Pembukuan keuangan sederhana dibutuhkan oleh pengusaha untuk melihat progres bisnisnya melalui rekapan aktivitas keuangan di dalam perusahaan. Apakah keuntungan meningkat atau justru kerugian semakin dekat.
Seorang pelaku bisnis membuat pembukuan sederhana (Sumber: Freepik.com)
Pembukuan keuangan sederhana adalah proses pencatatan yang dilaksanakan secara teratur dengan tujuan untuk mengumpulkan data maupun informasi keuangan. Pencatatan keuangan meliput harta, kewajiban, modal, dan biaya lainnya yang nantinya akan ditutup dengan menyusun laporan keuangan berupa neraca pada periode tersebut.
Dalam skala bisnis kecil, pencatatan bisa dilakukan dengan model sederhana. Walau sederhana, pembukuan tetap bisa mencakup segala informasi keuangan perusahaan. Pembukuan ini akan menjadi tameng dari adanya kecurangan dalam bisnis, seperti menyelewengkan uang perusahaan, sehingga sekecil apa pun bisnisnya, pembukuan tetap harus dilakukan.
Pembukuan keuangan sederhana senantiasa dibutuhkan oleh usaha seberapa kecil pun skalanya. Pembukuan menjadi dasar sistem akuntansi di dalam sebuah bisnis atau usaha. Sesuai definisinya, yaitu sebagai proses pencatatan keuangan yang teratur dalam rangka mengumpulkan informasi terkait berbagai transaksi keuangan. Pencatatan tersebut berhubungan dengan modal usaha, harta, kewajiban, biaya, pendapatan, juga hasil perolehan ataupun penyerahan baik barang maupun jasa. Lantas pembukuan tersebut akan ditutup dengan laporan keuangan berupa neraca laba-rugi di akhir periode atau tahun dari pajak tersebut.
Ilustasi Melakukan Pembukuan Keuangan Sederhanan Secara Manual
Catat seluruh proses transaksi pengeluaran yang terjadi dalam usaha Anda. Pencatatan meliputi pembelian bahan baku, biaya operasi, dan lain-lain. Dengan ini, Anda dapat mengetahui lebih banyak tentang besarnya modal usaha yang telah dihabiskan.
Tidak hanya pengeluaran, alur pemasukan dana juga harus dicatat dengan jelas dan rapi. Hal ini membantu Anda mengetahui darimana datangnya dana yang ada pada usaha Anda
Buku kas utama adalah menggabungkan buku pengeluaran dan pendapatan/pemasukan. Dari sini, Anda dapat mengetahui manfaat dan kerugian yang dialami perusahaan. Peran penting buku kas pada perusahaan Anda untuk merancang startegi dan perencanaan jika perusahaan memiliki bbiaya yang tidak terduga dimasa depan.
Penting juga bahwa pengusaha harus menyediakan buku stok secara terpisah. Lalu daftarkan item yang masuk dan keluar sepanjang hari. Peningkatan penjualan juga akan meningkatkan jumlah barang yang keluar. Buku ini berguna untuk menjadi lebih mudah dalam melihat dan memantau produk pada perusahaan Anda. Terutama, jika dalam waktu dekat Anda berencana untuk menambahkan tujuan penjualan atau bahkan membuka cabang.
Tidak hanya buku stok barang, Anda juga diharuskan memantau segala inventaris yang dimiliki. Apa yang termasuk anggaran subsidi, pembelian dan sumbangan juga harus dimasukkan dalam buku inventaris. Buku ini bermanfaat sehingga aset komersial Anda dapat dikontrol dengan baik. Manfaat lain juga dapat mencegah produk hilang dengan mudah. Bahkan kegiatan mutasi akan menjadi lebih mudah.
Sebuah catatan yang seharusnya tidak dilupakan sama sekali untuk mencatat keuangan usaha. Buku ini berguna untuk mencatat semua jenis pendapatan dan pengeluaran perusahaan dalam periode tertentu. Manfaat lain adalah Anda dapat memonitor jika perusahaan menerima keuntungan begitu pula kerugian. Di perusahaan besar, laba dan rugi ini memiliki fungsi menentukan nilai investasi dan memprediksi arus kas di masa depan. Buku laba rugi akan memberikan informasi tentang jumlah pajak yang harus Anda bayar. Dan Anda dapat mengevaluasi strategi perusahaan.
Contoh pembukuan pengeluaran sederhana
Biasanya melalui pembukuan ini modal usaha yang dikeluarkan dapat diketahui. Dengan demikian Anda juga bisa menargetkan strategi bisnis serta menggunakan modal usaha yang dapat menjadi omset bagi suatu bisnis Anda.
Cara membuatnya adalah dengan memasukkan 5 unsur ke dalam kolom kolom catatan keuangan kita diantaranya adalah:
Contoh pembukuan stok barang sederhana
Supaya memudahkan pembuatan inventaris, diperlukan buku-buku atau format pencatatan. Bentuk atau format buku tersebut berbeda-beda setiap organisasi. Berikut contoh buku inventaris barang.
