Bukti kas keluar adalah catatan pengeluaran sejumlah uang yang dikeluarkan perusahaan. Bukti ini memiliki peran yang penting dalam pencatatan transaksi keuangan sebuah bisnis, yang mana catatan ini digunakan sebagai bukti pertanggungjawaban nantinya.
Selain sebagai pertanggungjawaban, hal ini juga memiliki peran penting dalam pengelolaan operasional usaha. Sebenarnya apa yang dimaksud dengan bukti kas keluar? Apa fungsinya? Berapa jenisnya? dan Bagaimana contohnya? Simak selengkapnya pada artikel berikut ini.
Salah satu fungsi utama bukti kas keluar adalah sebagai dokumentasi catatan transaksi pengeluaran perusahaan (Credit: Freepik.com)
Apa itu bukti kas keluar? Bukti kas keluar adalah catatan sekaligus berfungsi sebagai catatan terdokumentasi atas semua transaksi yang berhubungan dengan pengeluaran kas perusahaan. Bukti ini mencakup semua transaksi pengeluaran kas, baik yang dikeluarkan untuk pihak eksternal maupun internal perusahaan, untuk memastikan dokumentasi yang komprehensif.
Dimana di dalam bukti transaksi ini akan mencantumkan sederet dokumen pencatatan yang berisi informasi seputar pengeluaran dana dari berbagai finansial, seperti biaya pengeluaran untuk kebutuhan operasional, biaya untuk pembelian peralatan, perawatan dan sejenisnya,
Karena berfungsi sebagai bukti, dokumen kas keluar wajib berisi tentang keterangan perusahaan, tanggal pengadaan, keterangan nama barang dan jasa, jumlah uang yang diperkirakan akan keluar. Baru kemudian dokumen ini akan ditanda tangani oleh bagian akuntan atau finansial yang bertanggung jawab.
Dan pihak yang berwenang untuk mengotorisasi bukti kas keluar adalah dewan direksi, direktur utama, manajer keuangan, kepala bagian produksi, kasir kas besar dan lainnya.
Selain itu, ini juga bisa dijadikan sebagai bukti jika perusahaan telah mengeluarkan sejumlah dana untuk membeli barang tertentu, sekaligus sebagai bukti jika perusahaan telah memiliki barang terkait.
Fungsi dari bukti kas keluar adalah sebagai berikut:
Bukti kas keluar digunakan untuk mencatat setiap transaksi pengeluaran uang tunai yang dilakukan oleh perusahaan. Ini penting untuk tujuan pencatatan akuntansi dan pelacakan keuangan.
Berikutnya berfungsi sebagai bukti konkret bahwa suatu transaksi keuangan telah terjadi. Ini bisa berguna dalam hal audit internal dan eksternal untuk memverifikasi keabsahan dan keakuratan transaksi.
Selanjutnya sebagai pemantauan anggaran, dimana dengan mencatat setiap pengeluaran uang tunai, perusahaan dapat memantau dan mengendalikan pengeluaran mereka sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan. Bukti ini membantu dalam mengidentifikasi apakah pengeluaran melebihi anggaran atau tidak.
Fungsi berikutnya adalah membantu dalam pengendalian internal keuangan. Ini membantu memastikan bahwa setiap pengeluaran uang tunai telah mendapatkan persetujuan yang diperlukan dan telah dicatat dengan benar dalam sistem akuntansi perusahaan.
Kemudian digunakan dalam pelaporan pajak dan pelaporan keuangan perusahaan. Mereka menjadi referensi penting ketika perusahaan harus melaporkan pengeluaran mereka kepada otoritas pajak dan pihak-pihak yang berkepentingan lainnya.
Bukti kas keluar dibedakan menjadi 2 jenis, yakni bukti transaksi internal dan eksternal (Credit: Freepik.com)
Jika dilihat dari sumber transaksi, maka bukti kas keluar dibedakan menjadi dua jenis, yakni:
Pertama ada transaksi internal, yang mana bukti kas keluar berkaitan dengan transaksi keuangan yang terjadi di dalam perusahaan atau organisasi itu sendiri.
Transaksi internal ini mungkin melibatkan biaya operasional, gaji dan tunjangan karyawan, pembelian inventaris, dan pengeluaran lainnya yang terkait dengan operasi sehari-hari perusahaan. Contoh dari bukti transaksi internal termasuk faktor internal, kwitansi internal, dan catatan pengeluaran internal.
