Accounting payable adalah salah satu akun yang tercatat di buku besar. Posisinya mewakili kewajiban perusahaan untuk melunasi utangnya yang berjenis jangka pendek. Tentunya utang bukanlah hal yang asing dalam menjalankan sebuah usaha.
Bahkan perusahaan berskala besar pasti memiliki utang, baik itu jangka pendek hingga panjang. Pencatatannya harus teliti, untuk ulasan lebih lanjut mengenai jenis akun ini, berikut ulasannya.
Nama lain account payable adalah hutang usaha (Credit: Freepik.com)
Account payable adalah istilah kredit yang dipakai perusahaan untuk melakukan pembelian bahan baku/barang tertentu. Kegiatan dengan sistem transsaksi yang memakai down payment juga masuk ke dalam kategori ini.
Sistem transaksi ini kerap dipakai perusahaan di bidang industri. Bisa juga untuk perusahaan jual-beli produk siap pakai. Akun satu ini wajib dicek teratur agar perusahaan memahami tanggung jawabnya membayar sisa utang.
Secara bahasa, accounting payable kerap disebut sebagai hutang dagang/hutang usaha. Kewajiban satu ini sifatnya jangka pendek untuk membayar layanan/produk yang dibeli.
Baca Juga: Mengenal Istilah Account Payable dalam Laporan Akuntansi
Mengingat pencatatannya yang harus teliti, mencatat account payable artinya wajib mengikuti prosedur. Ada beberapa langkah dan tata cara dalam pencatatan jenis akun ini, diantaranya;
Accounting payable harus berdasarkan pada bukti penagihan dari pemasok. Anda harus menerima penagihan pemasok dahulu, teruskan ke departemen hutang. Langkah ini tergolong sulit karena bisa jadi fakurnya sudah dikirim dahulu.
Mesti ada persyaratan yang tegas bagi penerima agar faktur diteruskan ke departemen hutang. Untuk faktur yang dikirim ke orang yang sudah resign perlu perhatian khusus. Perlu pertanyaan berulang dari pemasok sebelum menemukan faktur tersebut.
Penerimaan faktur harus diperiksa untuk kebutuhan verifikasi. Verifikasi bertujuan untuk memastikan apakah jumlah utang tersebut benar atau ada kesalahan. Jika ada kesalahan, departemen hutang harus menghubungi pemasok agar faktur yang diperbaiki segera dikirim.
Departemen tersebut juga bisa membandingkan faktur dengan pesanan pembelian. Gunanya untuk memastikan pengiriman sudah diotorisasi. Dokumen penerimaan juga dibandingkan untuk memastikan jumlah penagihan sudah diterima.
Accounting payable beralih ke pembaharuan catatan. Faktur dicatat ke sistem akuntansi perusahaan dengan tanggal fakturnya sebagai tanggal masuk. Tanggal pembayarannya didasarkan pada tanggal tercatat faktur.
Contoh jika fakturnya tertulis 1 Januari, pembayaran 30 hari, berarti tercatat login 1 Januari. Sistem akuntansi akan menulis pembayaran pada 30 Januari.
Setiap jadwal tanggal pembayaran, akuntan perusahaan harus cek daftar awal. Selain itu, pemeriksaan juga dilakukan untuk memastikan semua payment harus dilakukan. Jika tidak dilakukan, payment ditandai untuk dibayar di kemudian hari.
Sisa pembayarannya dilakukan baik memakai cek atau secara elektronik. Semua tergantung pada kontrol yang dipakai. Tergantung persetujuannya sebelum diterbitkan.
Ada beberapa hal terkait accounting payable yang menarik dipahami. Beberapa contoh account payable adalah sebagai berikut:
Pembelian bahan baku dengan sistem cicilan tentu melibatkan vendor luar perusahaan. Pembayaran vendor atas kredit bahan baku ini juga masuk ke dalam hutang usaha.
Accounting payable juga termasuk pembayaran keperluan internal perusahaan. Misalnya biaya pengelolaan kas kecil, sampai distribusi sertifikat pembebasan pajak penjualan. Laporan manual untuk keperluan accounting ini harus diserahkan karyawan.
Perusahaan besar umumnya bepergian untuk keperluan bisnis bersama klien. Akan tetapi pihak perusahaan harus membiayai stafnya tanpa harus membebankan klien. Aturan terkait jumlah biaya yang boleh dikeluarkan untuk keperluan tersebut merupakan contoh account payable.
