Bisnis e-commerce adalah sebuah bentuk bisnis yang terus berkembang pesat di era digital saat ini. Salah satu aspek penting dalam menjalankan bisnis e-commerce adalah inventory management atau manajemen persediaan barang.
Inventory management menjadi hal yang sangat penting karena pada dasarnya e-commerce adalah bisnis yang bergantung pada persediaan barang. Pada bisnis e-commerce, persediaan barang harus selalu tersedia dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Lantas, apa itu inventory di bisnis e-commerce, termasuk jenis-jenis inventory, tantangan yang dihadapi, strategi yang bisa digunakan, dan manfaat dari inventory management pada bisnis e-commerce. Baca selengkapnya dalam artikel ini!
Inventory adalah stok atau ketersediaan barang (Sumber: Freepik.com)
Sebelum membahas strategi manajemen inventory bisnis e-commerce, ada baiknya Anda memahami apa itu inventory terlebih dahulu.
Arti dari "Inventory" secara harfiah adalah "stok barang atau persediaan". Inventory adalah istilah yang merujuk pada stok atau persediaan barang yang dimiliki oleh suatu bisnis. Inventory dapat terdiri dari berbagai jenis barang, mulai dari bahan baku, barang jadi, hingga barang dalam proses produksi yang belum selesai.
Baca Juga: Pengertian Inventory, Manfaat dan Cara Pengelolaannya
Sedangkan manajemen inventory atau manajemen inventaris adalah proses pengelolaan dan pengendalian persediaan barang yang dimiliki oleh perusahaan, termasuk bahan baku, barang setengah jadi, hingga barang jadi. Tujuan utama dari manajemen inventaris adalah untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki stok yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan, mengurangi biaya penyimpanan, dan menghindari kelebihan atau kekurangan stok.
Proses ini mencakup berbagai aktivitas seperti penerimaan barang, penyimpanan, pemantauan stok, pengelolaan pesanan, hingga pengisian ulang persediaan. Dengan manajemen inventaris yang baik, perusahaan dapat mengoptimalkan efisiensi operasional, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan profitabilitas melalui pemanfaatan sumber daya yang lebih tepat dan responsif terhadap permintaan pasar.
Berikut adalah beberapa tujuan dari inventory management:
Persediaan barang menjadi hal yang sangat penting dalam bisnis e-commerce karena sebagian besar transaksi yang terjadi pada bisnis ini adalah transaksi yang dilakukan secara online dan melibatkan pengiriman barang.
Oleh karena itu, perusahaan e-commerce harus memastikan bahwa persediaan barang selalu tersedia dalam jumlah yang cukup dan sesuai dengan permintaan pelanggan.
Inventory management pada bisnis e-commerce melibatkan pengawasan dan pengendalian terhadap persediaan barang, termasuk pengadaan barang, penyimpanan, pengiriman, dan pengawasan atas proses retur barang.
Pada bisnis e-commerce yang berskala besar, inventory management dapat menjadi hal yang kompleks karena melibatkan jumlah barang yang sangat besar dan juga berbagai tantangan yang dihadapi seperti fluktuasi permintaan yang tidak terduga, keterlambatan pengiriman dari pemasok, dan kurangnya visibilitas stok pada pemasok.
Ilustrasi Inventory E-Commerce
Ilustrasi Inventory E-Commerce Ada beberapa jenis inventory atau persediaan barang yang harus dikelola pada bisnis e-commerce, antara lain terdiri dari:
Finished goods atau barang jadi adalah produk yang siap untuk dijual kepada pelanggan. Pada bisnis e-commerce, barang jadi harus selalu tersedia dalam jumlah yang cukup untuk memenuhi permintaan pelanggan. Seperti pakaian, sepatu, aksesoris, barang elektronik, dan lain sebagainya.
Raw materials, bahan mentah atau bahan baku adalah bahan mentah yang digunakan untuk membuat produk jadi. Sebagai contoh kain, benang, bahan baku elektronik, dan lain sebagainya. Jika perusahaan dapat mengelola barang mentah atau bahan baku ini dengan baik, maka perusahaan dapat mengoptimalkan proses produksi mereka.
Bagi perusahaan yang juga bergerak di bidang e-commerce maupun yang tidak, persediaan bahan baku mentah perlu dikelola secara efisien dan tepat waktu agar produksi tidak terhambat.
Work-in-progress (WIP) adalah barang yang sedang dalam proses produksi. Barang dalam proses mencakup berbagai tahapan, mulai dari pengolahan bahan baku hingga produk mendekati bentuk akhirnya, namun belum siap dijual kepada pelanggan.
Pada bisnis e-commerce, WIP harus dikelola dengan baik untuk memastikan bahwa produksi barang jadi dapat selesai dengan cepat. Sebagai contoh pakaian yang sedang dijahit, sepatu yang sedang dirakit, atau produk elektronik yang sedang dalam tahap pemasangan.
