Dalam setiap transaksi yang terjadi di sebuah perusahaan atau organisasi, pasti ada buktinya. Bukti transaksi tersebut bisa diberikan untuk penjual atau pembeli dan dapat digunakan untuk laporan keuangan mereka masing-masing.
Transaksi yang diberikan bukti adalah semua transaksi penjualan atau pembelian yang dibayar dengan menggunakan uang tunai atau pembayaran lainnya. Bahkan transaksi pembelian secara kredit didukung dengan bukti transaksi.
Ilustrasi Bukti Transaksi (Sumber: Freepik.com)
Pengertian bukti dari transaksi adalah dokumen yang dikeluarkan untuk digunakan sebagai tanda bukti suatu transaksi yang terjadi pada suatu perusahaan atau bisnis. Bukti ini memiliki peran penting untuk mencegah terjadinya permasalahan dalam hal keuangan di masa yang akan datang.
Dengan adanya bukti dalam setiap transaksi, semua pihak akan memiliki pegangan untuk mempermudah manajemen keuangan atau tim akuntansi dalam Menyusun laporan keuangan. Bahkan ada juga manfaat lain dari adanya pencatatan bukti setiap transaksi yang ada.
Selain sebagai pegangan dalam hal laporan keuangan, Anda juga bisa menggunakan bukti ini untuk mengatur stok barang yang ada yang mencegah terjadinya salah perhitungan yang mungkin saja terjadi dalam laporan keuangan.
Adanya pemberian bukti dalam setiap transaksi keuangan yang terjadi, bukan tanpa alasan. Hal tersebut terjadi karena adanya beberapa tujuan yang diperlukan, yaitu sebagai berikut:
Pencatatan seluruh aktivitas transaksi yang terjadi adalah sebuah perusahaan atau bisnis ternyata juga memiliki manfaat yang sangat penting dalam perannya sebagai pembantu laporan keuangan. Berikut ini adalah manfaat yang dimaksud:
Ilustrasi Membawa Kwitansi (Sumber: Freepik.com)
Dalam dunia keuangan di perusahaan atau bisnis, bukti transaksi dibagi menjadi dua jenis, yaitu internal dan eksternal. Lalu apakah sebenarnya kedua jenis bukti tersebut? Simak penjelasannya berikut ini:
Adalah bukti yang terjadi untuk setiap kegiatan transaksi yang terjadi di dalam sebuah perusahaan atau bisnis. Yang termasuk dalam bukti ini adalah bukti pemberian gaji karyawan yang termasuk dalam urusan internal perusahaan.
Adalah bukti yang terjadi dengan melibatkan beberapa pihak yang berasal dari luar perusahaan atau bisnis. Contoh dari bukti ini adalah pembelian bahan baku yang berguna untuk keperluan kegiatan operasional atau produksi.
Setiap transaksi keuangan yang terjadi dalam sebuah perusahaan memiliki cara pembayaran yang berbeda. Karena itu, bukti dari transaksi tersebut juga bermacam-macam bentuk dan namanya. Berikut ini adalah yang masuk dalam macam-macam bukti dari setiap transaksi yang terjadi:
Apakah Anda pernah mendapatkan atau bahkan membuat bukti dari transaksi yang bernama faktur? Faktur ini dikeluarkan sebagai bukti tertulis yang menyatakan bahwa sebuah produk atau barang telah terjual.
Faktur ini dikeluarkan oleh penjual untuk diberikan kepada pembeli. Faktur dapat digunakan untuk mengembalikan barang atau jika adanya kesalahan pengiriman yang terjadi. Hanya dengan menunjukkan faktur, pembeli dapat memproses hal tersebut.
Selain itu, setiap transaksi pembelian secara kredit didukung dengan bukti transaksi berupa faktur. Dalam hal ini saa dua jenis faktur. Yaitu, faktur untuk penjual dan faktur untuk pembeli. Meskipun begitu, isi dalam faktur tersebut sama, yaitu nama perusahaan dan nama pembeli tanggal terjadinya transaksi, nama barang yang, harga dan lain sebagainya yang masuk dalam kegiatan transaksi jual beli yang terjadi.
