Cara Membuat Pembukuan Bengkel Motor Excel & Keutungannya

Usaha bengkel juga perlu pembukuan loh, karena dengan pembukuan bengkel motor excel Anda dapat memantau stok barang hingga keuangan yang masuk dan keuangan yang keluar. Jika Anda seorang pengusaha, laporan keuangan tentu saja sudah tidak asing lagi, PR-nya sekarang, kapan Anda akan mulai melakukan pembukuannya saja.

Lalu, bagaimana membuat laporan keuangan di Excel tanpa rumit? Banyak orang berpikir bahwa Excel adalah jenis Microsoft yang sulit dipahami. Anda harus mengubah pola pikir karena mengoperasikan Excel hanya membutuhkan akurasi di dalamnya. Ini karena penulisan laporan yang menggunakan Excel dianggap rapi dan mudah dimengerti.

Dalam artikel ini, itu akan dijelaskan secara penuh tentang cara membuat pembukuan untuk usaha bengkel menggunakan Microsoft Excel dengan cepat dan tepat.

Kenapa Usaha Bengkel Perlu Pembukuan Usaha?

Usaha bengkel, baik bengkel mobil, motor, maupun bengkel servis lainnya, memerlukan pembukuan usaha untuk memastikan keuangan bisnis berjalan dengan baik dan terkontrol

Selain itu, berikut beberapa keuntungan dan alasan kenapa usaha bengkel perlu pembukuan usaha:

1. Adanya Catatan Pemasukan dan Pengeluaran yang Jelas

Alasan pertama kenapa usaha bengkel perlu pembukuan adalah untuk membantu pemilik bengkel dalam memantau pemasukan dan pengeluaran usaha bengkelnya. Seperti pemasukan dari jasa servis, penjualan spare part, atau biaya tambahan lainnya.

Di sisi lain, ada pengeluaran seperti pembelian suku cadang, gaji karyawan, hingga biaya operasional. Dengan pembukuan, semua transaksi ini bisa dicatat dengan rapi sehingga pemilik usaha tahu apakah bengkel sedang untung atau rugi.

2. Menghindari Kebocoran Keuangan

Tanpa pencatatan keuangan yang jelas, pemilik usaha mungkin tidak menyadari jika ada kebocoran kas, seperti:

• Biaya operasional yang tidak tercatat dengan benar
• Kesalahan dalam pencatatan stok spare part.
• Potensi penyalahgunaan dana usaha oleh karyawan

Dengan pembukuan yang rapi, semua transaksi bisa dikontrol dengan lebih ketat.

3. Mempermudah Pengelolaan Stok Suku Cadang

Tidak hanya untuk memantau keuangan usaha Anda saja, Anda juga bisa mengontrol dan mengelola stok suku cadang bisnis bengkel Anda. Tanpa pencatatan yang baik, stok barang bisa tidak terkontrol sehingga menyebabkan beberapa hal berikut:

• Kekurangan stok saat pelanggan membutuhkan
• Kelebihan stok yang tidak terpakai dan akhirnya kadaluarsa
• Kebocoran stok akibat kehilangan atau pencatatan yang salah

Dan masih banyak lagi lainnya, dan tentu saja dapat membantu pemilik bengkel dalam mengelola usaha mereka.

Kelebihan dan Kekurangan Excel untuk Pembukuan Usaha

Keutungan dan Kekurangan Membuat Laporan Keuangan Dengan Excel (Credit: bee.id)

Sebelum memutuskan untuk membuat pembukuan bengkel motor di excel, Anda bisa mempertimbangkan kelebihan dan kekurangan microsoft excel terlebih dahulu.

#Kelebihan Excel untuk Pembukuan Usaha

Berikut beberapa keuntungan ketika menggunakan excel untuk pembukuan usaha Anda:

• Gratis, membuat laporan keuangan dengan excel Anda tidak perlu mengeluarkan biaya operasional untuk langganan aplikasi, sehingga Anda bisa lebih hemat dan ekonomis.
• Mudah digunakan dan dapat dikustomisasi, karena Anda bisa menyesuaikan format laporan keuangan sesuai kebutuhan bisnis Anda.
• Memiliki banyak fungsi karena dapat dikustom, sehingga Anda tidak akan merasa terbatas ketika menggunakannya.
• Dapat dikombinasikan dengan software lain, seperti export import ke aplikasi pembukuan bengkel Beeaccounting.

