Apakah Anda juga belum mengerti sebenarnya benchmarking adalah apa? Cakupan istilah dalam dunia bisnis ternyata sangat luas, ini misalnya. Apabila diartikan secara bahasa, Anda bisa menyebutnya sebagai patokan atau alat ukur.
Namun, apakah konsepnya dalam dunia bisnis hanya sesederhana itu? Istilah benchmark nyatanya disebut-sebut memiliki banyak dampak positif bagi bisnis. Maka dari itu, kali ini akan diulas dengan lengkap sampai langkah penerapannya yang benar.
Benchmarking adalah bagian ilmu manajemen yang digunakan sebagai tolak ukur (Credit: Freepik.com)
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, Benchmarking berasal dari bahasa Inggris yang artinya patokan atau tolok ukur. Istilah ini kemudian dipakai untuk menamakan sebuah aktivitas bisnis yang berkaitan dengan upaya membandingkan atau menilai hal tertentu.
Lebih spesifik, ilmu manajemen menyebut benchmarking adalah kegiatan mengukur produk, program, kebijakan, sampai strategi suatu perusahaan melalui cara membandingkan dengan yang lain.
Pihak eksternal atau kompetitor yang dijadikan sebagai pembanding harus lebih unggul. Sebab tujuan aktivitas ini adalah meningkatkan kinerja perusahaan serta memperbaiki standar SDM (Sumber Daya Manusia). Anda mesti memperoleh tolok ukur perbaikan yang tepat.
Kendati demikian, bukan berarti benchmark adalah penjiplakan atas cara kerja perusahaan lain. Terdapat komponen dasar serta langkah yang seharusnya diperhatikan, sehingga upaya tersebut bernilai dan berdampak positif.
Anda bisa menyederhanakan bahwa benchmarking adalah bentuk belajar kepada perusahaan lain. Dimana komponen dasar yang ingin dicapai meliputi perbaikan kualitas, harga, volume produksi, serta biaya produksi.
Seorang ahli manajemen, Goetsch menyebutkan bahwa terdapat 4 jenis benchmark yang membuat Anda lebih fokus dalam membandingkan. Tidak sedikit pebisnis kebingungan menentukan komponen apa yang harus dilihat dari perusahaan lain.
SDM merupakan roda yang menentukan gerak suatu perusahaan. Tidak salah jika dalam upaya benchmarking adalah melihat kinerja setiap departemen atau divisi. Silahkan ukur bagaimana karyawan yang Anda miliki bekerja? Apakah sudah sesuai dengan visi dan misi?
Setelah selesai dengan komponen internal, lihat pesaing yang sejenis dengan bisnis Anda. Cek posisi perusahaan terhadap kompetitor dalam hal harga, kualita produk atau layanan, market share, dan lain sebagainya.
Perbandingan tidak hanya sebatas dengan bisnis di bidang yang sama. Anda bisa memperluas jangkauan kacamata kepada perusahaan-perusahaan di luar jenis. Lihat bagaimana mereka menjalankan setiap fungsinya?
Komponen selanjutnya yang perlu diperhatikan adalah membandingkan proses fundamental. Bukan hanya dengan perusahaan pada bidang sejenis, namun Anda bebas menjadikan siapapun sebagai tolok ukur. Selama kualitasnya dapat dijadikan referensi perbaikan.
Mengapa benchmark penting bagi jalannya sebuah perusahaan? Pertanyaan tersebut mungkin sempat terlintas dalam benak Anda. Terlebih, dibutuhkan pengorbanan berupa tenaga, waktu, atau bahkan finansial untuk melaksanakannya.
Benchmarking adalah usaha belajar yang ternyata memiliki dampak positif, diantaranya sebagai berikut:
Setiap bisnis wajib memiliki target yang jelas agar orang-orang di dalamnya berjalan dengan benar dan terarah. Misal, berapa besar produk yang harus terjual? Jika tidak, Anda akan kesulitan menentukan langkah untuk berkembang.
Adanya benchmarking bisa menjadi bekal Anda menetapkan target dengan tidak melupakan visi maupun misi perusahaan. Saat kompetitor Anda berhasil memasarkan sekian ribu produk dalam sebulan, apa target yang akan Anda terapkan?
Contoh lain, perusahaan pesaing mampu mendatangkan banyak investor untuk mengembangkan bisnisnya. Hal ini tentu membuat Anda tergugah untuk menciptakan target-target baru.
