Invoice adalah bukti setiap transaksi penting bagi pemilik usaha untuk mencatat sekaligus sebagai bukti setiap transaksi yang terjadi, baik untuk bisnis kecil maupun bisnis besar. Contoh invoice pembayaran, pembelian dan sebagainya
Umumnya fungsi invoice hampir sama dengan kwitansi karena secara garis besar memiliki fungsi yang sama. Namun keduanya berbeda, pahami penjelasan di bawah ini tentang apa itu invoice dan apa bedanya dengan kwitansi.
Invoice Bisa Jadi Dokumen Bukti Adanya Transaksi (Sumber: Freepik.com)
Invoice juga sering disebut sebagai faktur yang artinya lembaran daftar tagihan yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Umumnya invoice digunakan untuk transaksi dalam jumlah yang besar.
Namun juga tidak menutup kemungkinan digunakan untuk transaksi dalam jumlah kecil atau standar, karena secara garis besar fungsi invoice adalah sebagai bukti dokumentasi atas adanya transaksi.
Secara lebih detailnya invoice merupakan dokumen komersial yang mencatat dan mendokumentasi setiap transaksi yang terjadi antara penjual dan pembeli, jika transaksi dilakukan secara kredit.
Untuk mendeteksi keaslian dokumen invoice penjual perlu mencantumkan nomor invoice di bagian atas lembaran dokumennya. Selain menjamin keaslian, nomor tersebut juga berfungsi untuk memudahkan penjual melacak informasi terkait transaksi.
Ada beberapa informasi penting selain nomor invoice yang harus dicantumkan dalam Invoice, diantaranya:
Mengutip Buku Pintar Pengurusan Perizinan & Dokumen, ada 3 jenis invoice diantaranya:
Pertama ada commercial invoice, merupakan jenis dokumen invoice yang berisi tentang serangkaian keterangan barang-barang yang dijual serta harga dari barang tersebut.
Kemudian ada consular Invoice, artinya dokumen invoice ini dikeluarkan oleh sebuah instansi resmi sebagai bukti dari sebuah transaksi atau sejenisnya. Biaya invoice jenis ini dikeluarkan oleh kedutaan atau konsulat.
Terakhir ada proforma invoice, sebuah dokumen penawaran yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembelinya. Bisa pebisnis biasa atau eksportir.
Ilustrasi Accounting Sedang Menghitung Invoice (Sumber: Freepik.com)
Ada beberapa fungsi dari invoice untuk sebuah bisnis, diantara:
Fungsi pertama dari adanya invoice pada bisnis adalah sebagai bukti pencatatan transaksi, dalam hal ini pebisnis bisa meminimalisir kesalahan pada tagihan tertentu pada buku catatannya.
Dengan adanya invoice ini pebisnis bisa melakukan pelacakan dalam berbagai macam hal, mulai dari pelacakan pendapatan, pengeluaran, tanggal transaksi hingga bukti jika terdapat kasus gugatan perdata.
Seperti yang sudah dibahas sekilas di atas, pada dokumen invoice perlu mencantumkan informasi ketentuan pembayaran.
Dimana informasi ini yang akan membantu pebisnis mengontrol pembayaran pelanggan, karena mereka tidak bisa melanggar seenaknya keluar dari ketentuan yang ada.
Jika memang terjadi keterlambatan pembeli bisa mendapatkan sanksi sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan disepakati sebelumnya.
Fungsi invoice selanjutnya adalah bisa digunakan untuk melacak pengiriman barang dengan informasi yang dicantumkan dalam invoice. Selain itu, pembeli juga bisa mendapatkan bukti pembayaran jika memang pengiriman mengalami keterlambatan.
Dengan informasi yang ada pada invoice juga memudahkan pembeli mengetahui apa saja yang dikirim. Pembeli bisa melakukan konfirmasi sekaligus pengecekan mengenai pesanan yang dibeli, berapa lama pengirimannya hingga biaya pajak yang dikenakan nantinya.
Biasanya setiap transaksi pembelian perlu adanya pembayaran pajak sesuai dengan besaran transaksi. Dengan pencatatan dan bukti yang jelas melalui invoice, perpajakan juga bisa mudah diatur.
Selain itu, dengan adanya bukti invoice penjual/ pembeli bisa melakukan verifikasi jika terjadi perbedaan dalam ketentuan penagihan pajak dan sejenisnya.