#Kekurangan Excel untuk Pembukuan Usaha

Selain memiliki sederet keuntungan yang bisa dengan baik Anda manfaatkan, pembuatan laporan atau pembukuan keuangan dengan excel juga memiliki kekurangan, diantaranya adalah sebagai berikut:

• Rentan terjadi kesalahan manusia, seperti salah dalam memasukkan angka atau formula dapat menyebabkan laporan keuangan tidak akurat.
• Tidak cocok untuk bisnis yang memiliki transaksi yang kompleks, karena tidak ada fitur otomatisasi seperti pencatatan stok atau integrasi dengan sistem kasir.
• Data rentan hilang, karena excel tidak memiliki fitur backup otomatis seperti software akuntansi.
• Kurang efektif untuk mengelola keuangan jangka panjang, karena seiring berjalanya waktu excel bisa lambat dan sulit diorganisir.

Oleh karena itu, Anda perlu menggunakan aplikasi pembukuan untuk membuat laporan keuangan yang lebih baik lagi.

Fitur Utama Excel untuk Membuat Pembukuan Usaha

Seperti diketahui bahwa Microsoft Excel memiliki banyak fitur yang dapat dilihat dari bilah menu. Jika Anda bingung karena banyak fitur, berikut adalah hal-hal utama di Microsoft Excel yang digunakan untuk mengelola data dan angka.

1. Tabel Pivot

Cara membuat laporan keuangan di Excel yang pertama dapat memanfaatkan tabel pivot. Tabel ini terletak di menu Sisipkan.

Apakah Anda tidak tahu apa itu fitur tabel pivot? Fitur ini adalah format tabel yang fungsinya dapat merangkum set data kompleks berdasarkan sel yang dipilih.

Anda dapat menggunakan fitur ini untuk membuat ringkasan yang terkait dengan data akuntansi mentah dan kemudian mengurutkan (grup) ke dalam kategori yang berbeda.

Tabel pivot akan memudahkan Anda untuk melakukan skrining data yang rumit. Dengan tabel pivot, data Anda akan rapi dan grup sesuai dengan kategori.

Berikut langkah-langkah sederhana dalam membuat tabel pivot dan cara analisisnya:

• Buatlah tabel dengan kolom-kolom berikut: Tanggal, Jenis Layanan, Jumlah Penjualan.
• Masukkan data penjualan Anda ke dalam tabel tersebut.
• Sekarang, buatlah tabel pivot dengan kolom Jenis Layanan sebagai nilai baris dan kolom Tanggal sebagai nilai kolom. Jumlah
• Penjualan akan menjadi nilai yang dihitung dalam tabel pivot.
• Dengan tabel pivot ini, Anda dapat dengan mudah melihat bagaimana penjualan bengkel berubah berdasarkan jenis layanan selama periode waktu tertentu.

2. Analisis What IF

Fitur kedua yang digunakan untuk memproses nomor data dari pembukuan di Microsoft Excel adalah what if analysis. Fitur ini terletak di bagian "Menu".

Apa penggunaan fitur analisis what if? Fitur ini digunakan untuk membantu Anda memperkirakan pengumpulan data dalam rumus. Anda dapat melakukan tes hasil baru dengan modifikasi data tanpa menghapus kumpulan data primer.

Fitur ini juga sangat akurat jika digunakan untuk mengelola arus kas dari semua anggaran dan perkiraan. Bagaimana jika juga akan menguji estimasi anggaran dalam bentuk format garis, yaitu garis tren atau grafik batang.

Berikut langkah-langkah pembuatannya:

• Buatlah spreadsheet yang mencakup item seperti Pendapatan, Biaya Bahan Baku (suku cadang), Biaya Tenaga Kerja, dan lainnya.
• Hitung laba bersih Anda berdasarkan harga suku cadang yang ada.
• Sekarang, buatlah sel untuk harga suku cadang dan tentukan harga awal.
• Dalam sel terpisah, hitung laba bersih berdasarkan harga suku cadang yang Anda tentukan dalam langkah 3.
• Gunakan alat analisis What-If Excel, seperti "Goal Seek" atau "Data Table," untuk melihat bagaimana perubahan harga suku cadang akan mempengaruhi laba bersih.

3. Forecast Sheets

Cara membuat laporan keuangan di Excel ketiga dengan memanfaatkan fitur Forecast Sheets. Fitur ini dapat ditemukan di menu yang sama dengan what if analysis.

Melalui fitur ini, Anda dapat memperkirakan tren data berdasarkan nilai-nilai historis. Dapat dikatakan jika forecast sheets ini akan memprediksi tren ke dalam format grafis yang hanya mengubah nilai data dalam sel.

Kapan fitur forecast sheets dapat digunakan? Anda harus memahami jika fitur ini dikatakan relevan jika Anda memiliki data historis yang memiliki ruang lingkup beberapa tahun. Jadi, sebelum menggunakan lembar perkiraan, Anda dapat memperkirakan data di perusahaan bisnis untuk diproses.

