Di dunia bisnis yang mengglobal saat ini, proses pemesanan yang lambat dapat melumpuhkan bisnis Anda. Pemrosesan pesanan pembelian manual dan sistem kuno menghambat proses pesanan pembelian dan itu merugikan bisnis Anda.
Mengandalkan proses pemesanan pembelian manual dengan email dan spread sheet itu sama saja seperti menggunakan rekening bank tanpa akses ATM. Ketika Anda memikirkan betapa mudahnya ATM berfungsi dalam dunia perbankan, sulit untuk membayangkan mengantre untuk waktu yang lama hanya jika seorang kasir membuat kesalahan ketika menangani transaksi sederhana. Itulah ilustrasi sederhana tentang perlunya manajemen PO (purchase order, pemesanan pembelian) yang baik.
Di era teknologi, akan lebih bijaksana untuk mengambil keuntungan dari solusi berbasis cloud untuk pesanan pembelian. Sebelum kita mempelajari lebih dalam tentang sistem pengadaan untuk manajemen PO yang sukses, mari kita perhatikan manajemen pesanan pembelian saat ini, dan cari tahu kekurangan utamanya.
Baca Juga: 8 Cara Memulai Bisnis Kuliner Untuk Pemula
Gambar 1. Purchase Order (Sumber: Freepik.com)
Proses pesanan pembelian adalah perjalanan pesanan pembelian (PO) yang dimulai dari pembuatan melalui persetujuan pesanan pembelian, pengiriman, penagihan, dan penutupan. Proses ini juga mencakup pemeriksaan anggaran, manajemen kontrak, pemeriksaan kualitas, dan banyak lagi.
Setelah pesanan pembelian diterima oleh vendor, itu menjadi dokumen yang mengikat secara hukum. Pesanan pembelian menguraikan item yang diperlukan, harga yang disepakati, harapan pengiriman, dan ketentuan pembayaran.
Pesanan pembelian memberikan instruksi konkret untuk vendor yang dapat digunakan sebagai titik referensi ketika kejelasan diperlukan dalam proses pengadaan pesanan barang.
Proses pesanan pembelian terdiri dari beberapa pos pemeriksaan berdasarkan kewenangan untuk memastikan pemrosesan PO tepat waktu. Berikut adalah langkah-langkah proses pemesanan pembelian yang paling umum:
Alur proses pemesanan pembelian adalah siklus pesanan pembelian dari pembuatan pesanan hingga penutupan. Alur proses pesanan pembelian yang telah ditentukan memungkinkan tim pembelian untuk memproses PO tanpa melewatkan satu langkah apa pun yang terlupa, serta menindaklanjutinya dengan mudah untuk menghindari penundaan.
Alur proses pesanan pembelian ini menggambarkan langkah-langkah tindakan dalam pemrosesan PO sebagai berikut:
Pesanan pembelian manual mahal, tidak efisien, dan memakan waktu lama untuk dipertahankan. Ada terlalu banyak dokumen yang diperlukan untuk memproses satu pesanan pembelian. Menggunakan sistem e-procurement, permintaan pembelian cukup sederhana - Anda cukup memasukkan detail permintaan pembelian yang sesuai ke dalam sistem. Lalu, permintaan dialihkan ke semua pemangku kepentingan yang tepat sesuai dengan jalur yang telah Anda tentukan sebelumnya. Setelah persetujuan akhir dikirim, pesanan pembelian secara otomatis dimulai. Pesanan pembelian dialihkan melalui sistem juga, semua jalan ke faktur persetujuan dan pembayaran
Berikut adalah enam alasan mengapa setiap organisasi membutuhkan solusi pengadaan dengan sistem manajemen pesanan pembelian. Sistem pesanan pembelian digital dapat:
Saat ini, ucapkan selamat tinggal pada masalah klasik seperti PO yang hilang, dan waktu entri data yang tak ada habisnya. Solusi pengadaan barang dengan PO digital mengubah kumpulan dokumen menjadi bentuk digital yang mudah dilacak yang disimpan dengan aman di cloud.
