Dalam menjalankan bisnis, maka menyusun BCP adalah singkatan dari Business Continuity Plan sejak awal merupakan langkah yang penting. BCP berisi strategi dan rencana agar perusahaan dapat mengantisipasi kemungkinan adanya hal-hal buruk yang terjadi di masa mendatang.
Dalam menjalankan usaha, risiko terjadinya peristiwa yang tidak diinginkan tentu akan selalu ada. Kejadian bencana alam, musibah dan krisis ekonomi adalah beberapa faktor yang bisa mempengaruhi keberlanjutan suatu bisnis. Agar perusahaan siap menghadapi kondisi buruk, maka BCP wajib dipersiapkan.
BCP atau Business Continuity Plan Merupakan Perencanaan Bisnis yang Diatur dalam Menghadapi Krisis (Kredit: Freepik.com)
Business Continuity Plan adalah rancangan strategi yang sudah disusun sejak jauh-jauh hari untuk mengantisipasi dan menghadapi kemungkinan kejadian terburuk yang bisa terjadi di masa mendatang.
Di dalam BCP terdapat rencana dan strategi preventif untuk mencegah terjadinya dampak buruk akibat potensi krisis di masa yang akan datang. Selain itu, BCP juga memiliki strategi kuratif yang berguna untuk mengatasi adanya masalah sehingga mengurangi dampak buruk terhadap aktivitas bisnis.
Dalam penyusunan BCP, sumber daya aset serta sumber daya manusia menjadi poin kunci yang akan dimanfaatkan agar aktivitas bisnis tetap bisa bertahan di tengah situasi krisis. Krisis yang bisa menyebabkan terganggunya operasional perusahaan dan bisnis sangat beragam.
Krisis tersebut bisa disebabkan adanya bencana alam, krisis moneter, krisis keamanan siber, krisis kemanusiaan akibat terjadi perang hingga krisis bidang kesehatan akibat pandemi dunia.
Untuk menyusun BCP (Business Continuity Plan), maka pemilik bisnis harus mengidentifikasi ruang lingkup perusahaan apa saja yang akan terdampak akibat adanya krisis. Setidaknya ada 4 ruang lingkup yang akan terdampak di dalam perusahaan yakni sumber daya manusia, lokasi, proses dan teknologi.
Continuity Plan atau rencana keberlangsungan perusahaan terdiri dari beberapa jenis bergantung kepada tujuan pembuatan rancangan tersebut. Berdasarkan fokus tujuannya, continuity plan dibagi ke dalam 4 jenis sebagai berikut:
Ilustrasi Diskusi Terkait Penyusunan Business Continuity Plan (Kredit; Freepik.com)
Baca Juga: Pengertian Business Plan, Fungsi, Contoh & Cara Membuatnya
Business Continuity Plan atau BCP merupakan jenis continuity plan yang lebih berfokus kepada pemeliharaan, implementasi serta manajemen sistem perusahaan yang bertujuan agar dapat memberikan proteksi terhadap gangguan yang muncul.
Tujuan BCP adalah untuk memastikan bahwa kegiatan bisnis tetap dapat berlangsung meski sedang dalam kondisi krisis. Di dalam dokumen BCP mengandung beberapa poin penting sebagai berikut:
Crisis Communications Plan atau rancangan komunikasi krisis berisi panduan cara menjalin komunikasi kepada seluruh pemangku kepentingan atau stakeholder saat timbul krisis.
Rancangan ini dibuat agar seluruh bagian di dalam perusahaan meliputi karyawan, pelanggan hingga pemangku kebijakan tetap dapat menjalin komunikasi secara cepat dan akurat meski sedang terjadi gangguan.
Tujuan membuat Crisis Communications Plan adalah agar reputasi perusahaan tidak semakin memburuk apabila komunikasi sulit terjalin. Di dalam rancangan ini akan ditunjuk pihak siapa saja yang bertanggung jawab melakukan komunikasi internal dan eksternal.
Crisis Management Plan atau rencana manajemen krisis adalah rancangan yang dibuat untuk menguraikan tugas manajer yang merupakan pemangku kepentingan lebih tinggi ketika terjadi gangguan.
Rancangan ini dibuat agar manajer bisa melakukan upaya terbaik dalam merespons dan memulihkan permasalahan yang terjadi. Di dalam Crisis Management Plan diuraikan komposisi struktur yang bertugas untuk membantu manajer atas dalam menganalisa potensi dampak gangguan.