Berikut langkah-langkah pembuatannya:

• Buatlah lembar kerja baru dengan kolom-kolom seperti Tanggal, Pendapatan, Biaya, Laba Bersih, dan lain-lain.
• Masukkan data historis Anda ke dalam kolom Tanggal dan Pendapatan, Biaya, Laba Bersih sesuai dengan periode waktu.
• Buat formula untuk menghitung laba bersih berdasarkan data yang ada.
• Selanjutnya, gunakan fitur "Data > What-If Analysis > Scenario Manager" untuk membuat beberapa skenario proyeksi. Anda dapat mengubah parameter seperti pertumbuhan pendapatan, biaya, dll.
• Hasil proyeksi dapat dilihat pada lembaran yang berbeda, yang memungkinkan Anda melihat bagaimana berbagai skenario memengaruhi kinerja keuangan bengkel Anda dalam jangka waktu tertentu.

Bagaimana Cara Membuat Pembukuan Bengkel Motor Excel?

Ilustrasi Pembukuan dengan Aplikasi Bengkel Beeaccounting (Sumber:

Berbicara tentang bagaimana membuat laporan keuangan di Excel, ini tidak sulit tetapi membutuhkan akurasi ekstra. Anda juga tidak boleh malas untuk mencoba fitur yang terkait dengan angka di Excel yang dijelaskan di atas.

Di bawah ini akan dibahas secara lengkap tentang tips tentang membuat laporan menggunakan Excel.

1. Buat Template Pembukuan

Cara pertama untuk membuat laporan keuangan di Excel adalah dengan mempelajari template pembukuan usaha. Jika Anda membaca artikel, banyak bacaan yang dibahas terkait dengan penciptaan templat laporan keuangan di Excel. Anda dapat mencoba memilih dan menerapkan ke Excel.

Manfaatkan fitur yang telah disediakan oleh Excel untuk memproses data Anda. Pilih template yang mudah dimengerti sehingga Anda tidak merasa sulit saat menulis laporan.

BACA JUGA: Template Contoh Pembukuan Keuangan Sederhana dan Cara Menyusunya

2. Meningkatkan Kefokusan Terhadap Kumpulan Data Prefilled

Selanjutnya, Anda harus fokus pada pemilihan data prefilled. Ini diterapkan kepada Anda saat melakukan perhitungan akuntansi dan manajemen termasuk arus kas.

Anda dapat berlatih sebanyak mungkin untuk menggunakan pemilihan data yang sudah diawali. Cara membuat laporan pembukuan bulanan, seorang pengguna harus memberikan waktu dalam memahami setiap penggunaan fitur di dalamnya.

3. Memilih Template di Dalam Excel

Cara membuat laporan pembukuan di Excel memang membutuhkan template yang rapi dan jelas. Anda tidak perlu bingung atau khawatir tentang ini.

Anda dapat membuat templat otomatis yang disediakan oleh Excel. Jalan yang pertama, Anda harus memilih tombol menu.

Kemudian, klik Wizard dan Anda akan menemukan banyak templat di sana. Beberapa contoh template yang disediakan termasuk agenda, faks, dan sebagainya.

Dari templat ini Anda dapat membuat berbagai bentuk laporan keuangan bisnis yang diinginkan. Pilih format template yang menurut Anda sederhana dan mampu memberikan ringkasan yang terkait dengan pendapatan bisnis dan data pengeluaran.

BACA JUGA: Software Bengkel Motor Untuk Mulai Usaha Bengkel Motor

Rekomendasi Aplikasi Pembukuan Pengganti Excel

Selain melakukan pembukuan secara manual menggunakan aplikasi microsoft excel, Anda juga bisa membuat pembukuan otomatis dengan menggunakan aplikasi bengkel motor Beeaccounting.

Aplikasi ini juga lengkap dengan modul penjualan dan stok, lengkap dengan laporan laporan keuangan. Anda bisa coba Aplikasi Bengkel Motor Beeaccounting yang nantinya juga bisa melakukan export data menjadi excel.

Pembukuan apa saja yang bisa Anda dapatkan dari Beeaccounting?

• Neraca
• Laporan laba rugi
• Laporan arus kas
• Laporan perubahan modal

Dengan aplikasi bengkel Beeaccounting Anda tidak perlu lagi membuat laporan keuangan secara manual, terhindar dari kesalahan manusaia, data aman dan tentunya laporan keuangan Anda akan jadi lebih akurat, bisnis jadi mudah dikelola dan tentu saja menguntungkan.

Klik banner di atas dan dapatkan akses gratis uji coba pembukuan keuangan bengkel motor sekarang juga!