Pembukuan inventaris barang sederhana
Excel adalah perangkat lunak spreadsheet yang merupakan bagian dari Microsoft Office Suite. Perangkat lunak spreadsheet ini juga dapat digunakan untuk membuat grafik, yang sangat berguna jika Anda bukan seorang akuntan niaga dan akan mendapat manfaat dari melihat angka-angka yang direpresentasikan secara visual. Demikian pula, karena merupakan bagian dari Microsoft Office Suite, Excel adalah salah satu dari banyak alat yang biasa digunakan untuk akuntansi komersial, akuntansi internal, atau akuntansi analitik di seluruh dunia.
Itu belum semuanya. Selain menyederhanakan angka, Anda juga dapat menyesuaikan banyak opsi dan mengautomasi tugas-tugas tertentu seperti entri data dan penggabungan dengan file lain, yang dapat menghemat banyak waktu akuntan untuk fokus pada tugas-tugas dengan prioritas lebih tinggi.
Selain itu, Excel jauh lebih murah daripada perangkat lunak akuntansi klasik dan Anda tidak perlu membeli modul tambahan atau mendapatkan lisensi software yang lebih mahal. Anda bahkan bisa mendapatkan lisensi yang tidak kedaluwarsa, yang sangat bagus untuk pedagang tunggal dan UMKM. Excel juga bisa kolaboratif. Ini artinya, beberapa pengguna dapat mengakses dan bekerja pada file yang sama secara bersamaan.
Ilustrasi Mengejakan Pembukuan Keuangan di Excel
Disampingnya banyaknya kemudahan, Excel juga memiliki kelemahan jika digunakan untuk pembuatan pembukuan.
Seluruh proses input data transaksi, data keuangan, data asset dan data-data lainnya yang berkaitan dengan bisnis usaha dilakukan secara manual. Bahkan laporan keuangan juga dilakukan secara manual.
Karena proses input secara manual, hal ini rawan terjadi kesalahan input data. Faktor kelelahan menjadi penyebab utama dari kesalahan input data. Kesalahan ketik satu angka akan berdampak pada data yang lain. Dalam penggunaannya, Anda harus cermat dan hati-hati. Pastikan data yang diinput benar.
Bagi pemula yang menggunakan Microsoft Excel, mungkin akan merasakan kesulitan terlebih untuk proses pembukuan. Perhitungan dalam pencatatan data menggunakan rumus tertentu. Jika Anda tidak mengetahui rumus ini, dapat dipastikan data yang Anda buat tidak valid atau bahkan terjadi kesalahan perhitungan.
Histori perubahan data saat Anda membuat laporan atau pencatatan keuangan sangatlah penting. Namun hal ini tida berlaku di Excel. Excel tidak akan menyimpan perubahan data yang terjadi Ketika Anda sudah menutup program tersebut.
Anda tidak dapat melihat laporan secara keseluruhan. Misalnya terdapat update pada suatu laporan keuangan, Anda harus melakukan cek satu per satu.
Saat Anda menggunakan Microsoft Excel saat melakukan penyajian data yang salah, Anda akan sulit dalam menemukan kesalahan. Sebab Excel tidak memilki fitur notifikasi Ketika Anda melakukan salah input.
Excel tidak dapat melakukan perhitungan otomatis jika Anda tidak memasukkan rumus terlebih dahulu. Tentu hal ini tidak dapat mengupdate secara otomatis data laporan keuangan Anda.
Proses pembukuan memang masih banyak dihindari oleh para pebisnis, khususnya bagi pebisnis kecil. Hal itu karena prosesnya yang terbilang ribet dan banyak yang belum mengetahui bagaimana caranya. Setelah melihat contoh pembukuan di atas, daripada merekrut pegawai akuntansi yang membutuhkan biaya lebih sebagai gajinya, maka Anda bisa membuatnya sendiri di Excel atau menggunakan software akuntansi online, seperti Beecloud.
Anda bisa menggunakan aplikasi pembukuan sederhana Beecloud jika Anda ingin lebih mudah dalam membuat pembukuan. Aplikasi Beecloud akan mempermudah Anda dalam membuat dan menyusun pembukuan bahkan hanya sekali klik saja segala laporan pembukuan sudah tersaji secara lengkap. Kabar baiknya, Anda bisa menggunakan Beecloud hanya dengan menggunakan smartphone saja.
Fitur lengkap yang dimiliki Beecloud bisa membantu mengatasi masalah seperti manajemen keuangan, pengontrolan stok, pemantauan hutang dan piutang, dan dapat dilihat di mana saja dan kapan saja secara realtime karena telah berbasis cloud. Berminat? Yuk coba gratis klik di sini.
Demi menunjang kelancaran dan kemajuan proses bisnis usaha Anda, hal wajib yang perlu dimiliki adalah pembukuan keuangan. Saat ini, banyak perusahaan jasa akuntan yang menawarkan pembuatan pembukuan menggunakan aplikasi-aplikasi yang mudah digunakan. Namun, Anda dapat menggunakan software akuntansi online Beecloud untuk awal pembukuan sederhana Anda.
