Apa itu SOP? SOP adalah istilah yang kerap digunakan dalam dunia kerja. Setiap instansi atau perusahaan memiliki SOP yang berbeda-beda, tergantung pada jenis pekerjaan yang dilakukan.
SOP merupakan aspek penting yang harus diperhatikan karena dapat memastikan segala hal berjalan sebagaimana mestinya, baik di dalam kantor maupun di lapangan.
Dengan adanya SOP, diharapkan dapat meminimalkan terjadinya kesalahan dan meningkatkan produktivitas. Hal ini sangat penting untuk menjaga kualitas pekerjaan dan menjamin kesuksesan perusahaan dalam jangka panjang.
Lantas, apa yang dimaksud dengan SOP? Untuk lebih jelasnya, berikut ini adalah rangkuman tentang pengertian SOP, tujuan, fungsi, dan cara pembuatannya yang efektif.
Standar ditetapkan untuk menjaga keteraturan dan fokus tujuan (Sumber: Freepik.com)
Standard Operating Procedure atau biasa disingkat SOP merupakan serangkaian instruksi tertulis yang dimiliki oleh suatu perusahaan sebagai panduan dalam mencapai tujuan. SOP ini berisi prosedur atau langkah-langkah yang harus diikuti secara spesifik untuk menyelesaikan sebuah tugas atau aktivitas sesuai dengan standar yang telah ditentukan.
Dalam bisnis, SOP sangat penting karena berperan sebagai petunjuk bagi semua orang yang terlibat di dalamnya, dan memastikan bahwa semua aktivitas yang dilakukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
Mulai dari produksi, administrasi, hingga pemasaran, SOP membantu menciptakan kondisi kerja yang stabil dan hasil yang baik, serta meminimalkan terjadinya kesalahan dan penyelewengan yang dapat berdampak negatif pada bisnis.
Baca Juga: Pentingnya Standar Operasional Prosedur Perusahaan
Sementara itu, beberapa ahli mempunyai pendapatan tentang pengertian SOP itu sendiri. Para Ahli tersebut antara lain :
Yang pertama menurut Tjipto Atmoko, SOP adalah sebuah pedoman atau acuan yang digunakan untuk melaksanakan tugas pekerjaan dengan sesuai fungsi dan alat penilaian kinerja pada instansi pemerintah maupun non-pemerintah, serta usaha maupun non-usaha. S
OP dibuat berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif, dan prosedural yang sesuai dengan tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.
Menurut Insani, SOP adalah dokumen yang memuat instruksi tertulis yang telah dibakukan mengenai proses penyelenggaraan administrasi perkantoran. SOP mencakup langkah-langkah yang harus dilakukan, waktu pelaksanaan, lokasi, dan pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas tersebut.
Moekijat mengatakan bahwa Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian langkah atau tindakan yang ditentukan secara urut, termasuk tempat, waktu, cara, dan pelaku yang terlibat dalam pelaksanaan pekerjaan.
Sailendra mendefinisikan SOP sebagai sebuah panduan yang digunakan untuk memastikan kelancaran kegiatan operasional dalam sebuah perusahaan atau organisasi.
Standar Operasional Perusahaan Ditetapkan Sebagai Pedoman Kerja (Sumber: Freepik.com)
SOP memiliki beberapa fungsi penting dalam perusahaan, salah satunya sebagai pedoman kerja bagi seluruh pihak yang terlibat dalam operasional perusahaan. Tanpa SOP, karyawan baru akan kesulitan mengetahui tugas dan tanggung jawab mereka di perusahaan.
SOP juga memudahkan karyawan untuk melaksanakan tugasnya tanpa perlu bingung atau bertanya-tanya tentang prosedur kerja. Dengan demikian, SOP membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas kerja di perusahaan serta meminimalkan kesalahan atau ketidakpastian dalam operasional perusahaan.
Lalu apa saja manfaat, tujuan, dan fungsi dari SOP?
Dalam implementasinya, SOP menjadi pedoman bagi karyawan dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka dengan cara yang konsisten dan terstandarisasi.
Hal ini dapat membantu mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk pelatihan karyawan baru, serta memudahkan monitoring dan evaluasi kinerja karyawan.
Dengan memiliki SOP yang jelas, karyawan dapat lebih mudah memahami tugas dan tanggung jawab mereka, serta menjalankan pekerjaan mereka dengan cara yang efektif dan efisien. Sehingga, SOP dapat membantu meningkatkan produktivitas dan kualitas pekerjaan karyawan.
Tujuan SOP selanjutnya adalah untuk membantu menentukan standar operasional yang aman, dan membuat karyawan lebih waspada terhadap risiko dalam pekerjaan mereka. Dengan menetapkan SOP yang ketat, perusahaan juga dapat mengurangi risiko terhadap klaim ganti rugi atau tuntutan hukum.
SOP yang efektif juga memastikan bahwa karyawan menggunakan peralatan, bahan, dan teknik yang benar sehingga meminimalkan risiko kesalahan dan kecelakaan.
Dengan adanya SOP, proses bisnis akan berjalan secara terstruktur dan terorganisir, sehingga setiap aktivitas dalam bisnis dapat dilakukan dengan cara yang sama dan hasilnya pun menjadi lebih konsisten.
Hal ini juga dapat meminimalisir kesalahan dalam melakukan aktivitas bisnis karena setiap orang dalam organisasi dapat mengikuti SOP yang sama, sehingga dapat menciptakan tingkat kualitas yang seragam pada setiap produk atau layanan yang ditawarkan.
