5 Contoh Surat Penerimaan Barang dan Cara Membuatnya

Apakah Anda sedang mencari contoh surat penerimaan barang yang lengkap dan ingin mempelajari cara membuatnya? Surat penerimaan barang, juga dikenal sebagai surat serah terima barang, merupakan dokumen penting yang digunakan untuk mencatat penyerahan barang dari pihak pengirim kepada pihak penerima.

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan secara mendetail pengertian surat serah terima barang, siapa yang mengeluarkan surat tersebut di perusahaan, serta memberikan contoh-contoh surat penerimaan barang yang sering digunakan.

Selain itu, kami juga akan memberikan panduan praktis tentang cara membuat surat serah terima barang. Mari kita mulai!

Pengertian Surat Penerimaan Barang

Surat penerimaan barang adalah sebuah dokumen tertulis yang dibuat sebagai bukti resmi mengenai penyerahan barang dari pihak pengirim kepada pihak penerima.

Surat ini berisi informasi penting seperti identitas kedua pihak, detail informasi barang yang diserahkan, waktu penyerahan, kondisi barang, serta tanda tangan sebagai tanda persetujuan dari kedua belah pihak.

Surat serah terima barang umumnya digunakan dalam berbagai konteks, seperti transaksi bisnis antara perusahaan, pengiriman barang untuk keperluan toko, perpindahan barang antar departemen di dalam perusahaan, atau penerimaan barang oleh instansi pemerintah.

Siapa yang Mengeluarkan Surat Penerimaan Barang di Perusahaan?

Dalam konteks perusahaan, surat penerimaan barang umumnya dikeluarkan oleh pihak yang bertanggung jawab atas pengiriman atau penerimaan barang.

Misalnya, jika sebuah perusahaan mengirimkan barang kepada pelanggan atau mitra bisnisnya, maka surat penerimaan barang akan dikeluarkan oleh bagian logistik atau pengiriman barang di perusahaan tersebut.

Di sisi lain, jika perusahaan menerima barang dari pemasok atau mitra bisnis, surat penerimaan barang akan dikeluarkan oleh bagian penerimaan atau gudang barang.

Contoh Surat Penerimaan Barang

Di bawah ini adalah beberapa contoh surat penerimaan barang yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:

1. Contoh Surat Penerimaan Barang untuk Transaksi Toko

Berikut ini adalah contoh surat penerimaan barang untuk transaksi toko dalam format Microsoft Word:

Contoh Surat Penerimaan Barang Untuk Transaksi Toko

Anda dapat mengunduh contoh surat penerimaan barang ini dalam format Microsoft Word di tautan berikut: [Download Contoh Surat Penerimaan Barang untuk Transaksi Toko]

Pastikan untuk mengganti [Nomor Surat], [Tanggal Surat], [Nama Penerima Barang], [Alamat Penerima Barang], [Telp. Penerima Barang], [Nama Barang], [Jumlah], [Kondisi], [Tanda Tangan], [Nama dan Tanda Tangan Penerima], [Jabatan Penerima], dan [Toko Anda] dengan informasi yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

2. Contoh Surat Penerimaan Barang untuk PT

Berikut ini adalah contoh surat penerimaan barang untuk PT dalam format kolom-kolom yang dapat Anda unduh sebagai file Microsoft Word:

Contoh Surat Penerimaan Barang Untuk PT

Silakan klik tautan di bawah ini untuk mengunduh contoh surat penerimaan barang dalam format Microsoft Word:

[Download Contoh Surat Penerimaan Barang untuk PT]

Mohon diingat untuk mengganti [Nama Perusahaan], [Alamat PT], [Telepon PT], [Email PT], [Website PT], [Tanggal], [Nomor Surat], [Nama Penerima Barang], [Jabatan Penerima Barang], [Alamat Penerima Barang], [Nama Barang], [Jumlah Barang], [Deskripsi Barang], [Kondisi Barang], [Nama dan Tanda Tangan Penerima], [Jabatan Penerima], [PT Nama Perusahaan], dan [Link Unduh] dengan informasi yang sesuai.