Saat tujuan sudah ditetapkan dengan jelas, secara otomatis Anda akan mencari strategi terbaik. Silahkan belajar dari banyak perusahaan. Bukan menjiplak, namun amati, tiru, kemudian modifikasi.
Tanpa berkaca kepada perusahaan yang telah sukses, Anda akan kesulitan menemukan kekurangan bisnis. Terutama berkaitan dengan infrastruktur perusahaan yang meliputi database sampai standar operasional.
Tidak sedikit pebisnis mengeluhkan buruknya kinerja karyawan, tanpa menelusuri penyebabnya. Padahal, bisa jadi fasilitas yang tersedia kurang mendukung. Maka dari itu, membandingkan dengan bisnis lain adalah kegiatan penting.
Setiap orang tentu pernah mengalami titik jenuh, termasuk dalam berbisnis. Apabila tidak teratasi segera, bukan tidak mungkin akhirnya menyerah. Anda tentu pernah melihat orang yang baru berjualan beberapa bulan sudah gulung tikar.
Melalui benchmarking kepada bisnis-bisnis sukses, Anda bisa terpacu untuk kembali semangat menetapkan dan mengejar target.
Paling penting dari dampak mengukur kinerja bisnis dengan yang lain adalah mencapai target penjualan. Saat melihat kompetitor, Anda jadi tahu apakah teknik marketing yang selama ini dipakai sudah efektif? Anda juga dapat mencari celah yang belum dilirik pesaing.
Sudah tidak sabar melakukan benchmarking, namun belum paham bagaimana caranya? Setiap bisnis memang membutuhkan langkah yang tepat. Berikut cara penerapan yang bisa Anda jadikan panduan, yaitu:
Langkah pertama yang mesti Anda tempuh dalam melakukan benchmarking adalah menganalisis kondisi internal dalam perusahaan. Mulai dari sistem, bentuk organisasi, prosedur, sampai kondisi sumber daya manusia yang tersedia.
Kumpulkan datanya secara lengkap untuk memudahkan Anda dalam menemukan kesenjangan nantinya. Buat catatan pada aspek yang memang dirasa kurang atau membuat bisnis tidak berkembang.
Jangan lupakan pemantauan terkait kondisi keuangan bisnis, yang kini bisa dilakukan dimana saja dan kapan saja dengan menggunakan software akuntansi online Beecloud. Memantau kondisi internal bisnis lebih mudah dan lebih efisien tentunya.
Anda tidak perlu lagi pergi ke kantor, pantau saja dashboard dari laba rugi, neraca dan beragam informasi keuangan lainnya sudah bisa di baca dan di analisa.
Usai data internal didapatkan, saatnya Anda menetapkan standar dalam benchmarking nantinya. Terpenting, hasil upaya membandingkan yang telah dilakukan dapat berkontribusi terhadap peningkatan mutu.
Sebagai contoh, Anda menetapkan rentang waktu untuk memperbaiki setiap elemen yang ternyata kurang. Selain itu, seleksi juga komponen apa yang harus dilihat dari kompetitor? Misalnya saja kualitas SDM, harga produk, target penjualan, dan sebagainya.
Benchmark merupakan upaya memilih standar atau tolok ukur. Artinya, Anda mesti mencari perusahaan yang reputasinya terbukti baik dalam setiap komponen. Tidak masalah jika ada beberapa perusahaan untuk setiap kategori.
Masuk pada inti benchmark, yakni melakukan proses perbandingan berdasarkan standar yang telah ditetapkan. Beberapa cara riset yang bisa dipakai antara lain:
Selanjutnya, lakukan kunjungan secara langsung untuk melihat kenyataannya di lapangan.
Apalah arti proses benchmark jika tidak segera diimplementasikan? Segera proses data yang Anda peroleh dengan informasi internal. Temukan apa saja penyebab terjadinya kesenjangan? Pada komponen apa bisnis Anda tertinggal?
Selanjutnya lakukan trial and error sampai menemukan formula terbaik atas masalah yang ditemukan. Wajar jika terjadi kegagalan dalam melakukan perbaikan. Jangan mudah menyerah dan tetap fokus pada target. Selalu lakukan evaluasi terhadap tindakan yang diambil.
Filosofi ‘mengosongkan gelas’ tampaknya perlu dipegang oleh setiap pelaku bisnis. Apabila ingin terus tumbuh, jangan pernah menganggap bahwa usaha Anda telah sempurna.
Benchmarking adalah salah satu upaya ‘mengisi gelas’ dengan menimba kompetensi dari perusahaan lain, baik secara langsung maupun tidak.
