Account payable adalah bahasa dalam akuntansi yang pasti familiar di telinga staff keuangan. Adanya AP memberikan berbagai keuntungan, terutama membantu aliran arus kas (cash flow).
Akun ini tergolong sederhana, namun tidak sedikit akuntan yang salah dalam menyusunnya. Penyebab paling sering karena kurang teliti, banyaknya transaksi, serta kemampuan staf yang tidak memenuhi kualifikasi. Oleh karena itu, mari kita kupas hingga tuntas.
Dalam Laporan Keuangan Bisnis Wajib Dicantumkan Account payable (Credit: Freepik)
Account payable adalah beban utang yang harus diselesaikan sesuai kesepakatan awal. Perusahaan dapat memilih lamanya tenor sesuai dengan jenis hutang, yakni hutang lancar (maksimal 12 bulan) dan hutang tidak lancar (lebih dari setahun).
Setiap transaksi terutang ini nantinya akan tercatat sebagai saldo berupa utang dagang pada neraca. Sementara penurunan atau kenaikan pada total AP periode sebelumnya ditulis dalam bentuk laporan arus kas.
Saat perusahaan memiliki account payable artinya penting untuk mengontrol setiap bentuk pembelajaran. Jangan sampai mengganggu kas atau aset tetap. Pastikan untuk memperkirakan resiko yang bakal terjadi, terutama apabila terjadi gagal bayar.
Beberapa contoh bentuk utang dagang diantaranya, tanggungan bahan baku, produk dan peralatan, transportasi sekaligus logistik, bahan bakar, lisensi, leasing, serta jasa atau layanan.
Setiap terjadi pembelian secara kredit, wajib untuk langsung mencatatnya ke dalam account payable. Tujuannya agar neraca selalu akurat dan pembukuan lebih transparansi. Jangan lupa juga menyimpan setiap bukti atau invoice pembelian.
Bagaimana utang dimasukkan ke dalam account payable? Prosesnya dimulai dari penerimaan faktur, memvalidasi faktur dengan barang yang ada, mencatat transaksi disertai bukti sah, dan terakhir melakukan pembayaran apabila telah jatuh tempo.
Baca Juga: Tips Mudah dalam Mengelola Hutang Usaha Agar Keuangan Tetap Terjaga
Pada dasarnya, utang dagang pasti terjadi pada semua perusahaan. Hal ini merupakan perkara wajar selama mampu mengontrol dan berjalan dengan sehat. Berikut beberapa penyebab terjadinya account payable, yaitu:
Jika selama ini Anda menyangka bahwa kredit identik dilakukan oleh pribadi, ternyata tidak demikian. Sebuah perusahaan juga lazim melakukan pembelian secara cicil untuk memenuhi kebutuhan produksi. Akibatnya, terjadi tanggungan sesuai kesepakatan bersama.
Perusahaan besar seringkali juga menerapkan sistem pembayaran DP kepada pihak supplier. Hal ini biasanya dilakukan oleh bisnis yang mengharuskan produksi dalam jumlah banyak. Selama belum terjadi pelunasan, maka transaksi tersebut masuk ke dalam utang dagang.
Mengapa setiap hutang harus tercatat dalam account payable? Akun yang termasuk dalam neraca ini ternyata memiliki banyak fungsi bagi sebuah bisnis, yaitu:
Gagal bayar adalah kondisi yang harus dihindari dalam berbisnis. Selain bakal mengacaukan kondisi keuangan, Anda juga terancam kehilangan kepercayaan dari pihak kreditur. Padahal account payable adalah bentuk usaha menjaga lancarnya aliran kas.
Maka dari itu, penting dilakukan catatan utang secara real time. Tujuannya tentu agar Anda mengingat waktu kapan harus membayarkan tanggungan?
Apabila Anda menggunakan software atau aplikasi digital untuk mencatat utang dagang, ini akan membuat biaya faktur lebih hemat. Sebab tidak dibutuhkan banyak aktivitas manual yang merepotkan serta memakan biaya.
