Dahulu istilah budgeting artinya perencanaan anggaran yang dilakukan secara tradisional. Berkat perkembangan teknologi yang semakin pesat, e-budgeting mulai digunakan oleh perusahaan. Akan tetapi, apa yang dimaksud dengan e budgeting?
Pada dasarnya langkah ini mirip dengan budgeting tradisional. Bedanya ada integrasi teknologi yang memudahkan proses penyusunan anggaran. Menggunakan bantuan teknologi diharapkan dapat meminimalisasi risiko penyalahgunaan anggaran yang merugikan.
Banyak kemudahan yang ditawarkan oleh sistem ini. Namun apakah ada kekurangan di balik keunggulan e-budgeting? Sebelum Anda menerapkannya pada bisnis, simak dulu artikel sebagai berikut!
ilustrasi rencana budgeting yang baik (sumber: Istockphoto)
Perusahaan perlu melakukan perencanaan anggaran supaya keuangan terkendali. Namun budgeting yang dilakukan secara tradisional terkadang memakan banyak waktu dan rentan ada kesalahan. Untuk mengurangi risiko-risiko yang merugikan perusahaan tersebut, akhirnya e-budgeting hadir.
E-budgeting adalah sistem informasi yang dimanfaatkan untuk menyusun anggaran dengan mudah. Sistem ini telah dipakai oleh lembaga pemerintahan dan perusahaan. Anda butuh menginstal aplikasi yang terintegrasi sistem ini supaya bisa menggunakannya.
Aplikasi memudahkan pengguna dalam membuat rencana anggaran selama setahun ke depan. Bahkan Anda dapat dengan mudah memberikan akses dokumen tersebut ke pihak-pihak yang membutuhkan.
Dokumen tersebut bisa diakses di mana dan kapan saja, karena catatan sudah tersimpan otomatis ke dalam sistem.
Baca juga: Budget Adalah, Fungsi, Jenis, dan Budget Plan
E budgeting adalah inovasi yang membawa perubahan besar dalam proses perencanaan anggaran. Inovasi ini memberikan kemudahan bagi pebisnis untuk merancang pengeluaran anggaran dengan akurat, terkini dan transparan. Berikut sejumlah tujuan dibuatnya e-budgeting:
Sistem informasi e-budgeting dibekali dengan teknologi analisis yang akurat, reliabel dan akuntabel. Ini memungkinkan untuk membuat rencana anggaran yang dengan data yang mendukung. Anda bebas menyusunnya sesuai dengan aktivitas perusahaan.
Masih berkaitan dengan tujuan sebelumnya, sistem e-budgeting dibuat untuk mempercepat tugas para akuntan. Aplikasi yang dirancang dengan fitur-fitur lengkap tersebut membuat proses penyusunan anggaran lebih cepat, mudah dan praktis.
ilustrasi penyusunan anggaran (sumber: Istockphoto)
Apabila membutuhkan sesi diskusi bersama, kini bisa dilakukan secara tatap maya. Tidak perlu menggelar pertemuan-pertemuan luring yang cukup menguras tenaga dan waktu. Aplikasi memungkinkan untuk digunakan sebagai media. Pihak-pihak yang terlibat bisa bekerja dari jarak jauh.
Meski aplikasi ebudgeting dapat diakses oleh orang-orang terpilih, sangat sulit untuk melakukan pemalsuan atau manipulasi data pada rancangan anggaran.
Dengan begitu perusahaan lebih terhindar dari risiko-risiko yang merugikan. Pastikan dokumen ini hanya diberikan kepada orang-orang yang berkepentingan saja untuk memperketat pengamanan, mengingat dokumen ini cukup sensitif.
Tidak hanya dipakai untuk membuat rancangan anggaran saja, aplikasi e-budgeting juga menawarkan fungsi lain yang tak kalah menarik, yaitu membantu menyusun laporan keuangan.
Dikutip dari Integra Indonesia bahwa penyusunan RKA yang menggunakan e-budgeting bisa membuat rincian anggaran dapat disediakan sesuai dengan kebutuhan
Fitur ini dihadirkan, mengingat hampir seluruh data terkait informasi keuangan perusahaan disimpan di dalam aplikasi. Hanya butuh beberapa klik saja untuk mengubahnya menjadi laporan keuangan yang rapi, akurat, dan dilengkapi bukti yang kuat.
Macam-macam laporan yang bisa dibuat dengan aplikasi e-budgeting meliputi laporan neraca, laporan laba rugi, laporan kinerja perusahaan, dan laporan lain yang berhubungan dengan kegiatan operasional perusahaan.
Untuk Anda yang mau mengatur keuangan bisnis agar lebih praktis, Anda bisa menggunakan software akuntansi online Beecloud. Mulai dari laporan laba rugi, alur kas, stok, hutang/piutang bisa Anda kelola dengan mudah dengan menggunakan Beecloud, software ini juga akan meminimalisir terjadinya kesalahan dalam setiap membuatan budgeting perusahaan.
