Sebagai Pebisnis skala besar maupun kecil jangan pernah menyepelekan pencatatan transaksi terutama catatan transaksi penjualan. Semua informasi mengenai transaksi penjualan selanjutnya akan dicatat dalam laporan penjualan atau sales report. Dengan adanya laporan tersebut, akan semakin memudahkan dalam mengatur manajemen bisnis serta mengambil keputusan dalam pemasaran, harga, dan metode penjualan.
Laporan penjualan adalah segala informasi tentang penjualan yang tersusun rapi baik transaksi penjualan per pelanggan maupun perinciannya untuk selanjutnya dianalisis. Pada umumnya laporan ini berisi informasi periode penjualan, harga jual barang, jumlah barang yang terjual, total penjualan masing-masing barang dan total penjualan keseluruhan.
Laporan tersebut digunakan sebagai bahan evaluasi apakah penjualan dalam satu periode tertentu mengalami peningkatan atau penurunan. Dengan menganalisis rekapan penjualan, perusahaan dapat mengetahui tren penjualan, produk yang paling laris, serta pelanggan yang paling sering melakukan pembelian.
Selain itu, sales report juga membantu dalam menentukan strategi pemasaran yang lebih efektif, mengoptimalkan stok barang, dan mengidentifikasi potensi masalah seperti penurunan permintaan atau adanya produk yang kurang diminati. Dengan demikian, rekapan penjualan menjadi alat penting bagi manajemen dalam mengambil keputusan bisnis yang lebih tepat dan strategis.
BACA JUGA: Tahapan Proses Pengambilan Keputusan yang Perlu Diperhatikan
Jika perusahaan dapat membuat laporan yang terperinci, akurat dan mudah dibaca, data yang disajikan dapat sangat membantu perusahaan untuk membuat keputusan terkait dengan penjualan produk ke depan.
Catatan penjualan harian bisa memantau naik turunnya penjualan secara akurat. Namun penjualan harian tidak bisa secara langsung menunjukkan kondisi perusahaan. Adanya laporan laporan keuangan dapat memberikan informasi keuntungan atau kerugian yang diperoleh bisnis dalam periode tertentu.
Lewat laporan ini juga kita bisa melihat apakah bisnis yang dijalankan mengalami kemajuan, stagnan atau bahkan kemunduran. Dengan mengetahui keadaan bisnis secara akurat maka akan mudah menentukan strategi dalam meningkatkan penjualan.
Rangkuman dan data bisa menentukan arah ke depan, terutama untuk pengambilan keputusan. Dengan penjualan yang dicatat dengan rapi, tim penjualan bisa melihat mana produk yang paling laris hingga mana produk yang kurang laris.
Dan dari data inilah tim penjualan bisa mengevaluasi strategi pemasaran mereka, pengambilan keputusan juga bisa dilakukan dengan lebih akurat karena bersumber dari data yang tepat dan jelas.
Selain itu, rekapan penjualan juga menyajikan data nyata yang menyatakan apakah perusahaan dalam kondisi yang sedang baik atau tidak. Jadi kebiasaan pelanggan bisa dibaca dengan lebih jelas untuk meningkatkan proses pemasaran produk.
Selain itu, pembuatan laporan penjualan juga Anda bisa dimanfaatkan menjadi bentuk pertanggungjawaban terhadap pihak terkait seperti konsumen dan investor. Maka dari itu laporan keuangan ini harus dibuat seakurat mungkin. Sehingga pemilik saham atau dewan direksi dan konsumen dapat percaya terhadap bisnis yang sedang dijalankan.
Selanjutnya, dengan laporan dan rekapan penjualan yang akurat, Anda dapat memanfaatkannya menjadi acuan dalam membuat anggaran. Ini berarti jumlah anggaran untuk pembelian keperluan mendatang berdasarkan pada biaya terkini. Misalnya, dari laporan bulan lalu, kamu bisa memperkirakan harga atau pembelian stok barang baru.
Tidak hanya untuk mengamati penjualan saja, rekapan penjualan juga penting untuk memantau uang yang masuk dan keluar dapat terkendali dengan memperhitungkan jumlah penjualan. Untuk memudahkan dalam menyusun laporan, tentu Anda harus punya bukti transaksi lengkap. Misalnya, nota pembelian barang, nota layanan antar, dan bukti transfer dari konsumen.
