Baik buruknya pengelolaan piutang dapat mempengaruhi kesehatan finansial sebuah usaha, dengan adanya kartu piutang perusahaan dapat memantau dan mengelola kewajiban pembayaran yang harus diterima dari pelanggan secara lebih terstruktur.
Kartu ini membantu perusahaan untuk mengetahui status pembayaran, mengidentifikasi piutang yang telah jatuh tempo, serta mencegah keterlambatan pembayaran yang bisa mengganggu arus kas.
Selain itu, dengan pencatatan yang rapi, perusahaan dapat melakukan tindak lanjut secara tepat waktu, menjaga hubungan baik dengan pelanggan, dan memastikan kelangsungan operasional bisnis tetap berjalan lancar.
Pencatatan piutang yang baik dapat memjaga kesehatan finansial bisnis (Credit: Freepik.com)
Sebelum membahas tentang cara membuat dan contohnya kita bahas terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan kartu piutang. Mengutip dari Modul Mengelola Kartu Piutang yang disusun oleh Nuswantara dan Suyono (2003) menjelaskan jika kartu piutang adalah catatan akuntansi berupa buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang usaha kepada masing-masing pelanggan.
Sedangkan pengertian piutang sendiri menurut Carl S. Warren, dkk (2017 adalah seluruh transaksi atau uang yang diklaim terhadap entitas lain, seperti perorangan, perusahaan, bahkan organisasi. Sederhananya, piutang adalah uang yang seharusnya diterima perusahaan dari pelanggan sebagai hasil penjualan barang atau jasa yang belum dibayar.
Baca Juga: 5 Perbedaan Hutang dan Piutang dalam Keuangan Bisnis
Dalam Pernyataan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) No. 9, piutang usaha ini meliputi seluruh piutang yang timbul karena adanya penjualan produk atau penyerahan jasa dalam rangka kegiatan usaha normal sebuah bisnis.
Dari sinilah kartu piutang berperan sebagai alat penting dalam mencatat dan memantau piutang usaha yang masih belum dilunasi oleh pelanggan. Dengan pengelolaan piutang melalui kartu ini perusahaan dapat mencatat setiap transaksi piutang dengan lebih rapi dan sistematis.
Berikut beberapa fungsi kartu piutang pada sebuah bisnis/ usaha:
Fungsi pertama kartu piutang adalah sebagai catatan lengkap setiap transaksi yang berhubungan dengan piutang, termasuk jumlah tagihan, tanggal transaksi, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Ini membantu bisnis memiliki data yang akurat untuk setiap pelanggan.
Dengan kartu ini, perusahaan dapat memantau status pembayaran dari masing-masing pelanggan. Informasi ini penting untuk memastikan bahwa pelanggan membayar sesuai jadwal dan untuk menghindari keterlambatan pembayaran.
Berikutnya, dengan adanya kartu ini, perusahaan dapat dibantu dalam memprediksi arus kas yang akan datang berdasarkan pembayaran piutang yang jatuh tempo. Dengan demikian, bisnis dapat mengatur keuangan lebih baik dan memastikan arus kas tetap stabil.
Dengan adanya kartu ini, bisnis dapat mengetahui dengan pasti pelanggan mana yang belum melunasi piutang dan seberapa lama keterlambatan pembayaran. Hal ini memudahkan tim keuangan dalam melakukan penagihan secara tepat waktu.
Selain fungsi di atas, kartu ini juga menyediakan data penting yang dibutuhkan dalam menyusun laporan keuangan, seperti neraca dan laporan laba rugi. Dengan adanya catatan piutang yang rapi, laporan keuangan bisa disusun dengan lebih akurat dan cepat.
Contoh Faktur penujualan, salah satu dokumen yang diperlukan dalam pencatatan piutang (Credit: Freepik.com)
Berikut beberapa dokumen pendukung yang digunakan untuk pencatatan piutang usaha:
Dokumen pertama yang menjadi pendukung untuk pencatatan piutang adalah faktur penjualan. Faktur penjualan adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual sebagai bukti penjualan barang atau jasa kepada pelanggan. Faktur ini berisi rincian transaksi, seperti jumlah barang, harga, total yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo.
Kemudian ada memo, memo adalah dokumen internal yang digunakan untuk memberikan catatan atau informasi terkait perubahan atau penyesuaian pada piutang. Misalnya, memo dapat digunakan untuk mencatat koreksi atau penyesuaian saldo piutang akibat kesalahan dalam pencatatan awal.
