Cara membuat laporan penjualan mudah dan cepat beserta contohnya. Laporan penjualan merupakan alat serbaguna yang dapat menjadi dasar yang tepat untuk interpretasi data penjualan, yang kemudian dianalisis untuk jadi pertimbangan pengambilan keputusan bisnis.
Macam guna laporan penjualan ini memiliki banyak tujuan, mulai dari melacak performa penjualan sehingga bisa ditingkatkan hingga untuk lebih memahami data penjualan dan tingkat laba pada bisnis.
Dalam artikel ini, Anda akan melihat cara membuat laporan penjualan mudah dan cepat, untuk kemudian memutuskan hal apa saja yang terkandung dalam laporan penjualan dan contoh laporan penjualan sederhana.
Laporan penjualan adalah sebuah dokumen yang menggambarkan berapa banyak penjualan yang dibuat oleh perusahaan setiap harinya. Laporan penjualan dapat digunakan untuk melacak ketercapaian key performance indicators (KPI), yang digunakan untuk mengukur progress kerja setiap perwakilan penjualan di perusahaan itu.
Data dari laporan keuangan juga berguna bagi seluruh staff penjualan, mulai dari perwakilan penjualan hingga pimpinan perusahaan untuk mengenali trend di pasar, sehingga menjadi sumber informasi yang kaya bagi pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Perusahaan perlu menyusun laporan keuangan dalam beberapa satuan waktu. Dalam penyusunannya, dibutuhkan beberapa laporan, antara lain adalah laporan penjualan. Karena laporan keuangan sangat penting bagi proses bisnis Anda, maka pembuatan laporan penjualan harian yang presisi merupakan hal yang esensial.
Setiap laporan keuangan memiliki tujuan masing-masing, mulai dari pengumpulan data penjualan yang dilakukan oleh seorang perwakilan penjualan Anda atau seluruh timnya, hingga sumber data umum atau data untuk proses laba tertentu. Berikut ini adalah beberapa jenis laporan penjualan:
Contoh Laporan Penjualan Harian Beecloud (Credit: bee.id)
Laporan penjualan harian adalah laporan yang mencatat aktivitas penjualan setiap hari, baik dari individu sales, satu lokasi bisnis, maupun tim sales secara keseluruhan. Data dalam laporan ini terbagi menjadi dua metrik utama:
Laporan ini sangat berguna dalam industri retail untuk memantau tren pembelian konsumen secara harian dan per jam.
Laporan ini mencakup metrik proses dan metrik hasil, dimana pembuatan laporan ini dibuat selama satu minggu sekali. Dengan laporan ini, manajer dapat mengevaluasi performa tim penjualan dari waktu ke waktu dan memberikan umpan balik secara cepat.
Laporan mingguan juga sering digunakan dalam pertemuan tim sales sebagai dasar pembuatan strategi. Dalam bisnis retail, laporan ini sangat penting untuk melihat kinerja penjualan di berbagai cabang.
Laporan ini memberikan gambaran lebih luas tentang perkembangan penjualan dalam satu bulan. Data dalam laporan bulanan membantu manajemen dalam membuat strategi bisnis, termasuk evaluasi efektivitas metode penjualan yang digunakan.
Bagi bisnis yang berorientasi pada konsumen maupun B2B (business-to-business), periode satu bulan cukup untuk melihat pola pembelian pelanggan dan tren pasar. Laporan ini juga berguna dalam perhitungan laba dan efektivitas penjualan.
Laporan tahunan adalah dokumen yang mencakup data penjualan selama satu tahun penuh dan menjadi dasar dalam analisis tren pasar serta perencanaan strategi jangka panjang. Data dari laporan ini sering digunakan dalam penyusunan laporan keuangan, pembayaran pajak, dan perencanaan anggaran perusahaan.
Selain itu, perusahaan juga dapat membuat laporan kuartalan untuk memantau kinerja dalam periode tiga bulan sebagai bagian dari laporan tahunan. Dengan keempat jenis laporan ini, bisnis dapat lebih mudah melacak perkembangan penjualan dan membuat strategi yang lebih efektif.
BACA JUGA: Cara Membuat Tabel Pembukuan Keuangan Sederhana
Anda perlu tahu bahwa laporan penjualan memiliki peranan yang cukup penting dalam pengambilan keputusan bisnis, yakni keputusan untuk pemasaran, penentuan harga, dan metode penjualan. Dalam penyusunannya, Anda tidak boleh melakukan kesalahan, dan harus benar-benar akurat.
Pada umumnya, laporan penjualan berisikan informasi periode penjualan, harga jual barang, jumlah barang yang terjual, total penjualan masing-masing barang dan total penjualan keseluruhan.
Dari hasil laporan tersebut juga dapat mendorong produktivitas, peningkatan kualitas dan volume, serta peningkatan hasil produksi. Dengan demikian, laporan ini dapat digunakan untuk bahan evaluasi apakah penjualan dalam satu periode tertentu mengalami peningkatan atau penurunan.
