Pembukuan dalam bahasa inggris adalah bookkeeping, yang jika diartikan secara istilah adalah proses pencatatan atau pengorganisasian data transaksi yang terjadi dalam aktivitas bisnis. Apa fungsinya bagi bisnis, ada berapa jenis dan apa bedanya dengan akuntansi? Simak dan pahami selengkapnya pada artikel di bawah ini!
Pembukuan atau bookkeeping adalah proses pencatatan, pengelolaan, dan pelaporan transaksi keuangan suatu perusahaan. Ini merupakan bagian penting dari akuntansi dan merupakan dasar untuk mengawasi kesehatan keuangan suatu bisnis.
Pembukuan membantu perusahaan untuk memahami seberapa baik mereka menghasilkan keuntungan, mengontrol pengeluaran, dan memenuhi kewajiban pajak. Dalam prakteknya, bookkeeping ini memiliki konsep utama, berikut diantaranya:
Baca Juga: Persiapan Sebelum Belajar Pembukuan Keuangan Perusahaan
Penting untuk diingat bahwa pilihan periode akuntansi oleh perusahaan adalah bagian integral dari sistem pembukuan yang akan digunakan untuk memulai dan mengakhiri pencatatan keuangan. Periode akuntansi ini memiliki dampak signifikan pada berbagai aspek keuangan perusahaan.
Termasuk analisis sejarah keuangan dan kewajiban pajak. Di sebagian besar negara, periode akuntansi biasanya mencakup tahun fiskal yang dimulai dari 1 April hingga 31 Maret. Namun, beberapa negara di Timur Tengah memiliki periode akuntansi yang berbeda, yaitu dari 1 Januari hingga 31 Desember.
Ilustrasi pembukuan sederhana untuk online shop (Credit: Freepik.com)
Pada dasarnya Bookkeeping dan akuntansi adalah dua konsep berkaitan yang hampir tidak bisa dipisahkan dalam urusan manajemen keuangan sebuah usaha. Meskipun demikian, mereka memiliki setidaknya 5 perbedaan signifikan dari cakupan dan tingkat keterlibatan, yakni:
Hal pertama yang membedakan bookkeeping dan akuntansi adalah fokus utama. Dimana bookkeeping lebih mengarah pada proses pencatatan dan pengorganisasian transaksi keuangan. Sedangkan akuntansi mencakup hal yang lebih luas lagi termasuk analisis, interpretasi, hingga penyusunan laporan keuangan dari hasil pembukuan.
Berikutnya dari segi prakteknya, bookkeeping lebih berfokus pada detail-detail transaksi sehari-hari, seperti mencatat jumlah dan tanggal transaksi serta pencatatannya dalam jurnal dan buku besar. Sedangkan akuntansi lebih berfokus pada analisis, pengklasifikasian, dan penilaian transaksi keuangan serta penyusunan laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas.
Ketiga adalah tujuan utamanya, pembukuan dilakukan dengan tujuan untuk menciptakan catatan yang akurat dan teratur tentang serangkaian aktivitas keuangan perusahaan, guna memudahkan proses pengelolaan keuangan sehari-hari.
Sedangkan akuntansi, dilakukan dengan tujuan untuk memberikan pembahasan lebih mendalam terkait kesehatan keuangan perusahaan, guna membantu dalam proses pengambilan keputusan dan memenuhi syarat perpajakan dan pelaporan keuangan itu sendiri.
Terakhir adalah dari segi keterlibatan, dimana pembukuan biasanya dilakukan oleh seorang bookkeeper atau karyawan yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi harian. Sedangkan akuntansi sering melibatkan seorang akuntan yang memiliki pengetahuan dan pemahaman lebih mendalam tentang konsep akuntansi dan memiliki tanggung jawab yang lebih luas dalam menganalisis data keuangan perusahaan.
Bookkeeping sendiri dibedakan menjadi dua jenis yakni single entry dan double entry, berikut penjelasan lengkapnya:
Jenis yang pertama ada single entry bookkeeping, yakni pembukuan yang dilakukan dengan melakukan pencatatan satu entri di setiap aktivitas transaksi keuangan perusahaan. Sederhananya, single entry bookkeeping adalah sistem yang digunakan untuk mencatat segala jenis penerimaan harian atau sekedar membuat laporan arus kas tertentu saja.