Invoice bisa menjadi bukti sebuah perusahaan/ bisnis benar-benar bertanggung jawab dengan produk mereka. Karena mereka berani memberikan informasi detail terkait produk sampai pada proses pengiriman.
Hal ini menjadikan konsumen tidak enggan untuk melakukan transaksi lagi karena sebelumnya mereka sudah mempercayai kredibilitas kerja perusahaan tersebut.
Apa Perbedaan Kwitansi dan Invoice (Sumber: Freepik.com)
Ada dua perbedaan paling menonjol dari invoice dan kwitansi, pertama isi dokumen dan kedua adalah tujuannya.
Invoice berisi tentang detail pembelian sampai pengiriman barang/ jasa sedangkan kwitansi berisi tentang bukti pembayaran yang biasanya dilengkapi dengan materai untuk memperkuat hukum.
Sedangkan dari segi tujuan, invoice ada digunakan untuk memberikan informasi pembayaran terkait produk yang dibeli dan kwitansi dibuat untuk informasi pembayarannya.
Untuk Anda yang ingin membuat invoice untuk keperluan bisnis ada 2 cara yang bisa Anda gunakan, pertama dengan cara manual dan yang kedua adalah dengan memanfaatkan software, berikut penjelasannya.
Cara pertama adalah dengan membuat invoice secara manual. Untuk bisa membuat invoice dengan cara ini Anda perlu menyiapkan beberapa hal berikut ini:
Hal pertama yang perlu disiapkan adalah dengan membuat design invoice terlebih dahulu. Sebaiknya gunakan desain invoice yang relevan dengan brand Anda.
Mulai dari warna, gaya huruf mungkin juga logo yang menggambarkan identitas bisnis. Sebab, invoice bisa dijadikan sebagai cara untuk meningkatkan brand awareness bisnis Anda nantinya.
Setelah menyiapkan design, langkah selanjutnya adalah menyiapkan header profesional. Herder ini nantinya akan menjadi tempat informasi seperti logo, nama usaha, alamat sampai kontak yang bisa dihubungi.
Dan terakhir dan tak kalah penting adalah menyiapkan template invoice yang cukup untuk bisa digunakan sebagai tempat mencantumkan informasi terkait deskripsi produk, jumlah dan pembayaran serta syarat ketentuan pembayaran.
Selesaikan juga dengan jenis invoice. Contoh invoice pembayaran maka informasi yang dicantumkan juga harus terkait dengan hal tersebut.
Invoice tidak hanya bisa dibuat dengan cara manual saja, Anda bisa membuat Invoice jauh lebih mudah dengan menggunakan software.
Rekomendasi software paling cepat dan efisien dalam membantu anda membuat invoice khususnya invoice email mudah adalah software akuntansi online Beecloud.
Selain bisa membuat invoice versi cetak, Beecloud juga bisa membuat invoice email mudah dalam 1x klik. Jika memang membutuhkan lampiran tambahan Anda juga bisa mencantumkannya dengan mudah.
Mulai dari dokumen order penjualan, order pengiriman, manifest, invoice penjualan, retur penjualan sampai penerimaan pembayaran.
Bagaimana caranya agar bisa membuat Invoice email dengan menggunakan Beecloud? Cukup klik banner di atas lalu coba demo. Anda akan mendapatkan panduan lengkap mulai dari 0 sampai paham dari tim Bee. Tunggu apa lagi?
Berikut deretan contoh Invoice berdasarkan fungsi dan jenisnya:
Ilustrasi Contoh Invoice Pembayaran (Sumber: bee.id)
Ilustrasi Invoice Tagihan Oleh PT Sample Indonesia (Sumber: Bee.id)
Ilustrasi Invoice Reimburse (Sumber: bee.id)
Ilustrasi Invoice Penjualan pada Software Akuntansi Online Beecloud (Sumber: Bee.id)
Contoh Invoice Perusahaan Jasa Rental (Sumber: Bee.id)
Ilustrasi Invoice Pengiriman Oleh Beeaccounting (Sumber: Bee.id)
Contoh proforma invoice (Sumber: Bee.id)
Ilustrasi Transaksi yang Berulang atau Rekuring (Sumber: Bee.id)
Ilustrasi Invoice Hotel Holiday Inn (Sumber: thevillas.co)
Ilustrasi Invoice Kolektif PT. Centralink Wasesa Invenstment (Sumber: Scribd.com)
Sekian deretan contoh invoice dari berbagai jenis fungsi dan jenisnya, semoga bisa bermanfaat.