Disaster Recovery Plan merupakan rancangan yang didalamnya mengurangikan cara pemulihan infrastruktur Teknologi Informasi yang wajib dilakukan saat terjadi krisis. Rancangan ini akan dijalankan oleh manajer TI yang bertugas untuk memulihkan perangkat lunak dan perangkat keras ketika terjadi krisis.
Langkah Awal dalam Melakukan BCP Adalah Melakukan Analisa Resiko (Kredit: Freepik.com)
Baca Juga: 5 Langkah Membuat Bisnis Plan Sederhana Beserta Contohnya
Dalam pembuatan BCP, Anda harus melakukan analisis dan identifikasi masalah yang bisa terjadi. Selanjutnya menyusun rencana dalam menghadapi persoalan tersebut. Dengan mengidentifikasi masalah di awal, maka manajemen perusahaan bisa mengambil kebijakan preventif dan kuratif yang tepat.
Langkah pertama dalam menyusun BCP adalah melakukan risk assessment atau analisis risiko terdampak. Risk assessment dilakukan setidaknya pada 4 bidang yang paling terdampak di perusahaan akibat krisis yakni sumber daya manusia, teknologi, aset perusahaan, proses kerja.
Langkah asesmen juga tidak hanya dilakukan pada lingkungan internal perusahaan saja namun juga lingkungan eksternal. Lingkungan eksternal meliputi keamanan sosial di sekitar area perusahaan hingga keamanan dari bencana alam seperti banjir.
Langkah kedua setelah menentukan risiko yang mungkin terjadi adalah analisis dampak bisnis. Ketika kondisi tidak biasa terjadi seperti krisis maka hal tersebut tentu berdampak terhadap kegiatan bisnis.
Dampak yang dialami bisa meliputi dampak non revenue dan dampak revenue. Dampak non revenue meliputi reputasi perusahaan, regulasi yang ditetapkan penguasa atau stakeholder. Sementara dampak revenue terkait dengan kondisi keuangan perusahaan.
Setelah Anda menentukan jenis risiko dan dampak yang mungkin terjadi pada perusahaan akibat krisis, maka tahap berikutnya adalah langkah penyusunan perencanaan. Anda harus menyusun baik rencana utama dan juga rencana cadangan untuk memback up rencana utama apabila tidak berhasil.
Rencana BCP (Business Continuity Plan) yang disusun haruslah komprehensif dan dapat diimplementasikan dengan sumber daya yang tersedia. Rencana menghadapi masalah dapat mengikuti regulasi yang ditetapkan pemerintah ataupun perusahaan.
Setelah Anda menetapkan rencana strategis BCP (Business Continuity Plan) untuk menghadapi krisis, langkah selanjutnya adalah mengembangkan rencana utama yang sudah dibuat.
Dengan mengembangkan rencana utama maka Anda bisa mengetahui langkah-langkah konkret apa saja yang harus disiapkan untuk menghadapi masa recovery atau pemulihan. Pada tahap ini, Anda bisa meminta pendapat dari karyawan di perusahaan untuk menemukan langkah strategis yang tepat.
Setelah Anda membuat perencanaan dan menyusun langkah pemulihan dari masalah secara komprehensif, maka tahap selanjutnya adalah audit dan uji coba. Tahap ini diperlukan untuk menguji seberapa besar efektivitas dari rencana yang Anda susun.
Bisa dibilang, BCP yang dibuat belum bisa dikatakan final apabila belum dilakukan tahap uji coba dan audit. Oleh karena itu harus dilakukan tahap uji coba implementasi untuk mengukur tingkat keberhasilan dari BCP.
Jika dirasa masih ada kelemahan, maka di tahap ini Anda dan tim perusahaan bisa menyusun langkah yang lebih tepat dan efektif.
Untuk membantu Anda dalam menyusun BCP, Anda juga perlu melihat dari segi keuangan bisnis yang bisa dipantau melalui laporan keuangan setiap periodenya. Nah, cara mudah untuk bisa membuat laporan keuangan adalah dengan menggunakan software akuntansi online Beecloud. Hanya tinggal memasukkan transaksi klik-klik laporan langsung jadi.
Menyusun BCP (Business Continuity Plan) bertujuan agar dampak akibat adanya krisis bisa diminimalisir sehingga bisnis tetap dapat dipertahankan dan perusahaan bisa beroperasi dengan normal. Ketika rencana menghadapi krisis sudah dibuat jauh-jauh hari, maka proses pemulihan bisa dilakukan dengan lebih cepat.