Laporan penjualan akan menunjukkan histori transaksi yang terjadi dalam bisnis. Kondisi untung atau rugi pada bisnis akan tergambarkan secara jelas di laporan ini. Di sisi lain, laporan ini dapat membantu Anda dalam menentukan strategi bisnis.
Misal Anda ingin meningkatkan laba bisnis, maka dengan laporan ini Anda dapat menyusun strategi penjualan yang tepat, baik itu terkait pemilihan produk berdasarkan minat konsumen, atau optimasi media promosi yang terbukti menghasilkan konversi tinggi.
Laporan penjualan juga berisikan informasi-informasi penting mengenai kondisi bisnis, apakah sedang mengalami perubahan, baik adanya peningkatan maupun penurunan. Jika terjadi perubahan dalam kinerja penjualan, pihak manajemen atau pimpinan perusahaan dapat merespons dengan cepat dan tepat untuk menentukan solusinya.
Perusahaan akan lebih mudah dalam melakukan evaluasi atas strategi yang sudah dijalankan sebelumnya, sehingga penentuan strategi bisnis ke depannya akan lebih baik, berdasarkan analisis terhadap laba dan rugi perusahaan.
Anda dapat mengetahui bagaimana tingkat transaksi yang terjadi di perusahaan Anda melalui analisis data penjualan atau sales report. Penentuan target penjualan akan semakin mudah dengan mengacu pada informasi ini tsb.
Hal ini sekaligus akan memudahkan dalam memaksimalkan kinerja dan produktivitas seluruh pihak yang terlibat dalam perusahaan. Dengan informasi yang akurat, maka manajemen dapat menentukan job description secara lebih rinci dan detail untuk masing-masing tim.
Anda harus memiliki sumber informasi sebagai referensi Anda dalam mengambil keputusan bisnis yang tepat. Laporan ini juga dibuat untuk memudahkan proses pengambilan keputusan, dimana laporan ini merupakan sumber informasi yang memberikan wawasan bagi pemilik perusahaan untuk menentukan keputusan bisnis.
Oleh karena itu, dengan laporan ini Anda sebagai pemilik bisnis dapat menentukan apa saja yang bisa diupayakan untuk meningkatkan angka penjualan, sekaligus mengubah beberapa strategi yang kurang efektif pada penjualan.
Dengan data penjualan yang dicatat secara teratur dan akurat dalam waktu tertentu, Anda bisa menunjukkan kredibilitas perusahaan kepada investor, mitra bisnis, dan pelanggan. Laporan penjualan yang transparan dan konsisten mencerminkan manajemen yang profesional.
Hingga seberapa baik keuangan perusahaan dikelola untuk meningkatkan kepercayaan pihak eksternal terhadap bisnis Anda. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam memperoleh pendanaan dengan baik, menjalin kemitraan strategis, serta menarik lebih banyak pelanggan.
Pihak manajemen perusahaan dapat membuat inovasi untuk mengembangkan bisnis, terutama dalam hal pemasaran produk bagi perusahaan. Laporan juga memberikan manfaat untuk melihat prospek perusahaan berdasarkan penurunan atau peningkatan penjualan produk.
Adanya laporan ini memungkingkan adanya peluang bagi perusahaan untuk selalu terbuka dan terinspirasi untuk menghasilkan terobosan atau pembaharuan strategi bisnis.
Pembukuan Single Entry Dan Double Entry (Credit: bee.id)
Dalam akuntansi, ada dua metode pencatatan yang bisa digunakan, yakni pencatatan penjualan dengan metode single entry dan double entry, begini contoh dan cara pencatatannya:
Metode single entry adalah sistem pencatatan sederhana yang hanya mencatat satu sisi transaksi, biasanya hanya kas masuk atau keluar. Metode ini sering digunakan oleh usaha kecil yang tidak memerlukan pencatatan akuntansi yang kompleks.
Contoh pencatatan dengan metode single entry untuk penjualan tunai: Jika sebuah toko menjual produk senilai Rp 1.000.000, maka pencatatannya hanya mencatat pemasukan kas, tanpa mencatat dampaknya pada akun lain seperti persediaan atau piutang.
Contoh pencatatan: Kas masuk: Rp 1.000.000
Metode ini kurang akurat dibandingkan double entry, karena tidak mencerminkan keseluruhan dampak transaksi terhadap keuangan perusahaan.
Metode double entry adalah sistem pencatatan yang lebih lengkap karena setiap transaksi dicatat dalam dua sisi, yaitu debit dan kredit, untuk menjaga keseimbangan laporan keuangan.
Perusahaan dapat menjual barang secara tunai maupun kredit. Penjualan tunai biasanya dimasukkan ke mesin kasir dan dicatat dalam akun-akun.
Sebagai contoh, diasumsikan bahwa pada tanggal 15 Agustus 2018, PT. Dirgantara Agung menjual barang seharga Rp 4.600.000. Transaksi penjualan ini dapat dicatat sebagai berikut:
Perusahaan dapat menjual barang secara kredit. Perwakilan penjualan mencatat penjualan sebagai debit pada Piutang Usaha atau Piutang Dagang dan kredit pada Penjualan.
