilihat dari Laporan Penjualan (Sumber: Freepik.com)
Laporan penjualan akan menunjukkan histori transaksi yang terjadi dalam bisnis Anda. Kondisi untung atau rugi pada bisnis Anda akan tergambarkan secara jelas di laporan ini. Di sisi lain, laporan ini dapat membantu Anda dalam menentukan strategi bisnis.
Misal Anda ingin meningkatkan laba bisnis Anda, maka dengan laporan ini Anda dapat menyusun strategi penjualan yang tepat, baik itu terkait pemilihan produk berdasarkan minat konsumen, atau optimasi media promosi yang terbukti menghasilkan konversi tinggi.
Laporan penjualan berisikan informasi-informasi penting mengenai kondisi bisnis, apakah sedang mengalami perubahan, baik adanya peningkatan maupun penurunan. Jika terjadi perubahan dalam kinerja penjualan, pihak manajemen atau pimpinan perusahaan dapat merespons dengan cepat dan tepat untuk menentukan solusinya.
Perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan evaluasi atas strategi yang sudah dijalankan sebelumnya, sehingga penentuan strategi bisnis ke depannya akan lebih baik, berdasarkan analisis terhadap laba dan rugi perusahaan.
Anda dapat mengetahui bagaimana tingkat transaksi yang terjadi di perusahaan Anda melalui analisis data laporan penjualan. Penentuan target penjualan akan semakin mudah dengan mengacu pada informasi ini. Hal ini sekaligus akan memudahkan dalam memaksimalkan kinerja dan produktivitas seluruh pihak yang terlibat dalam perusahaan.
Anda harus memiliki sumber informasi sebagai referensi Anda dalam mengambil keputusan bisnis yang tepat. Laporan penjualan merupakan sumber informasi bagi pemilik perusahaan untuk menentukan keputusan bisnis. Dengan laporan penjualan, Anda sebagai pemilik bisnis dapat menentukan apa saja yang bisa diupayakan untuk meningkatkan angka penjualan, sekaligus mengubah beberapa strategi yang kurang efektif pada penjualan.
Apabila Anda ingin mencari tambahan modal dalam mengembangkan bisnis Anda, peran laporan penjualan ini akan menjadi sangat krusial. Anda bisa memikat dan meyakinkan para investor atau kreditur dengan cara menunjukkan laporan pertumbuhan bisnis Anda berupa laporan penjualan. Dengan adanya laporan penjualan, terdapat indikator bahwa perusahaan Anda memiliki kredibilitas dan telah dikelola secara profesional.
Pihak manajemen perusahaan dapat membuat inovasi untuk mengembangkan bisnis, terutama dalam hal pemasaran produk bagi perusahaan. Laporan penjualan memberikan manfaat untuk melihat prospek perusahaan berdasarkan penurunan atau peningkatan penjualan produk. Adanya laporan penjualan memungkingkan adanya peluang bagi perusahaan untuk selalu terbuka dan terinspirasi untuk menghasilkan terobosan atau pembaharuan strategi bisnis.
Mudah dan Cepat Membuat Rekap Penjualan Photo by Nataliya Vaitkevich from Pexels
Jika perusahaan dapat membuat rekapan penjualan dengan rinci, akurat, dan mudah dibaca, maka data yang disajikan akan lebih transparan. Data tersebut akan sangat membantu dalam menyusun setiap jenis laporan keuangan dan memudahkan untuk membuat keputusan terkait penjualan produk. Adapun cara membuat rekapan penjualan secara manual adalah sebagai berikut:
Pemisahan uang pribadi dan uang hasil penjualan dilakukan agar laporan yang akan dibuat sesuai dengan transaksi yang dilakukan. Cara ini juga dapat digunakan untuk mengetahui secara pasti bisnis mengalami keuntungan atau kerugian.
Bukti transaksi meliputi bukti pembelian dan penjualan kemudian dikelompokkan berdasarkan tanggal terjadinya transaksi. Urutkan dari tanggal yang paling lama hingga tanggal terbaru.
Setelah mempersiapkan data-datanya, Anda bisa mengisi sesuai template catatan penjualan perusahaan. Agar bisa disusun menjadi laporan keuangan, sebaiknya Anda juga membuat laporan neraca dan laporan arus kas.
Laporan Detail Penjualan dengan Software Akuntansi Beecloud (Sumber: Bee.id)
Laporan Ranking Penjualan Customer dengan Software Akuntansi Beecloud (Sumber: Bee.id)
Laporan Penjualan Per Salesman dengan Software Akuntansi Beecloud (Sumber: Bee.id)
LaporanRekap Penjualan Per Faktur demham Software Akuntansi Beecloud (Sumber: Bee.id)
Rekapan penjualan merupakan alat yang dapat memberikan gambaran umum tentang keadaan aktivitas penjualan dalam suatu perusahaan. Rekapan tersebut dapat dibuat secara manual maupun menggunakan teknologi terotomasi. Kerugian dari membuat rekapan penjualan secara manual adalah tingginya kemungkinan kesalahan input akibat human error, sehingga akan terjadi kesalahan penghitungan.
Tapi Anda tidak perlu khawatir, karena dengan Software Akuntansi Anda sudah dibantu cara membuat laporan penjualan secara cepat dan praktis. Software Akuntansi Beecloud memudahkan Anda dalam mengelola dan membuat laporan yang terperinci dan akurat.