Berbagai tujuan dibuatnya e-budgeting tadi membuat banyak pebisnis tertarik menerapkan sistem ini ke dalam operasionalnya. Memang ada beberapa keuntungan yang perlu Anda ketahui. Inilah yang akan Anda dapatkan dari menggunakan sistem e-budgeting:
Perhitungan dilakukan dengan bantuan sistem informasi yang canggih, sehingga data yang disuguhkan lebih terjamin akurasinya ketimbang yang dilakukan secara manual. Ketika melakukan perubahan data, sistem akan memperbarui hasil akhirnya sehingga hasilnya tetap valid.
Ketika melihat penjelasan apa yang dimaksud dengan e budgeting, sistem ini membutuhkan aplikasi untuk bekerja optimal. Aplikasi e-budgeting akan menampung seluruh data keuangan dari berbagai departemen yang ada di perusahaan. Ketika pihak-pihak tertentu membutuhkan laporan keuangan per tim, tidak perlu lagi menunggu lama.
Laporan keuangan atau rancangan anggaran selama 1 periode bisa langsung diakses melalui aplikasi. Pada saat yang sama, Anda dapat melakukan evaluasi terhadap tim-tim yang menunjukkan kinerja yang kurang.
Memasukkan data-data keuangan ke dalam sistem terkadang membutuhkan proses yang panjang, rumit dan membosankan.
Tetapi dengan aplikasi e-budgeting, data bisa langsung direkam secara otomatis dan disimpan ke dalam server. Siapa pun yang berkepentingan dapat mengaksesnya secara jarak jauh, tidak perlu mengobrak-abrik kertas-kertas di kantor.
Dengan sistem e-budgeting, semua transaksi dan laporan keuangan akan terlihat oleh semua orang yang berkepentingan, misalnya kepada investor dan pimpinan-pimpinan perusahaan. Melakukan kecurangan atau korupsi akan lebih sulit, karena data keuangan sudah terlampir di dalam server.
Sistem ini masih tidak luput dari potensi peretasan atau penyerangan oleh virus. Namun ada beberapa penguatan yang bisa dilakukan untuk mencegah kerugian tersebut. Kenali beberapa kekurangan sistem e-budgeting di bawah ini:
Mengapa setiap perusahaan pasti memiliki cyber security atau web developer adalah untuk mengamankan web dari peluang peretasan. Dari penjelasan apa yang dimaksud dengan e budgeting diketahui tidak selalu menawarkan keamanan untuk data-data perusahaan.
Di luar sana banyak oknum-oknum jahil yang mencoba meretas web perusahaan, apalagi jika perusahaannya cukup besar. Pastikan selalu memperbarui sistem keamanan secara berkala untuk mencegah risiko kebocoran data.
Virus yang bertebaran di internet juga bisa menginfeksi sistem informasi perusahaan. Infeksi bisa terjadi ketika tanpa sengaja menginstal file yang terkontaminasi virus.
Bahaya sekali dampaknya jika virus sampai memicu kerusakan, bisa-bisa virus menghapus seluruh laporan keuangan dan data-data keuangan di e-budgeting tanpa jejak. Oleh karena itu, selalu buat salinan dari dokumen tersebut sebagai cadangan.
ilustrasi pebisnis mengatur budget (sumber: Istockphoto)
Merancang rencana anggaran dengan bantuan sistem informasi tentu lebih mudah dan praktis. Tidak perlu khawatir jika Anda belum tahu cara melakukannya, simak langkah-langkahnya di bawah ini:
Apa yang ingin dicapai dari kegiatan e-budgeting ini? Mempunyai tujuan penyusunan anggaran dapat membantu mengukur keberhasilan nantinya. Secara umum ada beberapa tujuan yang biasa ditetapkan saat menyusun anggaran, yaitu:
Adapun yang dimaksud variable cost adalah biaya yang hanya dikeluarkan sewaktu-waktu, misalnya untuk pembelian alat-alat pemasaran. Sedangkan fixed cost adalah biaya yang harus dikeluarkan berkala. Contohnya adalah biaya sewa tempat, gaji tenaga kerja, dan perawatan perlengkapan bisnis.
Tak lupa sediakan informasi yang detail agar budgeting semakin terorganisir. Contohnya, ketika ingin membeli sebuah produk, pastikan Anda menyertakan pula informasi-informasi seperti ukuran produk, garansi, dan peluang diskon jika menggunakan kartu kredit.
Mengetahui hal-hal tersebut dapat menghemat pengeluaran sehingga pembelian semakin menguntungkan.
Rancangan anggaran penting dibuat untuk tujuan jangka panjang agar pertumbuhan bisnis semakin maksimal. Jangan hanya membuat anggaran yang tepat sasaran, tetapi juga bagaimana agar pengeluaran tersebut memberikan manfaat terhadap perkembangan bisnis Anda pula.
Penjelasan apa yang dimaksud dengan e budgeting di atas patut diketahui oleh para pebisnis supaya bisnis semakin berkembang dan maju. Kelebihan dan kekurangannya bisa dijadikan pertimbangan bagi Anda yang tertarik menggunakannya.