Dalam metode single entry, pengeluaran dianggap sebagai debit atau expense, sedangkan pemasukan dianggap credit atau income, berikut contoh single entry bookkeeping:
Sedangkan double entry bookkeeping adalah pembukuan yang membutuhkan entru gandai di setiap pencatatan transaksi keuangan bisnis. Dimana pada sistem ini akan membutuhkan kolom debit dan kredit untuk pencatatannya, dan kedua jumlah kolom tersebut harus seimbang atau balance.
Pembukuan entri ganda dibuat dengan menggunakan persamaan akuntansi dasar di bawah ini:
Aset = Liabilitas + Ekuitas Pemilik
Jika perusahaan membeli furnitur, akan ada dua entri di kolom "DEBIT" dan "KREDIT" dengan jumlah yang sama. Berikut contoh double entry bookkeeping:
# Transaksi 1: Penjualan barang ke pelanggan
Dalam transaksi ini, perusahaan menjual barang kepada Pelanggan A sebesar Rp 200.000. Oleh karena itu, pendapatan dari penjualan (akun kredit) meningkat sebesar Rp 200.000, dan transaksi tersebut dicatat sebagai debit pada akun pelanggan yang belum dibayar.
# Transaksi 2: Pembelian bahan baku dari Supplier
Dalam transaksi ini, perusahaan membeli bahan baku senilai Rp 150.000 dari Supplier B. Oleh karena itu, akun pembelian (biaya) meningkat sebesar Rp 150.000, dan transaksi tersebut dicatat sebagai kredit pada akun kas atau bank (pengurangan uang kas).
# Transaksi 3: Pembayaran Gaji Karyawan
Dalam transaksi ini, perusahaan membayar gaji karyawan sebesar Rp 500.000. Oleh karena itu, akun gaji karyawan (biaya) meningkat sebesar Rp 500.000, dan transaksi tersebut dicatat sebagai debit pada akun kas atau bank (pengurangan uang kas).
Penyusunan bookkeeping bisa dilakukan dengan dua cara berdasarkan basis dasarnya, yakni basis kas dan akrual. Berikut ini penjelasan lengkapnya:
Metode pembukuan berbasis kas mencatat transaksi hanya ketika uang benar-benar diterima (penerimaan) atau dibayarkan (pengeluaran). Dalam metode ini, pendapatan diakui ketika uang tunai diterima dari pelanggan, dan biaya diakui ketika uang tunai dibayarkan kepada pemasok atau pihak lain.
Keuntungan metode berbasis kas adalah sederhana dan mudah dimengerti. Namun, metode ini memiliki keterbatasan dalam memberikan gambaran waktu yang akurat tentang kesehatan keuangan perusahaan karena tidak mempertimbangkan komitmen dan piutang yang mungkin belum diselesaikan. Ini sering digunakan oleh bisnis kecil yang tidak memiliki banyak transaksi atau tidak memerlukan laporan keuangan yang rumit.
Sedangkan metode pembukuan berbasis akrual adalah mencatat transaksi pada saat transaksi terjadi, terlepas dari kapan uang tunai sebenarnya berpindah. Dalam metode ini, pendapatan diakui ketika layanan atau barang diberikan kepada pelanggan, dan biaya diakui ketika produk atau layanan diterima, terlepas dari kapan pembayaran sebenarnya terjadi.
Keuntungan metode berbasis akrual adalah memberikan gambaran yang lebih akurat tentang kinerja keuangan perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Ini memungkinkan perusahaan untuk melihat komitmen yang belum diselesaikan, seperti piutang yang harus dibayar oleh pelanggan. Metode ini umum digunakan oleh perusahaan yang lebih besar dan yang memiliki transaksi lebih kompleks.
Baca Juga: Accrual Basis Adalah Metode Pencatatan Akuntansi Basis Akrual
Pembukuan dapat dilakukan secara manual atau dengan bantuan perangkat lunak akuntansi. Sistem akuntansi komputer modern telah membuat proses pembukuan lebih efisien dan akurat. Pastikan juga pembukuan dilakukan dengan teliti dan sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku untuk memastikan laporan keuangan yang akurat dan transparan. Seperti Software Akuntansi Online Beecloud.
Dengan menggunakan Beecloud anda bisa melakukan bookkeeping dengan lebih rapi lengkap dengan analisis laporan akuntansi keuangan, mudahkan dalam analisis keuangan bisnis hingga pelaporan kepada pihak terkait. Cek banner di bawah ini dan dapatkan akses gratis trial khusus!