Sedangkan untuk transaksi bukti transaksi eksternal sebaliknya, yakni berkaitan dengan transaksi keuangan yang melibatkan pihak eksternal atau entitas di luar perusahaan. Transaksi eksternal dapat mencakup pembayaran kepada pemasok, pembayaran kepada pihak ketiga.
Kemudian ada pembelian aset dari pihak luar, atau pengeluaran lainnya yang melibatkan pihak eksternal. Contoh bukti transaksi eksternal termasuk faktur dari pemasok, tanda terima pembayaran, cek yang dikeluarkan kepada pihak ketiga, dan catatan pengeluaran yang terkait dengan transaksi dengan pihak luar.
Baca Juga: Pengertian Bukti Transaksi Hingga Macamnya Lengkap
Ilustrasi Faktur Pajak (Credit: konsultanpajaksurabaya.com)
Berikut adalah contoh bukti transaksi kas keluar dan penjelasannya:
Pertama ada faktur pajak, faktur pajak adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti bahwa transaksi penjualan telah terjadi.
Mengandung informasi seperti jumlah yang harus dibayar, rincian item yang dibeli, dan jumlah pajak yang dibebankan. Faktur pajak digunakan untuk mencatat pengeluaran uang tunai karena pembelian barang atau jasa yang akan dikenakan pajak. Ini juga penting untuk kepatuhan pajak.
Selanjutnya adalah faktur pembelian, yakni dokumen yang diterbitkan oleh pemasok kepada perusahaan sebagai bukti pembelian barang atau jasa. Faktur ini berisi rincian item yang dibeli, harga, tanggal transaksi, dan informasi lainnya. Faktur pembelian digunakan sebagai bukti pegeluaran karena mencatat jumlah yang harus dibayar kepada pemasok.
Ketiga, nota retur pembelian adalah dokumen yang digunakan ketika perusahaan harus mengembalikan barang atau jasa kepada pemasok karena alasan tertentu, seperti barang rusak atau tidak sesuai pesanan. Ini mencatat pengeluaran uang tunai untuk pengembalian barang atau jasa yang sudah dibeli sebelumnya.
Berikutnya bukti setoran bank, yakni dokumen yang diberikan oleh bank sebagai bukti bahwa sejumlah uang tunai telah disetorkan ke rekening bank. Ini mungkin digunakan ketika perusahaan menyetorkan uang tunai ke rekening bank untuk berbagai tujuan, termasuk pembayaran utang atau investasi.
Berikutnya, Cek, instrumen keuangan yang digunakan untuk melakukan pembayaran. Ketika sebuah perusahaan menulis cek kepada pihak lain, itu mencatat pengeluaran uang tunai. Cek yang diterbitkan dan dicairkan oleh penerima merupakan bukti transaksi kas keluar.
Keenam, Bilyet giro digunakan untuk transfer dana antar rekening bank. Ketika perusahaan mengeluarkan bilyet giro untuk membayar pihak ketiga, itu mencatat pengeluaran uang tunai. Setelah bilyet giro tersebut diuangkan oleh penerima, itu menjadi bukti transaksi kas keluar.
Baca Juga: Giro Adalah: Jenis, Manfaat, dan Perbedaannya
Terakhir, rekening koran, berupa laporan bulanan yang dikeluarkan oleh bank yang mencatat semua transaksi yang terjadi dalam rekening bank perusahaan. Rekening koran dapat digunakan sebagai bukti transaksi kas keluar karena mencatat semua penarikan, setoran, dan aktivitas keuangan lainnya dalam rekening bank.
Bisa disimpulkan jika bukti kas keluar adalah bagian dari pencatatan transaksi pengeluaran dana yang digunakan perusahaan, baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal. Dengan adanya bukti ini pebisnis akan lebih mudah dalam melakukan pemantauan anggaran, pengendalian keuangan hingga pelaporan.
Dengan adanya bukti transaksi ditambah dengan software akuntansi mengelola bisnis akan jauh lebih mudah. Karena Apa? Pencatatan lebih rapi, mudah di evaluasi, jelas, user friendly dan otomatis tidak harus jago akuntansi. Yuk gunakan sekarang juga software akuntansi online Beecloud dan nantikan jutaan keuntungan di masa depan, klik banner di bawah untuk coba gratis trial!
