Untuk mencatat laporan keuangan usaha, dibutuhkan sebuah dokumen yang disebut buku besar. Di dalam buku tersebut akan berisikan data catatan cashflow pada rentang waktu tertentu. Ada pula istilah buku besar pembantu yang sangat penting untuk menunjang sebuah laporan keuangan yang benar.
Buku besar kategori pembantu ini disebut juga dengan nama subsidiary ledger. Apa yang dimaksud dengan buku besar pembantu? Buku besar pembantu adalah sebuah buku yang di dalamnya terdapat rincian data keuangan buku besar umum. Biasanya akan dikelompokkan sesuai dengan jenis transaksi.
Ilustrasi Akuntan Memeriksa Subsidiary Ledger (Sumber: Freepik.com)
Ada yang menilai kalau buku besar umum saja sudah cukup, untuk menjadi landasan membuat sebuah laporan keuangan.
Namun, ada pula yang menilai kalau buku besar jenis pembantu lebih penting dan perlu dimiliki. Sebenarnya apa alasan pentingnya dan fungsi buku besar pembantu?
Pada buku besar utama atau disebut general ledger, memang sudah tersedia semua catatan transaksi keuangan yang dilakukan. Namun ketika muncul ketidaksinkronan antara beberapa data, maka bisa dicek langsung dan dibandingkan dengan subsidiary ledger.
Sama halnya ketika ada transaksi yang tidak tercatat di buku general tersebut, padahal Anda yakin ada transaksi tersebut. Maka tinggal cek di versi buku pembantu untuk mengeceknya.
Ketika kehilangan data di buku besar umum, bisa jadi karena bukunya tercecer atau data soft copy nya hilang maka Anda masih memiliki backup menggunakan buku pembantu ini.
Akan lebih mudah mencari transaksi, kemudian membuat lagi versi general ledger-nya berdasarkan data tersebut.
Untuk membuat sebuah laporan keuangan skala besar, dibutuhkan tim untuk mempercepat proses pembuatannya.
Dengan adanya buku besar pembantu dengan berbagai jenis yang tersedia, tinggal menentukan berapa orang anggota tim dibutuhkan untuk mengerjakan semua subsidiary ledger tersebut.
Misalnya, ada lima subsidiary ledger yang dibuat maka dibutuhkan hanya lima orang untuk membuat detail laporan keuangan sebelum diakumulasikan ke dalam sebuah laporan utama. Lebih efisien karena bisa selesai dalam waktu bersamaan.
Laporan keuangan yang benar adalah, ketika tidak ada kesalahan dalam memasukkan angka di dalam pos anggaran tersedia. Dengan perpaduan buku besar umum dan subsidiary ledger, kesalahan akan lebih bisa diantisipasi karena cross check data dapat dilakukan dengan mudah.
Baca Juga: 7+ Cara Mudah Menyusun Laporan Keuangan
Ilustrasi Menganalisa Subsidiary Ledger (Sumber: Freepik.com)
Berbagai jenis buku besar pembantu perlu digunakan dalam optimalisasi pembuatan sebuah laporan keuangan. Beberapa di antaranya adalah:
Di dalam buku ini, berisikan semua biaya penjualan dikeluarkan dengan durasi waktu sesuai kebutuhan perusahaan. Bisa satu bulan, enam bulan, hingga satu tahun.
Merupakan buku besar yang isinya adalah, detail biaya yang keluar dari perusahaan untuk pembelian alat dan mesin. Termasuk juga pemeliharaan dan penggantiannya mulai dari tanggal biaya dikeluarkan, jenis pembiayaan, jumlahnya, dan informasi pendukung lain.
Adalah subsidiary ledger yang berisikan detail persediaan dimiliki oleh perusahaan. Biaya ini, akan sangat penting pada pembuatan laporan neraca dan laba rugi.
Isinya adalah detail piutang yang dimiliki oleh perusahaan, lengkap dengan detail jumlah dan kapan target piutang bisa masuk menjadi pendapatan dan digunakan oleh perusahaan.
Jenis buku ini, berisi daftar utang perusahaan dalam rentang waktu tertentu. Lengkap pula dengan jumlah dan tenggat pembayarannya.
Yaitu buku besar yang isinya data pembiayaan, untuk urusan administrasi dan kebutuhan umum perusahaan.
Ilustrasi Buku Besar Pembukuan (Sumber: Pexels.com)
Ada tiga hal yang membuat keduanya memang terlihat berbeda, diantaranya:
Tanggal transaksi yang dicatat dalam buku besar umum, biasanya adalah pada setiap akhir bulan saja. Sedangkan pada subsidiary ledger yaitu setiap transaksi dilakukan, sehingga menjadi lebih detail.
Sumber informasi yang dipakai, sebagai landasan membuat versi umum buku besar adalah dari data bulanan dari jurnal umum dan jurnal khusus. Beda dengan versi pembantu, yang informasinya langsung dari buku pencatatan transaksi harian hingga bulanan.
Waktu mencatat buku besar utama adalah akhir bulan, sedangkan buku pembantu dicatat setiap transaksi terjadi.
Baca Juga: General Ledger: Pengertian, Fungsi, Cara Membuatnya
Laporan Akuntansi Pakai Software Akuntansi Beeaccounting Bisa Apa Saja?
Jika Anda masih merasa kesulitan dalam membuat buku besar pembantu perusahaan dagang atau buku besar umum. Software akuntansi Beeaccounting dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran. Selain itu dengan menggunakan software general leder kita juga dapat menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik. Coba gratis sekarang! Klik di sini untuk mendapatkan penawaran.