Baca Juga: Faktur Pembelian dan Perbedaannya dengan Nota Pembelian
Ilustrasi Kwitansi
Dokumen bukti satu ini dikeluarkan jika penjual telah menerima pembayaran dengan uang tunai oleh pembeli. Bukti kwitansi terdiri dari dua lembar.
Lembar pertama bukti kwitansi diberikan kepada pembeli sebagai bukti pembelian dan lembar kedua dipegang oleh penjual sebagai bukti dari penjualan yang telah terjadi.
Di dalam bukti kwitansi terdapat informasi yang berisi tentang nama pembeli, tanggal transaksi, jumlah uang yang disepakati, serta tanda tangan dengan dibubuhkan stempel atau materai jika dibutuhkan.
Nota debet ini merupakan dokumen yang berguna untuk melaporkan jika terjadi ketidakcocokan dari barang yang diterima oleh pembeli.
Dengan menggunakan nota debet, pembeli bisa melakukan komplain kepada penjual dan mendapatkan hak yang didapatkan, seperti penggantian barang yang baru atau pengembalian uang dari pihak penjual.
Selanjutnya, ada juga macam-macam bukti dari transaksi lain yang disebut dengan nota kredit. Bukti ini dikeluarkan dan digunakan sebagai arsip oleh penjual maupun pembeli dari kegiatan pengembalian barang yang terjadi.
Fungsi dari adanya bukti ini adalah untuk menandakan bahwa penjual menerima permintaan pengembalian barang yang dilakukan oleh pembeli.
Ilustrasi Nota Kontan
Bukti ini dikeluarkan dari penjual pada pembeli untuk transaksi jual beli yang terjadi sehari-hari. Anda pasti pernah mendapatkan bukti ini ketika membeli sesuatu di sebuah toko atau minimarket.
Biasanya nota kontan terdiri dari dua lembar yang dimana satu lembar pertama disimpan oleh penjual dan lembar keduanya akan diberikan kepada pembeli. Nota kontan ini juga dapat digunakan oleh penjual maupun pembeli sebagai bukti dalam laporan keuangan secara sah.
Di dalam nota kontan terdapat berbagai informasi penting yang berguna untuk kedua belah pihak, seperti nomor nota, tanggal terjadinya transaksi, nama perusahaan yang mengeluarkan nota, jenis atau keterangan barang, jumlah barang dalam transaksi, harga satuan barang, dan total harga.
Baca Juga: Nota Kontan: Contoh, Pengertian dan Cara Membuat
Apakah Anda pernah mendengar istilah memo? Ya, memo adalah bukti dokumen yang dikeluarkan dari pimpinan perusahaan atau seseorang yang memiliki wewenang. Contoh memo adalah notasi pembayaran gaji yang perlu dibayarkan pada akhir periode.
Masih mengelola transaksi berbasis kertas? Gak cuma membosankan, tapi ini menyita waktu dan rentan terjadi kesalahan hitung. Pakai BEECLOUD untuk membuat kwitansi online berbasis cloud technology. Berbagi transaksi bisa dibuat dengan cepat dan mudah! Hanya butuh satu kali klik untuk mengirimkan kwitansi online melalui chat atau email.
Jika Anda mau yang mudah dan terintegrasi dengan data transaksi, pakai software akuntansi online Beecloud. Di Beecloud ada fitur attachment untuk pengarsipkan transaksi tersebut jadi gak perlu terpaksa menyediakan lemari atau satu ruangan isi dokumen penting.
BEECLOUD telah dipercaya ribuan pebisnis di tanah air untuk mengelola pembukuan usaha. Sejak 2010, BEECLOUD didesain bersama akuntan berpengalaman 11 tahun dan tim ahli IT yang handal. Tingkatkan sistem pembuatan akuntansi yang sebelumnya manual, menjadi lebih modern dan mulus bersama BEECLOUD. Coba GRATIS sekarang!