Sparepart atau bahan pembantu adalah jenis persediaan yang digunakan untuk mendukung operasional atau memelihara peralatan dan mesin yang digunakan dalam proses produksi. Barang ini biasanya tidak menjadi bagian dari produk jadi, tetapi sangat penting untuk menjaga kelancaran operasi perusahaan. Sebagai contoh sparepart adalah suku cadang mesin, alat-alat perbaikan, pelumas, dan bahan pembersih.
Packaging dan shipping supplies adalah persediaan barang yang digunakan untuk mengemas dan mengirim barang kepada pelanggan.
Pada bisnis e-commerce, packaging dan shipping supplies harus selalu tersedia dalam jumlah yang cukup untuk memastikan bahwa pengiriman barang dapat dilakukan dengan cepat dan aman. Seperti kotak kardus, bubble wrap, selotip, dan lain sebagainya.
Dalam mengelola persediaan barang, perusahaan e-commerce harus memastikan bahwa jumlah barang yang tersedia selalu sesuai dengan permintaan pelanggan, sehingga tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stok.
Perusahaan juga harus mempertimbangkan biaya persediaan barang, termasuk biaya penyimpanan dan biaya pembelian.
5 Strategi Sukses Inventory Menagament Bisnis Online (Sumber: Freepik.com)
Strategi inventory management yang baik sangat penting untuk menjamin ketersediaan persediaan barang yang cukup dan mengurangi biaya persediaan yang tidak perlu. Dalam bisnis e-commerce, ada beberapa strategi inventory management yang dapat diterapkan, antara lain :
Memprediksi permintaan pelanggan dengan akurat dapat membantu perusahaan e-commerce mengatur persediaan barang secara tepat. Dengan menggunakan data penjualan dan tren permintaan masa lalu, perusahaan dapat memperkirakan permintaan di masa depan dan menyesuaikan persediaan barang sesuai dengan prediksi tersebut.
Dalam proses manajemen inventaris Anda juga perlu menambahkan persediaan barang ekstra sebagai cadangan atau 'safety stock' . Dengan begitu, Anda dapat membantu perusahaan e-commerce menghindari kekurangan stok saat permintaan tiba-tiba meningkat atau terjadi kesalahan dalam peramalan permintaan.
Safety stock harus disesuaikan dengan level permintaan yang diharapkan dan tingkat risiko kekurangan stok.
Penetapan level persediaan minimum dan maksimum yang tepat dapat membantu perusahaan e-commerce menghindari kekurangan stok atau kelebihan persediaan barang yang tidak diperlukan.
Level persediaan minimum adalah jumlah persediaan barang yang harus selalu tersedia agar perusahaan e-commerce dapat memenuhi permintaan pelanggan, sedangkan level persediaan maksimum adalah batas atas jumlah persediaan barang yang dapat disimpan di gudang perusahaan.
Level persediaan minimum harus dihitung dengan mempertimbangkan waktu pengiriman barang dari supplier dan waktu pengolahan dan pengiriman barang ke pelanggan. Sedangkan, level persediaan maksimum harus disesuaikan dengan tingkat permintaan dan resiko kelebihan persediaan.
FIFO adalah strategi pengelolaan persediaan di mana barang yang pertama masuk harus dikeluarkan terlebih dahulu. Dalam bisnis e-commerce, FIFO dapat membantu menghindari kerusakan atau kadaluwarsa barang dan juga memastikan barang yang paling lama di persediaan dijual terlebih dahulu.
Sehingga memungkinkan perusahaan untuk mengelola persediaan secara lebih efisien sesuai kebutuhan, menghindari penyimpanan barang terlalu lama yang dapat mengurangi kualitasnya, serta meminimalkan biaya penyimpanan dan kerugian finansial.
Dalam era digital yang semakin berkembang, perusahaan e-commerce harus memanfaatkan teknologi untuk mengelola persediaan barang secara efektif.
Salah satu contoh teknologi yang dapat digunakan adalah sistem manajemen persediaan yang terintegrasi dengan sistem e-commerce. Sistem ini memungkinkan perusahaan untuk mengawasi persediaan barang secara real-time, memperbarui stok secara otomatis ketika barang terjual atau diterima dari supplier hingga melakukan pelacakan penjualan produk terbanyak/ terlaris.
Data pelacakan penjualan produk terbanyak ini dapat digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan dalam proses manajemen inventory. Dengan data tersebut, perusahaan dapat mengidentifikasi produk mana yang paling laris dan mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif untuk memenuhi stok sesuai kebutuhan penjualan.
Selain itu, aplikasi pembukuan integrasi e-commerce Beecloud juga dapat membantu perusahaan e-commerce dalam memperkirakan permintaan pelanggan dan meramalkan tren bisnis di masa depan. Sehingga Anda juga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.
Salah satu cara memantau dan memastikan persediaan barang di e-commerce selalu aman, Anda bisa gunakan aplikasi pembukuan online shop dari Beecloud. Dengan menggunakan sistem pembukuan, Tim gudang Anda bisa mengontrol semua stok barang dalam beberapa lokasi yang berbeda secara lebih akurat atau di masing-masing channel e-commerce dan memastikan stok selalu tercukupi terutama saat penjualan lagi ramai.