Oleh karena itu, pembuatan laporan ini tidak bisa dilewatkan begitu saja oleh para pengusaha, khususnya yang bergerak di bidang perdagangan. Penjualan yang terpantau akan memudahkan tim penjualan dan manajemen dalam menentukan strategi yang paling baik dan yang tepat untuk meningkatkan keuntungan mereka.
Ada beberapa komponen penting sebelum membuat laporan penjualan, minimal ada dua poin penting yaitu hasil penjualan dan biaya yang dikeluarkan. Biaya yang dikeluarkan harus dikontrol jika ada kemungkinan kenaikan biaya maka harga penjualan juga perlu dinaikkan.
Rekap penjualan mengikuti besar-kecilnya bisnis. Semakin besar bisnis, semakin banyak komponen yang harus dicantumkan dalam laporan seperti analisis penjualan, penentuan harga dan pemasaran produk.
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah penawaran terkait harga, pemesanan, pencatatan, hingga pengiriman barang. Jangan lupa untuk mencatat retur barang yang sudah dikembalikan. Setelah itu selesai, Anda perlu mencatat pula mengenai penagihan pembayaran dan penerimaan pembayaran.
Contoh format tabel penjualan produk (Credit: bee.id)
Secara umum, isi dari laporan penjualan adalah sebagai berikut:
Berisi tentang periode laporan (penjualan harian, mingguan, bulanan atau tahunan, nama bisnis, lokasi cabang (jika ada), dan identitas penyusun laporan. Bagian ini digunakan untuk memberikan gambaran dasar tentang ruang lingkup laporan serta memastikan bahwa laporan dapat ditelusuri kembali jika diperlukan untuk audit atau evaluasi lebih lanjut.
Memuat informasi mengenai produk yang terjual, seperti nama produk, kode SKU, jumlah barang terjual, harga jual per unit, serta diskon atau promo yang diberikan. Bagian ini membantu dalam mengetahui produk mana yang paling laris dan yang kurang diminati, sehingga perusahaan dapat menyusun strategi penjualan dan pengelolaan stok yang lebih baik.
Berisi detail tentang pelanggan yang melakukan pembelian, termasuk nama pelanggan (jika tercatat), jumlah transaksi yang dilakukan, total nilai pembelian, serta metode pembayaran yang digunakan. Data ini bermanfaat dalam mengidentifikasi pelanggan setia, memahami pola pembelian, serta menyusun strategi pemasaran yang lebih efektif, seperti program loyalitas atau penawaran khusus.
Merangkum total transaksi yang terjadi dalam periode laporan, termasuk jumlah unit barang yang terjual, total pendapatan kotor, jumlah potongan harga, dan pendapatan bersih setelah dikurangi diskon atau biaya lainnya. Bagian ini memberikan gambaran keseluruhan mengenai performa penjualan dalam satu periode serta membantu dalam mengevaluasi kesehatan keuangan bisnis.
Memuat informasi tentang tren penjualan, produk dengan performa terbaik dan terendah, kontribusi masing-masing kategori produk terhadap total penjualan, serta sumber utama penjualan, apakah berasal dari toko fisik, online, atau kanal distribusi lainnya. Evaluasi ini penting untuk memahami pola penjualan dan mengidentifikasi peluang pertumbuhan atau perbaikan dalam strategi bisnis.
Berisi faktor-faktor yang mempengaruhi hasil penjualan, seperti tren musiman, perubahan harga, atau kondisi pasar. Selain itu, bagian ini juga mencantumkan rekomendasi strategi untuk meningkatkan penjualan di periode berikutnya, misalnya dengan menambah stok produk yang laris, menawarkan promo khusus, atau meningkatkan strategi pemasaran.
BACA JUGA: 9 Strategi Pemasaran Online Paling Jitu Tibgkatkan Keutungan
Jika perusahaan dapat membuat laporan dengan rinci, akurat, cepat dan mudah dibaca maka data yang disajikan akan lebih transparan. Data tersebut akan sangat membantu dalam menyusun setiap jenis laporan keuangan dan memudahkan untuk membuat keputusan terkait penjualan produk.
Berikut adalah urutan dalam pembuatan laporan penjualan yang Anda bisa dipraktekkan untuk bisnis Anda!