Agar hutang usaha lebih mudah dipahami, Anda bisa melihatnya melalui contoh. Misalnya perusahaan Mawar Merah membeli bahan baku untuk modal usaha pada tanggal 1 Januari 2022.
Besarnya pembelian sejumlah Rp2.000.000 tetapi pembayarannya memakai kredit berjangka 1 tahun. Oleh karena itu, jurnal umumnya menjadi sebagai berikut:
Contoh Account Payable pembayaran kredit dalam jangka waktu satu tahun dalam jurnal umum (Cerdit: Bee.id)
Tanggal 4 Januari 2022, Perusahaan Mawar Merah mengembalikan barang dengan total Rp4.000.000 dengan alasan rusak. Untuk accounting payable retur tersebut bisa ditulis:
Account Payable pengembalian barang (Cerdit: Bee.id)
Perusahaan tersebut membayar cicilan pada 10 Januari 2022 atas bahan baku yang dibeli pada 1 Januari 2022 lalu. Cicilannya sebesar Rp750.000. Pembayaran cicilan tersebut bisa ditulis:
Pencatatan prises pembayaran bahan baku secara cicil (Credit: Bee.id)
Sebagai catatan, kas posisinya ada di kredit karena uang baru saja dikeluarkan perusahaan. Sementara utang atau account payable ada di debit karena dikurangkan posisinya. Untuk rangkaian transaksi di atas, cara pembuatan laporannya adalah:
Contoh accounting payable di atas merupakan salah satu metode pencatatan hutang usaha. Akan tetapi mengingat jurnal umum mencatat transaksi secara menyeluruh, tentu isinya tidak hanya hutang usaha.
Selain utang dagang, ada transaksi lain yang pasti tercatat dalam jurnal umum. Mulai dari pembelian tunai, bayar gaji karyawan, biaya listrik, dan lain sebagainya.
Ternyata memahami accounting payable belum lengkap tanpa paham jenis-jenisnya. Ada beberapa jenis hutang usaha yang bisa Anda pahami, diantanya:
Hutang jangka pendek memiliki jatuh tempo kurang dari setahun sehingga disebut juga hutang lancar/ likuiditas perusahaan harus cukup agar bisa menjamin kewajiban tersebut. untuk kewajiban yang termasuk jangka pendek diantaranya:
Hutang jangka panjang berarti kewajiban dengan jatuh tempo minimal lebih dari 1 tahun. Untuk pendanaan jangka panjang, jenis utang ini memang kerap dijumpai. Adanya jenis utang ini akan menentukan solvabilitas perusahaan dalam mengembalikan pinjamannya.
Krisis solvabilitas terjadi jika perusahaan tidak bisa membayar kewajiban jangka panjang. Untuk jenis utang tidak lancar ini, ada beberapa macam diantaranya:
Hutang kontinjensi berarti utang yang muncul dengan tidak bergantung pada suatu peristiwa. Kewajiban yang ditimbulkan sifatnya potensial. Sebagai contoh ketika perusahaan harus menghadapi tuntutan hukum Rp100 juta.
Berarti kewajiban akan ditanggung perusahaan jika memang gugatan tersebut terbukti. Jika gugatan tidak terbukti, kewajiban Rp100 juta tidak menjadi beban perusahaan. Kewajiban ini hanya tercatat apabila memiliki kemungkinan besar. Beberapa contoh yang termasuk hutang kontinjensi diantaranya:
Baca Juga: 7 Tips Kelola Hutang Usaha dengan Mudah
Perusahaan dengan utang yang pembayarannya lancar tentu dinilai sehat dan berkembang. Oleh karena itu agar kewajiban tidak sampai terlewatkan, pencatatan accounting payable mesti rapi.
Anda bisa memanfaatkan software akuntansi online Beecloud sebagai tools keuangan. Mulai dari rekap laporan, pencatatan, sampai aplikasi kasir tersedia di Beecloud. Proses akuntansi dan pencatatan laporan akan dilakukan secara optimal. Anda dapat mengelola bisnis menjadi lebih optimal dengan dukungan tools berkualitas. Beecloud merupakan opsi menarik yang membuat bisnis profesional dengan hasil laporan memuaskan.
