Buku besar adalah salah satu aspek yang cukup penting dalam kegiatan akuntansi. Penggunaannya untuk memudahkan akuntan untuk meringkas transaksi menjadi lebih mudah untuk dilaporkan dan dibaca.
Di sisi lain, general ledger dibuat pada tahap terakhir dalam laporan akuntansi. Data di dalamnya juga sangat berguna untuk sebuah bisnis atau organisasi dalam mengatur keuangan yang mereka miliki.
Ilustrasi Membuat General Ledger (Sumber: Freepik.com)
Buku besar merupakan sistem pencatatan dari data keuangan sebuah perusahaan atau organisasi dengan adanya akun debit dan kredit di dalamnya yang telah divalidasi melalui neraca saldo. Setiap catatan transaksi keuangan yang terjadi tercatat di dalamnya.
Dalam sistem laporan keuangan atau akuntansi di suatu perusahaan atau organisasi sangat penting karena didalamnya tercantum ringkasan seluruh transaksi. Oleh karena itu, pembuatannya harus rapi dan jelas akan mudah untuk dibaca dan sesuai dengan bukti yang ada.
Setiap perusahaan atau organisasi memiliki jumlah general ledger yang berbeda. Tentu saja hal ini karena adanya beberapa faktor, seperti kondisi dari keuangan, volume transaksi, informasi yang dibutuhkan perusahaan, hingga aktivitas yang telah dijalankan perusahaan.
Secara garis besar, fungsi utama general ledger adalah meringkas semua data transaksi yang tertulis dalam jurnal umum. Selain itu, ada juga fungsi lain yang akan diuraikan berikut ini:
Ada juga manfaat dari general ledger yang dijelaskan berikut ini:
Baca Juga: Cara Membuat Buku Besar Beserta Penjelasannya
Buku besar umum adalah general ledger yang merangkum semua perkiraan data keuangan sendiri selama periode tertentu. Yang masuk di dalamnya adalah modal, kas, persediaan hutang dan piutang.
Dalam prakteknya, general ledger memiliki pengaruh yang cukup besar untuk perubahan transaksi pada aktiva, kewajiban atau beban dan modal perusahaan.
Contoh jurnal umum dan general ledger
Sama dengan namanya, buku besar pembantu digunakan untuk membantu atau menambah dalam merangkum berbagai data rekening yang mencatat piutang dan utang usaha secara detail. Ada dua jenis yang masuk dalam buku besar pembantu, yaitu sebagai berikut:
Dikenal juga dengan sebutan buku piutang khusus. Didalamnya terdapat rangkuman yang berisi transaksi langganan kredit, jumlah transaksi, lokasi hingga siapa saja yang melakukan transaksi penjualan kredit dengan perusahaan.
Dikenal dengan buku utang khusus digunakan untuk mencatat setiap transaksi utang secara detail, yaitu pinjaman kredit hingga jumlah utang yang dimiliki.
Baca Juga: Buku Besar Pembantu: Kenapa Buku Ini Penting?
Selanjutnya, ada juga buku besar kredit yang digunakan untuk mengumpulkan informasi hanya dari satu jurnal, yaitu jurnal pembelian. Pembuatannya untuk memberikan beberapa informasi kepada pemasok mengenai jumlah utang yang dimiliki oleh perusahaan.
Buku besar debitur dibuat untuk digunakan sebagai informasi mengenai pelanggan mana saja yang berhutang dan berapa jumlah utang yang mereka miliki.
Ilustrasi General Ledger Hutang Usaha
Berikut ini adalah penjelasan mengenai bentuk-bentuk dari buku besar:
Bentuk ini menjadi bentuk yang sederhana dan paling sering digunakan. General ledger dengan bentuk T ini digunakan untuk keperluan dalam menganalisa transaksi serta mekanisme penggunaan akun yang dijelaskan.
Jika menurut Anda buku besar bentuk T kurang lengkap maka bisa membuat dengan bentuk skontro. Skontro terdiri dari dua kolom yang memiliki versi lebih lengkap dibandingkan dengan bentuk T.
Selanjutnya, ada juga bentuk staffel. Staffel memiliki halaman dan mempunyai lajur saldo dan dibagi menjadi dua jenis, yaitu:
Membuat general ledger dapat menggunakan beberapa cara, mulai dari manual atau bahkan cara yang lebih modern. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk membuat dengan mudah dan cepat adalah melalui Microsoft Excel. Berikut ini adalah tahapan pembuatannya:
Dalam tahapan proses persiapan ini, Anda dapat mengumpulkan seluruh data transaksi keuangan yang telah dilakukan, mulai dari transaksi penjualan, pembelian, pengeluaran dan penerimaan kas yang tercatat dalam buku jurnal.
Jika tahapan persiapan sudah selesai, Anda bisa langsung membuat form general ledger di Excel dengan berisikan tanggal, keterangan pos, debit, kredit dan saldo. Setelah itu, Anda bisa membuat list yang tersedia dengan langkah berikut ini:
Dapat disimpulkan bahwa buku besar adalah buku yang berisi rangkuman seluruh transaksi keuangan yang berguna untuk mempermudah manajemen keuangan dan sebagai salah satu faktor penting dalam membuat keputusan.
Laporan Akuntansi Pakai Software Akuntansi Beeaccounting (Sumber: Bee.id)
Jika Anda masih merasa kesulitan dalam membuat general ledger perusahaan dagang atau buku besar secara manual. Software akuntansi Beeaccounting dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran. Selain itu dengan menggunakan software general leder kita juga dapat menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik.