3. Contoh Surat Penerimaan Barang untuk Sekolah

Berikut adalah contoh surat penerimaan barang untuk sekolah dengan menggunakan kolom-kolom agar mudah dibaca dan dapat didownload dalam format file Microsoft Word:

Contoh Surat Penerimaan Barang Untuk Sekolah

Catatan:

Mohon untuk melengkapi kolom-kolom di atas sesuai dengan informasi barang yang diterima.
Surat ini memiliki format kolom yang dapat diatur dengan mudah menggunakan Microsoft Word.
Silakan unduh file surat penerimaan barang dengan format Microsoft Word di tautan berikut: [Download Contoh Surat Penerimaan Barang untuk Sekolah]

Harap diingat bahwa ini adalah contoh surat, dan Anda perlu menyesuaikannya dengan informasi yang relevan dengan keadaan sebenarnya. Selain itu, pastikan untuk memeriksa kembali surat tersebut sebelum digunakan untuk memastikan semua informasi sudah benar dan lengkap.

4. Contoh Surat Penerimaan Barang untuk Kantor

Berikut ini contoh surat penerimaan barang untuk kantor dalam format tabel yang dapat diunduh sebagai file Microsoft Word:

Contoh Surat Penerimaan Barang untuk Kantor

Catatan: Silakan klik tautan berikut untuk mengunduh contoh surat penerimaan barang dalam format Microsoft Word: [Download Contoh Surat Penerimaan Barang untuk Kantor]

Demikian contoh surat penerimaan barang untuk kantor dalam format tabel. Anda dapat mengunduh file Microsoft Word dari tautan yang disediakan untuk mempermudah penggunaan dan penyesuaian.

Komponen Surat Penerimaan Barang

Surat penerimaan barang umumnya terdiri dari beberapa komponen penting, yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan dan konteks penggunaannya. Berikut adalah beberapa komponen yang sering terdapat dalam surat penerimaan barang:

1. Identitas Kedua Pihak (Penerima dan Pemberi Barang)

Surat penerimaan barang harus mencakup informasi identitas lengkap dari pihak yang menerima barang (penerima) dan pihak yang menyerahkan barang (pemberi). Identitas tersebut mencakup nama, jabatan, dan alamat dari masing-masing pihak.

2. Detail Informasi Barang

Surat penerimaan barang harus mencantumkan detail informasi mengenai barang yang diserahkan, seperti nama barang, jumlah barang, deskripsi barang, dan jika diperlukan, spesifikasi teknis atau nomor seri barang.

3. Waktu Penyerahan Barang

Surat penerimaan barang harus mencatat tanggal dan waktu penyerahan barang. Hal ini penting untuk memastikan adanya bukti waktu pengiriman dan penerimaan barang.

4. Detail dan Kondisi Barang

Surat penerimaan barang harus mencatat kondisi barang saat diterima. Jika barang mengalami kerusakan atau cacat, hal ini harus dicatat dengan jelas dalam surat penerimaan.

5. Tanda Tangan Penerima dan Pengirim Barang

Surat penerimaan barang harus memiliki tanda tangan dari pihak yang menerima barang dan pihak yang menyerahkan barang. Tanda tangan ini merupakan tanda persetujuan dan kesepakatan antara kedua belah pihak mengenai penerimaan barang.

Cara Membuat Surat Penerimaan Barang menggunakan Microsoft Word

Membuat surat penerimaan barang menggunakan Microsoft Word cukup mudah. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dapat Anda ikuti:

• Buka Microsoft Word dan buat dokumen baru.
• Tentukan format surat yang akan Anda gunakan, misalnya dengan menggunakan header dan footer yang sesuai.
• Atur margin dokumen sesuai dengan kebutuhan Anda.
• Tambahkan judul surat "Surat Penerimaan Barang" di bagian atas dokumen.
• Buat paragraf pengantar yang menjelaskan tujuan surat dan konteks penerimaan barang
• Buat bagian identitas penerima barang. Tuliskan nama penerima, jabatan, dan alamatnya. Anda dapat menggunakan heading atau format teks yang sesuai untuk membedakan bagian ini.
• Buat bagian identitas pengirim barang. Tuliskan nama pengirim, jabatan, dan alamatnya. Gunakan format yang sama seperti pada bagian identitas penerima barang.
• Buat subjudul "Detail Barang" di bawah identitas pengirim.
• Buat tabel dengan dua kolom. Kolom pertama berisi informasi mengenai barang yang diserahkan, seperti nama barang, jumlah, dan deskripsi. Kolom kedua berisi informasi mengenai kondisi barang, seperti baik, rusak, atau cacat.
• Tambahkan baris baru dalam tabel untuk setiap barang yang diserahkan.
• Buat subjudul "Waktu Penyerahan" di bawah tabel detail barang.
• Tuliskan tanggal dan waktu penyerahan barang dengan format yang jelas dan sesuai standar.
• Buat subjudul "Tanda Tangan" di bawah waktu penyerahan.
• Tambahkan ruang kosong untuk tanda tangan penerima dan pengirim barang.
• Akhiri surat dengan kalimat penutup yang sopan, seperti "Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya."
• Berikan ruang kosong untuk nama dan jabatan penerima dan pengirim di bawah kalimat penutup.
• Pastikan untuk memberikan salam penutup yang sesuai, seperti "Hormat kami" atau "Salam hangat."
• Simpan dokumen dengan nama yang sesuai dan sesuai dengan format yang diinginkan (misalnya, "Surat Penerimaan Barang_Nama Perusahaan_Tanggal").
• Sebelum mencetak atau mengirim surat, pastikan untuk membacanya kembali dan memastikan bahwa semua informasi yang tercantum sudah benar dan lengkap.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat surat penerimaan barang menggunakan Microsoft Word dengan mudah dan efisien.