Dengan konsistensi yang terjaga, bisnis dapat membangun reputasi yang baik di mata pelanggan dan meningkatkan kepercayaan pelanggan, yang pada gilirannya dapat meningkatkan keuntungan bisnis.
Dalam bisnis, masalah atau situasi yang muncul seringkali berbeda-beda dan memerlukan penanganan yang tepat dan konsisten. Dengan adanya SOP yang jelas dan terstruktur, karyawan dapat dengan mudah mengetahui langkah-langkah yang harus diambil untuk menyelesaikan masalah tertentu.
SOP juga membantu menghindari kebingungan dan ketidakpastian dalam menangani masalah, karena setiap karyawan akan memiliki panduan yang sama dan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan.
Hal ini juga dapat meminimalkan risiko kesalahan atau keputusan yang kurang tepat dalam menyelesaikan masalah, karena karyawan telah diarahkan untuk mengikuti SOP yang telah terbukti efektif dan efisien dalam menangani masalah serupa.
Sebagai hasilnya, bisnis dapat beroperasi secara lebih lancar dan produktif dengan meminimalkan waktu dan biaya yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah.
Selain membuat SOP, untuk memastikan operasional lancar dan efektif Anda juga perlu menggunakan sistem pembukuan yang terbukti AMAN. Kenapa harus aman? Karena percuma Anda sudah membentuk SOP namun karyawan bisa mengakali sistem yang berjalan.
Salah satu sistem pembukuan yang sudah teruji menjaga operasional bisnis Anda aman dari manipulasi adalah software akuntansi Beecloud. Dengan Beecloud Anda bisa mengatur setiap Hak Akses karyawan sesuai SOP yang sudah Anda bentuk.
Misal orang gudang, hanya boleh melakukan penginputan data stok dan permintaan. Lalu untuk Salesman hanya bisa mencatat penjualan, cetak nota dan melakukan penawaran. Dengan Beecloud ini Anda bisa memberi batasan akses. Sehingga tugas karyawan juga jelas dan tidak sembarangan.
Ilustrasi Penyusunan SOP (Standar Operasional Prosedur) Oleh pihak Internal Perusahaan (Sumber: Freepik.com)
Berikut langkah-langkah penyusunan SOP Agar lebih efektif dan efisien:
Untuk membuat SOP, langkah awal yang harus dilakukan adalah membentuk tim khusus yang akan merancang SOP. Tim tersebut harus terdiri dari para ahli yang memiliki kompetensi di bidangnya masing-masing. Komposisi tim tersebut harus disesuaikan dengan jenis SOP yang akan dibuat.
Tim penyusun SOP harus mempelajari proses bisnis perusahaan secara teliti untuk mencapai tujuan SOP, yaitu menciptakan proses kerja yang seragam, konsisten, dan efisien.
Proses bisnis harus diamati dari awal hingga ke tangan pengguna akhir, sehingga tim bisa memperoleh data yang berguna untuk menyusun SOP, seperti durasi proses kerja, sumber daya manusia yang terlibat, budget, dan sebagainya.
Baca Juga: Budget Adalah, Fungsi, Jenis, dan Budget Plan
Setelah semua data yang diperlukan untuk menyusun SOP terkumpul, langkah selanjutnya adalah membuat alur kerja. Proses ini mungkin membutuhkan beberapa kali evaluasi untuk mendapatkan alur kerja yang paling efisien.
Alur kerja harus menjelaskan urutan proses kerja secara detail, serta mencantumkan posisi dan nama person in charge di setiap proses kerja.
Sebelum dijadikan sebagai SOP resmi di perusahaan, perlu dilakukan simulasi untuk menguji efektivitasnya dalam situasi nyata. Dalam tahap ini, evaluasi terakhir dilakukan terhadap flowchart yang telah dibuat sebelum SOP disahkan sebagai dokumen resmi.
Setelah proses simulasi, tim penyusun SOP harus melakukan evaluasi dan review ulang apabila ditemukan kekurangan. Jika perlu, uji coba dapat dilakukan kembali hingga dokumen SOP tidak memiliki masalah saat diterapkan di lapangan.
Setelah dokumen SOP yang disusun oleh tim khusus efisien dan tidak ada lagi masalah, langkah selanjutnya adalah meminta persetujuan dan otorisasi dari pihak yang berwenang. Pihak yang berwenang ini bisa jadi pimpinan tertinggi di perusahaan, lembaga, atau unit yang terkait dengan SOP.
Agar SOP yang telah dibuat dapat diimplementasikan dengan lancar, penting untuk melakukan sosialisasi SOP kepada semua pihak yang terlibat. Pastikan seluruh person in charge dan divisi yang terkait mengetahui isi SOP dengan detail.
Secara keseluruhan, SOP adalah alat yang sangat berguna untuk menjadikan sebuah bisnis lebih konsisten, produktif, dan aman. SOP juga dapat membantu memastikan bahwa setiap karyawan memahami tugas dan tanggung jawab mereka, sehingga dapat bekerja dengan efisien dan efektif.
Sudah saatnya pebisnis fokus untuk scale up usaha mereka, dengan kinerja yang semakin efisien dan mudah dilakukan. Selain membuat SOP Anda juga bisa menggunakan software akuntansi online Beecloud, untuk membantu masalah pembukuan transaksi, laporan keuangan dari laba rugi sampai akuntansi dan satu lagi stok barang langsung klop tanpa pusing lagi.
Dengan menerapkan SOP secara konsisten, sebuah bisnis dapat meningkatkan kualitas produk atau layanan, meningkatkan kepuasan pelanggan, serta meminimalkan risiko kesalahan dan risiko hukum.
