Nota kosong bukanlah hal yang asing kita dengar bahkan mungkin beberapa orang dari kita sudah sangat familiar dengan benda ini. Nota ini sering dijadikan barang bukti transaksi. Pihak yang melakukan transaksi juga sangat beragam, mulai dari pedagang hingga kantoran.
Tapi mungkin juga ada beberapa orang yang belum mengenal apa itu nota kosong dan belum tahu fungsinya. Jadi, di sini akan dibahas tuntas tentang pengertian, cara membuat, dan contohnya.
Contoh Nota Kosong (sumber: pinterest.com)
Menurut sejarah, nota kosong pertama kali ditemukan oleh Lucio Paciolo pada tahun 1949. Lucio Paciolo adalah seorang ilmuwan yang menemukan rumus catatan keuangan serta berhasil melakukan pembukuan keuangan dengan model berpasangan. Dari zaman ke zaman, pengertian nota kosong semakin beragam.
Nota kosong adalah dokumen fisik yang dipakai untuk mencatat transaksi. Orang-orang yang bekerja di ranah digital memakasi nota dalam bentuk soft copy. Nota yang masih kosong bisa disebut juga dengan kwitansi, bon atau struk. Apapun pengertiannya tidak akan mengubah fungsinya karena pada intinya semua hampir sama.
Nota kosong dijual di berbagai tempat, terutama di etalase toko percetakan, marketplace atau alat tulis perkantoran. Harganya cukup terjangkau, bahkan bisa mendapatkan harga miring jika membeli dalam jumlah yang cukup banyak.
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, salah satu fungsi dari nota kosong adalah sebagai alat bukti transaksi atau mencatat transaksi. Ada tiga macam transaksi yang biasanya ditulis oleh pedagang atau pengusaha.
Transaksi jual-beli memang sangat beresiko jika tidak teliti, maka nota sangat berperan banget untuk menghindari hal-hal yang tidak dinginkan saat proses jual-beli atau sesudahnya.
Untuk pedagang atau perusahaan yang tak jarang membeli sesuatu produk tapi produknya belum sampai ke tangan si pedagang atau perusahaan maka kwitansi kosong ini sangat membantu pencatatannya.
Nah ini kebalikannya yang diatas, selain mencatat in and out produk yang ada di storage, mencatatnya di nota juga bisa sangat membantu agar tidak kedoublean dan make sure kalau barang tersebut jumlahnya tepat antara di storage dan dicatatan.
Selain tiga fungsi di atas, kwitansi kosong bisa digunakan sebagai kertas yang mencatat keuangan, dan selisih transaksi. Jika ditarik garis merah dari semua fungsi nota, maka bisa diartikan sebagai pengingat transaksi. Seandainya anda melakukan transaksi yang menurut anda penting. Tentu benda yang anda sangat butuhkan adalah nota, sehingga anda tahu kapan transaksi itu terjadi dan seperti apa transaksi itu.
Baca Juga : Contoh Laporan Kas Excel Bikin Laporan Keuangan Cuma 5 Menit
Ilustrasi Akuntan Membuat Nota Kosong (Sumber: Freepik.com)
Pada umunya, komponen nota terdiri dari belasan kolom kosong yang menjulur secara vertikal. Jumlah kolomnya juga bisa menyesuaikan secara horizontal guna memperdayakan space.
Di bawah ini adalah komponen penyusun nota kosong :
Di bagian atas nota kosong selalu dimulai dengan data nomer dan kapan transaksi dimulai, sehingga memudahkan kita untuk mengetahui dengan cepat waktu dan tanggal transaksi.
Kolom pertama dan baris pertama dari nota kosong biasanya bertuliskan jumlah atau kuantiti dari suatu barang. Sehingga bisa diketahui berapa jumlah barang yang dipesan, belum dikirim dan barang stok.
Kolom disebelah jumlah barang bisa diisi dengan nama barang yang ditransaksikan.
Setelah kolom jumlah barang dan nama barang, ada juga kolom yang dimana biasa diisi dengan harga dan grand total keseluruhan transaksi.