Contohnya, untuk penjualan secara kredit senilai Rp 440.000 dan harga pokok penjualan adalah Rp 260.000 untuk PT Go Berkah adalah sebagai berikut:
BACA JUGA: Sistem Pembukuan Keuangan Single Entry dan Double Entry
Nah, berikut panduan tahapan cara membuat laporan penjualan secara manual:
Langkah pertama adalah mempertimbangkan tujuan dari pembuatan laporan penjualan ini. Pertimbangkan siapa yang akan membaca dan memahami laporan penjualan sebelum membuat laporan penjualan.
Jika untuk memantau performa harian tim sales, Anda bisa menggunakan laporan penjualan harian. Anda bisa menggunakan laporan penjualan harian, kemudian bagikan laporan keuangan bulanan dengan manajemen atau hasil analisis target tim penjualan dengan tim.
Karena Anda ingin menyiapkan laporan penjualan yang akurat, Anda perlu mengumpulkan seluruh bukti transaksi untuk kemudian dikompilasi dan dianalisis seluruh laporan penjualan tersebut oleh alat yang Anda pilih.
Oleh karena itu, Anda harus menyimpan dan mendokumentasikan setiap bukti transaksi dengan rapi, baik dalam bentuk fisik maupun digital, agar Anda bisa membuat laporan penjualan atau laporan keuangan yang lebih baik
Dengan dimulainya laporan penjualan Anda dengan rangkuman penjualan memungkinkan Anda untuk mendapatkan informasi yang paling penting terkait penjualan bisnis Anda. Untuk memastikan keberhasilan bisnis Anda, Anda dapat melihat kembali penjualan bisnis Anda dari laporan bulanan, kuartal, atau tahunan.
Anda perlu untuk merinci angka penjualan. Perincian yang ideal cukup variatif, yang terpenting Anda merinci metrik proses dan metrik hasil yang berkaitan dengan total penjualan sesuai periode yang dianalisis.
Tidak hanya itu saja, Anda juga perlu mengelompokkan data penjualan sesuai dengan kategori produk, wilayah, atau metode penjualan. Contohnya, pada perusahaan ritel, hasil penjualan bisa dikelompokkan berdasarkan produk terlaris, cabang dengan performa terbaik, atau tren penjualan dalam periode tertentu.
Angka penjualan yang dibuat terperinci per pelanggan dapat dijadikan informasi untuk memprediksi perilaku pelanggan dan tren di pasar untuk dijadikan strategi pemasaran dan penjualan.
Laporan penjualan yang baik menyediakan data mendetail tentang pelanggan serta prospek yang berpotensi menghasilkan penjualan lebih besar, yang digunakan untuk menentukan strategi bisnis ke depan. Seperti menganalisis pola pembelian, produk yang terjual dan paling diminati, serta frekuensi transaksi penjualan yang terjadi.
Selanjutnya adalah menjelaskan hasil penjualan Anda, seperti yang berkaitan dengan jumlah produk yang terjual, total pendapatan yang diperoleh, serta perbandingan dengan target penjualan yang telah ditetapkan.
Data ini kemudian Anda bisa manfaatkan untuk mengevaluasi efektivitas strategi pemasaran dan kinerja tim penjualan. Data ini juga bisa digunakan sebagai penentuan strategi yang akan digunakan di masa depan.
Dengan strategi yang tepat sasaran, Anda dapat meningkatkan profitabilitas bisnis, mengoptimalkan stok barang, serta memperkuat loyalitas pelanggan. Selain itu, analisis hasil penjualan juga membantu mengidentifikasi peluang pertumbuhan dan memperbaiki area yang kurang efektif dalam proses penjualan.
Untuk laporan ini, Anda juga bisa menggunakan aplikasi pembukuan keuangan Beecloud, dengan cara ini Anda tidak perlu membuat laporan secara manual lagi, karena semua pencatatan akan dilakukan secara otomatis dan tersusun rapi dalam sistem.
Selain itu, Anda bisa dengan mudah memantau data penjualan kapan saja dan di mana saja. Pengen coba-coba dulu? Untuk mencoba Beecloud, Anda bisa klik banner di bawah ini!
Dengan memahami uraian di atas, Anda akhirnya mengetahui kaitan antara laporan penjualan dengan produktivitas bisnis Anda. Laporan penjualan memiliki banyak manfaat untuk bisnis Anda. Jika penyusunan laporan ini tepat, strategi bisnis yang akan Anda ambil akan berdampak pada peningkatan produktivitas bisnis Anda.
Cara membuat laporan penjualan dengan mudah dan cepat adalah dengan menggunakan aplikasi pembukuan keuangan Beecloud . Laporan penjualan tinggal satu klik dan lengkap. Untuk Anda yang punya banyak cabang juga tidak perlu lagi bolak-balik cek data karena data otomatis tersinkron dalam satu tempat.
