Kartu stok barang adalah sebuah kartu yang mencantumkan informasi mengenai keluar dan masuknya barang dari sebuah usaha yang juga disebut dengan Bin card. Selain itu, kartu stok barang juga sering dijadikan sebagai salah satu media untuk melacak inventaris dari setiap kegiatan operasional.
Mulai dari penjualan, pembelian, dan masih banyak lagi lainnya. Yuk, simak penjelasan lengkapnya pada artikel di bawah ini
Sebelum membahas tentang cara membuat kartu stok barang, alangkah lebih baik untuk mengenal terlebih dahulu apa itu kartu stok barang?
Jika diartikan kartu stok barang adalah beberapa kumpulan dari catatan pembukuan memuat tentang informasi transaksi yang terjadi selama operasional perusahaan dalam satu periode. Meskipun disebut dengan istilah kartu, nyata kartu stock barang ini memiliki beberapa jenis, yakni kertas biasa atau elektronik.
Dari kartu stok barang ini juga perusahaan akan mengetahui bagaimana perputaran stok barang dan sisa saldo yang ada di perusahaan. Hal ini secara tidak langsung menegaskan kartu stock barang memiliki peran yang cukup besar untuk membantu pebisnis dalam mengontrol usaha mereka.
Seperti memantau jumlah stok apakah yang ada di data sesuai dengan realitas yang ada, baru kemudian dilakukan audit internal untuk tindakan pengecekan secara lebih lanjut dengan pihak manajemen. Guna mendapatkan hasil yang maksimal dan kontrol stok pun bisa dilakukan dengan efektif dan maksimal.
Selain untuk memantau stok barang, kartu stock barang juga bisa digunakan untuk menjaga dan memantau pola kebiasaan pasar, perputaran modal, menentukan harga pokok penjualan (HPP).
Juga pengelompokan barang ketika di gudang. Sehingga, memudahkan pihak bertugas untuk mere-stok produk yang memang sedang kehabisan atau menetapkan promo beberapa produk yang memang sudah lama menumpuk di gudang.
Untuk memudahkan proses inventaris barang biasanya perusahaan akan memberikan tanda khusus pada produk seperti code, warna atau nama. Sehingga, produk akan lebih mudah dikelola dan diatur bagaimana langkah terbaiknya.
Secara terperinci ada beberapa fungsi dan manfaat dari kartu stok barang untuk bisnis, berikut penjelasan lengkapnya:
Baca Juga: Tips Manajemen Gudang untuk Kontrol Stok Barang
Nah, informasi selanjutnya yang perlu diketahui sebelum membuat kartu stok barang adalah informasi apa saya yang harus dilampirkan dalam kartu stock Iki. Berikut diantaranya:
Cara Membuat Kartu Stok (Credit: Freepik.com)
Nah, berikut ini tutorial langkah-langkah cara membuat kartu stok barang, mudah dan lengkap:
Langkah paling awal dalam membuat kartu stock adalah mendesain terlebih dahulu bagaimana bentuk dari kartu stock. Format dan modelnya bisa Anda contoh pada pembahasan selanjutnya
Langkah kedua adalah pastikan jika Anda sudah memasukkan informasi wajib atau sekedar kolomnya saja pada kartu stock yang Anda desain. Sebab, dari informasi inilah kartu stock Anda akan berfungsi secara optimal sebagaimana mestinya.
Berikutnya adalah mencetak kartu stok barang yang sudah di desain. Adapun standar ukuran kartu stock barang bisa disesuaikan dengan kebutuhan. Sebaiknya tidak terlalu besar dan tidak terlalu kecil untuk kepentingan efisiensi, begitu pula dengan jumlahnya.
Jika sudah selesai mencetak langkah berikutnya untuk membuat dan menggunakan kartu stock sesuai fungsinya adalah dengan menempelkan kartu stock barang pada Item produk pada setiap transaksi yang berlangsung sesuai dengan jenis waktunya. Bisa per minggu, per bulan sampai per tahun.
Untuk memudahkan kerja dan efisiensi waktu dalam proses inventori atau yang lainnya, Anda perlu memisahkan dan mengklasifikasi kartu menjadi beberapa kelompok seperti formulir khusus pembelian, penjualan, retur barang dan lain sebagainya.
Tahapan selanjutnya yang harus dilakukan Anda dalam menggunakan dan membuat kartu stock adalah dengan mengisi informasi kartu sesuai dengan item barang, jenis transaksi dan waktunya.
Pada proses pengisiannya Anda juga perlu menambahkan di mana barang ini nanti akan disimpan, lalu diurutkan sesuai dengan abjad agar memudahkan proses selanjutnya.
Setelah proses pengisian data kartu stock selesai, langkah berikutnya adalah melaporkan pada pihak yang berwenang dalam memanajemen stok barang terkait informasi persediaan barang dan penjelasan mengenai maksud dari kode-kode dalam kartu stock yang Anda buat.
Hal ini perlu dikomunikasikan secara jelas agar nanti proses inventori bisa dikerjakan bersama juga bisa dievaluasi kerjanya. Mana yang perlu dipertahankan dan mana yang perlu dievaluasi.
Langkah terakhir adalah membuat neraca persediaan, neraca ini sebaiknya dibuat per kuartal sekali untuk menunjang kinerja yang efisien dan optimal.
Caranya terbilang cukup sederhana, Anda hanya perlu mencatat dan menghitung jumlah item barang yang masih ada digudang, lalu disesuaikan dengan data yang ada pada kartu stock. Jika didapati ada jumlah data yang tidak sesuai atau produk yang sudah kadaluarsa segera lakukan perbaikan lalu disesuaikan kembali kartu stock-nya.
Berikut ini contoh kartu stok barang yang bisa Anda contoh formatnya.
Contoh Kartu Stok Menggunakan Excel
Contoh Kartu Stok di Beecloud
Kedua contoh ini menunjukkan ada dua cara yang bisa dilakukan dalam manajemen kartu stock, bisa secara manual atau menggunakan software. Cara manual mungkin saja lebih hemat dan lebih bisa dipahami terutama bagi orang yang sangat awam dengan teknologi.
Sedangkan cara kedua lebih praktis dan lebih efisien karena sistem kerjanya lebih otomatis dan minum kesalahan. Selain itu, cara kedua ini juga bisa dipelajari dengan mudah meskipun awam dengan teknologi.
Semua kembali pada pilihan masing-masing. Ingin lebih efisien bisa menggunakan software akuntansi seperti Beecloud, namun jika tidak ingin menambah biaya pada pengelolaan kartu stock bisa menggunakan cara manual.
Sekian informasi tentang cara membuat kartu stock barang, pengertian, fungsi dan contohnya. Semoga bermanfaat dan sampai jumpa di artikel selanjutnya.