Strategi inventory management yang baik dapat membantu perusahaan e-commerce menghindari risiko kekurangan stok dan meningkatkan pendapatan.
Berikut adalah lima tahapan proses manajemen inventory barang yang umum digunakan:
Tahap pertama tentu saja adalah pengantaran barang ke gudang. Barang yang diterima bisa berupa bahan mentah untuk proses produksi di pabrik, barang jadi untuk distributor, atau bahan baku tidak langsung yang mendukung proses produksi. Pengiriman barang ini menjadi awal dari seluruh proses manajemen inventory.
Setelah barang tiba di gudang, tahap berikutnya adalah penerimaan barang. Barang akan diperiksa dan dikelompokkan sesuai dengan jenis dan kebijakan perusahaan.
Pada tahap ini, Anda dapat memberikan barang-barang akan diberi SKU (Stock Keeping Unit) dan dilabeli dengan QR Code atau RFID untuk memudahkan pelacakan dan pengelolaan stok barang dalam beberapa lokasi yang berbeda. Teknologi seperti Warehouse Management System (WMS) dapat memfasilitasi pelacakan ini secara otomatis.
Setelah barang disimpan, penting untuk memantau level inventory secara berkala. Proses ini mencakup perhitungan jumlah barang yang tersedia, dengan menggunakan teknologi otomatis seperti QR Code atau RFID untuk mempercepat dan meningkatkan akurasi pelacakan.
Cara ini cocok untuk perusahaan yang memiliki stok yang lebih besar, pemantauan yang tepat memastikan perusahaan memiliki data inventaris yang akurat dan membantu meminimalisir terjadinya kekurangan stok (stockout).
Ketika pembeli menunjukkan minat pada stok yang dimiliki perusahaan, mereka akan mengajukan purchase order. Pembelian yang terjadi secara langsung akan mempengaruhi stok barang.
Barang kemudian disiapkan untuk dikirim kepada pembeli sesuai dengan tujuan pesanan, baik untuk kegiatan produksi, dijual kembali, atau dikirim langsung ke pelanggan.
Setelah barang keluar dari gudang, sistem inventory harus diperbarui untuk mencerminkan perubahan jumlah barang yang ada di stok. Dengan menggunakan Warehouse Management System (WMS), pembaruan ini dapat dilakukan secara otomatis, memastikan semua pihak yang terlibat mendapatkan informasi stok terbaru secara real-time.
Tahap terakhir adalah pengisian kembali atau restock. Ketika stok barang sudah mulai menipis, perusahaan perlu melakukan pengisian ulang persediaan sesuai dengan kebutuhan dan metode yang telah ditetapkan oleh masing-masing gudang. Restock ini memastikan bahwa persediaan barang selalu mencukupi untuk memenuhi permintaan di masa mendatang.
Mudah di kelola, bisnis lancar bebas komplain merupakan deretan manfaat inventory management (Sumber: Freepik.com)
Inventory management memiliki manfaat yang signifikan bagi bisnis, baik itu bisnis tradisional maupun bisnis e-commerce. Beberapa manfaat dari inventory management adalah:
Dengan memiliki inventory management yang baik, bisnis dapat memantau persediaan barang dengan lebih akurat dan mengidentifikasi perubahan permintaan atau kekurangan persediaan barang dengan cepat.
Inventory management yang efektif juga dapat membantu bisnis e-commerce untuk memudahkan pengontrolan persediaan barang yang tersebar di beberapa gudang, misal Anda mempunyai beberapa stok di gudang A, stok di kota B dan stok di gudang toko.
Dengan mengelola persediaan barang secara tepat, bisnis dapat mengoptimalkan proses pengadaan barang, pemenuhan pesanan, dan pengiriman barang, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas.
Dengan memiliki persediaan barang yang cukup dan dapat diandalkan, bisnis dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan lebih cepat dan akurat, sehingga dapat meningkatkan tingkat kepuasan konsumen dan memperbaiki reputasi bisnis.
Dengan mengelola persediaan barang secara efektif, bisnis dapat menghindari kelebihan persediaan yang tidak perlu dan mengurangi biaya penyimpanan dan inspeksi barang. Hal ini dapat membantu bisnis menghemat biaya dan meningkatkan arus kas dengan menjaga saldo persediaan yang optimal.
Dengan memantau persediaan barang dengan akurat, bisnis dapat menghindari pembelian barang yang tidak diperlukan dan meminimalkan biaya inspeksi, transportasi, dan penyimpanan. Hal ini dapat membantu bisnis menghemat biaya dan meningkatkan profitabilitas.
Itu dia pembahasan tentang pengertian, strategi dan juga manfaat menerapkan inventory management pada bisnis e-commerce. Semoga dengan mempelajari ini, Anda sudah mempunyai pandangan terkait manajemen dan kontrol stok di bisnis e-commerce Anda.