Selanjutnya ada nota kredit, yakni dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mengurangi jumlah piutang karena adanya retur barang atau penyesuaian lain yang disepakati dengan pelanggan. Nota kredit digunakan untuk memperbarui saldo piutang pada kartu ini dan menyesuaikan nilai total yang harus dibayar pelanggan.
Baca Juga: Nota Kredit adalah: Fungsi, Manfaat, Contoh
Dokumen berikutnya adalah bukti kas keluar atau BKM, yakni dokumen yang mencatat penerimaan kas dari pelanggan sebagai pembayaran atas piutang. BKM berfungsi sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan pembayaran, baik secara penuh maupun sebagian, dan mendukung pencatatan penurunan saldo piutang.
Jurnal penjualan adalah pencatatan akuntansi khusus yang digunakan untuk mencatat semua transaksi penjualan kredit. Dokumen ini mencatat rincian transaksi, termasuk tanggal, nama pelanggan, dan jumlah penjualan, yang nantinya digunakan sebagai referensi pencatatan piutang.
Berikutnya juga ada jurnal retur penjualan, jurnal ini biasanya digunakan untuk mencatat transaksi pengembalian barang yang telah dijual. Biasanya, retur ini terjadi karena ada masalah dengan produk atau layanan yang diberikan. Berkurangnya jumlah piutang akan disesuaikan dengan nilai retur yang dicatat dalam jurnal retur penjualan, sehingga saldo piutang dapat disesuaikan.
Selanjutnya ada jurnal penerimaan kas, yakni jurnal yang mencatat seluruh transaksi penerimaan kas, termasuk pembayaran dari pelanggan atas piutang. Jurnal ini digunakan untuk memperbarui kartu dengan mengurangi jumlah piutang sesuai dengan pembayaran yang diterima.
Terakhir adalah jurnal umum atau jurnal memorial, yakni jurnal yang mencatat transaksi piutang yang tidak dapat dicatat di jurnal khusus lainnya. Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi tertentu, seperti penyesuaian piutang atau koreksi saldo, yang perlu dicatat secara manual agar informasi piutang tetap akurat.
Format Kartu Piutang (Credit: Scribd.com)
Berikut penjelasan lengkapnya:
Berikut beberapa tahapan yang bisa Anda lakukan untuk membuat kartu piutang:
Tuliskan informasi dasar tentang pelanggan, seperti nama perusahaan (CV, PT), nomor rekening pelanggan, nama lengkap, dan alamat pelanggan. Hal ini penting untuk memastikan transaksi dicatat dengan benar dan mudah dilacak.
Tentukan judul yang jelas, seperti "Kartu Piutang Pelanggan." Sertakan juga nomor halaman atau lembar kartu, persyaratan pembayaran yang disepakati, serta tanggal jatuh tempo pembayaran piutang.
Pada setiap transaksi, tuliskan tanggal transaksi, keterangan transaksi (misalnya penjualan kredit, pembayaran, atau retur), nomor referensi transaksi (seperti faktur atau nota kredit), dan mutasi yang terjadi (debit untuk penambahan piutang, kredit untuk pembayaran).
Setelah setiap transaksi, hitung saldo piutang yang tersisa dengan menambahkan atau mengurangi jumlah sesuai dengan mutasi yang terjadi (debit atau kredit). Pembaruan saldo ini akan memberi gambaran akurat tentang jumlah piutang yang belum dibayar oleh pelanggan.
Sudah enggak jaman lagi buat kartu stok manual, Anda sekarang bisa mencatat dan membuat kartu piutang dengan lebih mudah, sistematis, otomatis dengan software akuntansi Beeaccounting.
Dengan Beeaccounting, semua transaksi piutang akan tercatat secara langsung dalam sistem, mengurangi risiko kesalahan manusia dan mempercepat proses pencatatan. Software ini memungkinkan Anda untuk mencatat nama pelanggan, nomor rekening, serta tanggal transaksi dan jatuh tempo secara otomatis. Klik banner di atas dan dapatkan gratis uji coba sekarang juga!
Berikut contoh kartu piutang dan transaksinya:
Dengan kartu piutang ini, Anda bisa melihat dengan jelas perkembangan piutang dari setiap transaksi yang terjadi, mulai dari penjualan kredit, pembayaran, hingga retur. Hal ini membantu perusahaan dalam memantau arus kas dan menjaga keakuratan data piutang pelanggan.*-*