Pastikan jika uang pribadi dan uang hasil penjualan disimpan secara terpisah. Pemisahan ini dilakukan agar laporan yang akan dibuat sesuai dengan transaksi yang dilakukan. Cara ini juga dapat digunakan untuk mengetahui secara pasti bisnis mengalami keuntungan atau kerugian.
Bukti transaksi meliputi bukti pembelian dan penjualan kemudian dikelompokkan berdasarkan tanggal terjadinya transaksi. Urutkan dari tanggal yang paling lama hingga tanggal terbaru.
Setelah mempersiapkan data-datanya, Anda bisa mengisi sesuai template catatan penjualan perusahaan. Agar lebih afdhal alangkah lebih baik juga membuat laporan neraca atau arus kas.
Jika Anda merasa untuk membuat laporan keuangan secara manual merepotkan atau berpeluang kesalahan (human error) Anda bisa memanfaatkan aplikasi pembukuan keuangan Beecloud, salah satu rekomendasi aplikasi rekap penjualan yang memudahkan Anda dalam mengelola dan membuat laporan yang terperinci dan akurat.
Coba gratis dengan klik gambar di bawah ini!
Laporan penjualan memiliki beberapa jenis berdasarkan fungsi dan kegunaannya, berikut jenis dan contoh laporannya:
Laporan ini mencatat semua transaksi penjualan yang terjadi dalam satu hari. Biasanya digunakan untuk memantau aktivitas penjualan harian, mengontrol arus kas, dan mengevaluasi kinerja toko atau sales dalam periode singkat.
Kemudian untuk rekapan penjualan mingguan adalah laporan yang digunakan untuk menyajikan ringkasan transaksi penjualan selama satu minggu. Dengan laporan ini, bisnis dapat melihat tren penjualan dalam periode yang lebih panjang dibandingkan harian serta mengidentifikasi pola peningkatan atau penurunan penjualan mingguan.
Seperti namanya, pembuatan laporan ini merangkum total transaksi penjualan dalam satu bulan. Biasanya digunakan oleh manajemen untuk mengevaluasi pencapaian target, mengidentifikasi produk yang paling laris, serta menyusun strategi pemasaran dan stok untuk bulan berikutnya.
Contoh Rekapan Penjualan Bulanan Online Shop (credit: bee.id)
Selanjutnya adalah rekapan penjualan untuk satu tahun, rekapan penjualan untuk satu tahun ini sangat penting bagi perusahaan untuk menganalisis pertumbuhan bisnis dari tahun ke tahun, menentukan strategi jangka panjang, serta mengevaluasi keberhasilan kampanye pemasaran dan inovasi produk.
Jika perusahaan ingin mendapatkan informasi secara jelas dan lebih detail, perusahaan bisa membuat laporan penjualan yang didasarkan dari penjualan per produk atau jasanya. Dimana, Laporan ini menampilkan total penjualan berdasarkan setiap produk yang dijual.
Dengan laporan ini, perusahaan dapat mengetahui produk mana yang paling diminati pelanggan dan mana yang kurang laku, sehingga dapat menyesuaikan strategi produksi, pemasaran, atau stok barang.
Contoh Rekapan Penjualan Per Produk (Credit: bee.id)
Jika usaha Anda menggunakan sales sebagai tim penjualan dan Anda ingin memantau bagaimana kinerja dari masing-masing tim penjualan Anda, Anda bisa membuat rekapan penjualan per sales.
Laporan ini digunakan untuk menilai kinerja masing-masing tenaga penjual (sales). Dengan laporan ini, perusahaan dapat mengukur efektivitas tim sales, memberikan insentif kepada yang berprestasi, serta mengevaluasi strategi penjualan individu.
Contoh Rekapan Penjualan Per Sales (credit: bee.id)
Terakhir ada rekapan penjualan per faktur, laporan ini mencatat transaksi berdasarkan nomor faktur yang diterbitkan. Laporan ini membantu dalam mengelola administrasi keuangan, melacak pembayaran pelanggan, serta memastikan semua transaksi terdokumentasi dengan baik untuk keperluan audit atau pembukuan.
Contoh Rekapan Penjualan per Faktur (Credit: bee.id)
Singkatnya, laporan penjualan merupakan instrumen yang akan memberikan gambaran tentang kinerja penjualan dalam suatu periode, membantu evaluasi tren bisnis, serta mendukung pengambilan keputusan strategis berdasarkan data yang akurat.