Kolom terakhir berisikan tanda tangan dari si penerima. Kolom ini sangat penting karena jika kita lupa meminta tanda tangan si penerima dan tiba-tiba ada kesalahan dalam jumlah atau barang yang dipesan, kita bisa komplain ke toko tersebut.
Setelah kita memahami isi dari nota kosong, kita sudah punya gambaran tentang elemen-elemen apa saja yang harus ada terdapat di nota kosong. Selain membelinya di marketplace atau toko perkantoran, kita bisa loh membuat nota kosong sendiri. Nah berikut panduannya!!
Membuat kolom ini bisa dilakukan di sebuah buku polos atau bergaris
Buat space yang agak melebar kesamping tapi agak menyempit kebawah
Biasanya kolom pertama bertuliskan No, lalu kolom kedua bertuliskan tanggal dan waktu transaksi, kolom ketiga bertuliskan nama atau jenis barang, kolom keempat bertuliskan quantiti, kolom kelima bertuliskan harga. Sedangkan dibagian akhir dan bawah dari nota ditutup dengan tanda tangan atau stempel toko atau perkantoran.
Selain cara manual, kalian juga bisa membuat nota kosong menggunakan Microsoft Excel di komputer kalian. Cukup mudah dan menghemat waktu jika kalian membuat nota kosong di Microsof Excel.
Ilustrasi Akuntan Melakukan Rekap Nota (Sumber: Freepik.com)
Jika dilihat sekilas pada nota tidak terdapat perbedaan yang mencolok. Perbedaan yang bisa dilihat hanya pada nama toko atau logo yang tertera di nota tersebut.
Namun sebenarnya nota memiliki tiga jenis. Apa saja?
Nota Kontan, adalah nota yang dilakukan pada transaksi pembelian tunai. Nota ini mudah ditemukan, karena sebagian besar toko menggunakan nota jenis ini.
Biasanya nota ini dibuat dengan dua salinan, satu untuk penjual atau pemilik toko dan yang lainnya untuk pembeli. Ini juga bertujuan agar kita sebagai pembeli memiliki salinan nota yang dapat berguna jika terjadinya kesalahan.
Nota Kredit, adalah nota yang dibuat pada transaksi penerimaan barang yang telah dijual dengan kredit pada pihak-pihak yang bersangkutan.
Barang tersebut adalah item yang tidak memenuhi pesanan sehingga dikembalikan. Pemilik penjual atau toko pasti akan menyesuaikan item tetapi juga cocok untuk perjanjian penjual atau pemilik toko.
Nota Debit, adalah nota yang dibuat pada transaksi pengembalian barang yang telah dibeli berdasarkan kredit. Atau juga pengurangan harga faktur karena item tersebut mengalami penurunan kualitas atau kerusakan.
Kemudian pemilik toko akan menunggu respons dari produsen barang itu untuk ditindak lanjuti. Ketika dia telah menerima tanggapan, ia dapat mencatat penyesuaian arsip dokumen toko.
Dengan mengetahui beberapa tentang nota disini Anda bisa menerapkannya untuk menjadi tanda terima usaha Anda. Tapi, jika Anda ingin yang lebih praktis, Anda bisa menggunakan aplikasi beepos untuk membuat nota secara otomatis.
Di era digital saat ini, pelanggan ingin yang serba cepat, praktis, dan mudah. Karena itu, soal pencatatan transaksi, usaha Anda juga butuh meningkatkan sistem pencatatan nota yang lebih modern dan otomatis. Untungnya, sekarang sudah ada BEEPOS. Mau cek stok barang? Check! Mau bikin nota pembelian atau nota penjualan? Bisa banget!
Menangani retur barang juga gampang dan cepat, karena Anda tinggal masukkan nomornya, dan selesai! Apalagi, BEEPOS dapat berfungsi sebagai aplikasi nota pembelian, sekaligus aplikasi kasir. Nikmati kemudahan BEEPOS sekarang, yuk! Jangan salah pilih software akuntansi, yaa.. coba dulu di sini.