Otomatisasi akun utang dagang juga mempermudah akuntan dalam mengaudit keuangan. Apalagi jika perangkat yang Anda dilengkapi berbagai plugin untuk merampingkan dokumen serta mampu mendeteksi apabila terdapat kekeliruan.
Baca Juga: 9 Prosedur Audit Keuangan Perusahaan Wajib Dilakukan
Perusahaan skala besar biasanya memiliki karyawan khusus untuk mengelola akun utang dagang. Mereka adalah para ahli dalam manajemen keuangan. Selain itu, seorang staf juga harus mampu menggunakan teknologi terkini dengan baik.
Tidak sedikit perusahaan yang menggunakan software akuntansi untuk mengelola segala laporan keuangan. Sebab banyak sekali keuntungan yang diperoleh, seperti lebih akurat, praktis, dan hemat biaya.
Kendati demikian, account payable staff tetap memiliki kewajiban sebagai berikut:
Transaksi pembelian sebuah perusahaan melibatkan cukup banyak divisi. Mulai dari divisi warehouse, divisi produksi, divisi purchasing, sampai divisi procurement. Belum lagi hubungan dengan pihak eksternal.
Keadaan tersebut mengharuskan staf keuangan melakukan koordinasi dengan semua pihak. Hal ini bertujuan agar pembelian sesuai dengan rencana. Maka dari itu, staf wajib mengerti siklus supply chain, mulai dari perencanaan sampai barang terkirim atau terjadi retur produk.
Tidak kalah penting, staf keuangan harus mampu mengontrol setiap transaksi yang terjadi. Apakah pembelian dengan cara kredit telah lolos resiko? Apakah tidak ada kesalahan dalam mencatat utang yang tengah berlangsung? Kapan utang harus terbayarkan?
Mencegah terjadinya ketidaksesuaian antara dokumen dengan fakta lapangan, staf keuangan harus mencatat setiap transaksi. Beberapa poin yang penting untuk dicatat dan diarsipkan, yakni:
Jobdesk staf keuangan tidak hanya berkaitan dengan pembukuan. Melainkan juga membayar pembelian yang telah direncanakan. Berikut tiga jenis pembayaran yang biasa dipakai, yakni:
Bersamaan dengan pembayaran, staf harus mengatur faktur, memastikan pembayaran telah diterima, serta memverifikasi laporan keuangan.
Tugas inti seorang staff account payable adalah membuat laporan keuangan secara lengkap dan benar. Lebih mudah jika perusahaan telah memanfaatkan software otomatis untuk mengurangi terjadinya human error.
Salah satu rekomendasi software akuntansi terbaik yang mampu menunjang efisiensi kerja adalah software akuntansi Beeaccounting, Software sekali beli dengan beragam fitur yang akan memudahkan Anda dalam mengelola bisnis. Mulai dari mengontrol stok barang, memantau laporan akuntansi dari laba rugi, neraca dan sejenisnya langsung jadi.
Akun keuangan adalah sesuatu yang wajib ada dalam sebuah bisnis skala besar maupun kecil. Melalui laporan tersebut Anda dapat melihat kondisi perusahaan yang sebenarnya. Hal ini juga mencegah terjadi kesalahan atau bahkan kecurangan yang mungkin terjadi.
Namun, tidak dapat dipungkiri bahwa jenis laporan keuangan memang cukup kompleks. Banyaknya jenis akun terkadang membuat seorang akuntan melewatkannya. Bayangkan saja, untuk utang dan piutang membutuhkan akun pencatatan yang berbeda.
Khusus account payable adalah pencatatan yang berisi hutang atau tanggungan Anda kepada pihak lain. Meskipun hal ini bisa disusun secara manual oleh karyawan. Namun, sebaiknya mulailah beralih ke sistem yang lebih canggih.