Prosedur atau Langkah-langkah dalam Pembuatan Surat Serah Terima Barang

Untuk mengeluarkan ataun membuat surat serah terima barang, Anda dapat mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Siapkan Format Surat

Tentukan format atau template surat penerimaan barang yang akan Anda gunakan. Anda dapat menggunakan format yang sudah ada atau membuat format surat sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan atau instansi Anda. Anda bisa menggunakan Microsoft Excel atau Microsoft Word untuk membuatnya.

2. Tuliskan Identitas Kedua Pihak

Tuliskan identitas lengkap dari pihak penerima barang dan pihak pengirim barang. Cantumkan nama, jabatan, alamat, dan kontak yang dapat dihubungi dari masing-masing pihak.

3. Deskripsikan Barang yang Diserahkan

Jelaskan dengan detail mengenai barang yang diserahkan, termasuk nama barang, jumlah barang, deskripsi barang, dan jika diperlukan, spesifikasi teknis atau nomor seri barang.

4. Catat waktu penyerahan

Catat tanggal dan waktu penyerahan barang dengan jelas. Gunakan format yang umum digunakan, seperti [Tanggal], [Bulan] [Tahun], atau format lain yang disepakati.

5. Tinjau Kondisi Barang

Periksa kondisi barang yang diserahkan dan catat dengan jelas dalam surat penerimaan. Jika barang mengalami kerusakan atau cacat, tuliskan secara spesifik mengenai kondisi tersebut.

6. Mintalah Tanda Tangan

Setelah semua informasi tercatat dengan lengkap, mintalah tanda tangan dari pihak yang menerima barang dan pihak yang menyerahkan barang. Pastikan bahwa tanda tangan tersebut sah dan merupakan persetujuan dari kedua belah pihak.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat surat serah terima barang yang lengkap dan sesuai dengan kebutuhan Anda.

Kesimpulan

Demikianlah panduan lengkap mengenai surat penerimaan barang, mulai dari pengertian, contoh-contoh surat, hingga cara membuatnya.

Surat penerimaan barang merupakan dokumen yang penting untuk mencatat penyerahan barang secara resmi dan dapat digunakan sebagai bukti dalam transaksi bisnis.

Di era digital saat ini, pelanggan ingin yang serba cepat, praktis, dan mudah. Karena itu, soal pencatatan transaksi, usaha Anda juga butuh meningkatkan sistem pencatatan penerimaan barang yang lebih modern dan otomatis. Untungnya, sekarang sudah ada Beepos. Mau cek stok dan bikin surat penerimaan barang? Check! Mau bikin nota pembelian atau nota penjualan? Bisa banget!

Menangani retur barang juga gampang dan cepat, karena Anda tinggal masukkan nomornya, dan selesai! Apalagi, Beepos dapat berfungsi sebagai aplikasi nota pembelian, sekaligus aplikasi kasir online. Nikmati kemudahan Beepos sekarang, yuk! Jangan salah pilih software akuntansi, yaa.. coba dulu GRATIS dengan daftar di sini.

Dengan menggunakan contoh-contoh surat dan tips praktis yang telah kami berikan, diharapkan Anda dapat dengan mudah membuat surat serah terima barang yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Selamat mencoba!