Sebagai pebisnis, ketika Anda ingin menjalin kerja sama, pasti langkah awalnya adalah menyampaikan maksud dan tujuan melalui surat profesional. Nah, dalam dunia bisnis, surat ini biasa disebut sebagai letter of intent (LOI). Mudahnya, LOI adalah dokumen yang berisi uraian tentang prinsip-prinsip dasar suatu perjanjian.
Namun, karena LOI adalah dokumen yang amat krusial, banyak pebisnis kerap bingung terkait cara membuatnya. Kira-kira bagaimana LOI tidak hanya terlihat profesional, tetapi juga mudah dipahami oleh pihak yang ingin diajak kerja sama. Jika Anda kebetulan punya persoalan ini, maka Anda berada pada artikel yang tepat.
Melalui tulisan ini, Bee akan mengajak Anda untuk membahas secara lengkap tentang apa itu LOI dan fungsinya, serta contoh berikut langkah-langkah mudah untuk membuatnya. Yuk, kita ulas sama-sama!
Ilustrasi Pebisnis Menyusun LOI (Credit: Freepik)
Pengertian dari LOI ini sebenarnya sederhana saja. Seperti dalam buku berjudul “Manajemen Kontrak Konstruksi” karya Seng Hansen (2015), letter of intent adalah dokumen resmi yang digunakan untuk menyatakan niat suatu pihak dalam melanjutkan kerja sama atau melakukan transaksi dengan pihak tertentu.
Dalam praktiknya, surat LOI adalah jembatan awal antara pebisnis dan pihak terkait sebelum ke proses negosiasi. Dari sisi hukum, surat ini tidak mengikat. Tapi tetap saja surat ini haruslah berisi pernyataan niat yang jelas, agar bisa menjadi panduan bagi kedua belah pihak mengenai arah kerja sama yang akan dijalankan.
Berdasarkan penjelasan tersebut, maka kita bisa memahami bahwa LOI letter of intent adalah surat pengantar sebelum kedua pihak benar-benar menyepakati perjanjian. Nah, karena sebagai pengantar perjanjian, maka penyusunan informasi di dalamnya tentu harus profesional, terstruktur, dan jelas.
Tabel Perbedaan LOI, MoU, dan Kontrak (Credit: Bee.id)
Dalam dunia bisnis, dokumen yang menyerupai LOI ini ada banyak, seperti Memorandum of Understanding (MoU) dan surat kontrak. Tujuan, isi, dan konteks penggunaannya pun hampir sama. Maka, supaya Anda tidak sampai salah paham, penting untuk memahami dulu perbedaannya. Silakan perhatikan baik-baik tabel perbedaan di bawah ini:
Agar lebih jelas lagi, berikut Bee rangkum poin-poin dari setiap perbedaan LOI, MoU, dan surat kontrak:
LOI bertujuan untuk menyatakan niat awal pihak-pihak yang terlibat sebelum negosiasi dimulai. Sementara MoU, berisi catatan kesepakatan yang tidak mengikat sebagai dasar dari kerja sama. Tapi kalau kontrak, adalah dokumen hukum yang mengatur hak dan kewajiban secara detail dan mengikat secara hukum.
LOI dan MoU umumnya tidak mengikat secara hukum, kecuali ada klausul tertentu atau ketentuan khusus yang menyatakannya. Kontrak, di sisi lain, bersifat mengikat dan dapat dijadikan dasar hukum dalam penyelesaian perselisihan di pengadilan.
Sebagaimana disebutkan sebelumnya, LOI adalah pernyataan niat tanpa rincian teknis, sementara MoU mencakup kesepakatan mendasar, seperti ruang lingkup kerja sama. Namun kalau kontrak memiliki detail lengkap, termasuk klausul mengenai pelaksanaan, sanksi, dan ketentuan hukum lainnya.
Dari sisi penggunaan, LOI dipakai pada tahap awal untuk memulai pembicaraan. Sedangkan MoU biasanya dibuat oleh pihak terkait setelah ada kesepahaman dasar. Sementara kontrak nyaris sama dengan MoU, yaitu ketika kedua pihak sepakat untuk bekerja sama secara formal. Jadi, perbedaannya ada pada ‘kerja sama secara formal’.
Pada konteks penggunaan, LOI adalah dokumen yang sering digunakan dalam negosiasi bisnis awal. Lalu MoU dipakai dalam kerja sama informal antar organisasi, dan kalau kontrak, diimplementasikan dalam transaksi yang memerlukan kepastian hukum, seperti penyediaan upah tenaga kerja, barang, atau jasa.
Baca Juga: [DOWNLOAD] Format Dokumen MoU dan Pengertianya Lengkap
Dari sini, Anda mungkin penasaran dengan fungsinya; kira-kira apakah fungsi LOI itu hanya untuk menyampaikan maksud dan tujuan kerja sama di awal saja? Jawaban ringkasnya, tentu saja tidak. Merangkum laman Goverment Exam Guru dan Bering Lab, LOI mempunyai beberapa fungsi, berikut di antaranya:
Ilustrasi Kesepakatan antara Pihak Terkait dalam Letter of Intent (Credit: Freepik)
LOI berfungsi sebagai dokumen yang mencatat poin-poin penting dari kesepakatan sementara antara pihak-pihak yang terlibat. Sebagaimana dijelaskan sebelum-sebelumnya, LOI ini menjadi dasar sebelum ke proses negosiasi lebih lanjut.
LOI membantu mengarahkan jalannya negosiasi dengan menetapkan parameter diskusi. Dengan adanya dokumen ini, pihak-pihak yang terlibat dapat fokus pada aspek-aspek penting tanpa menyimpang dari tujuan utama. Harapannya, supaya negosiasi menjadi lebih efisien dan terstruktur.
Karena terkait dengan kesepakatan kerja sama, maka fungsi surat ini juga menjadi penanda komitmen awal dari pihak yang terlibat. Dengan transparansi yang ditawarkan, LOI membantu membangun rasa percaya sebelum formalitas kontrak diselesaikan.
LOI berfungsi untuk menjelaskan dengan tegas tujuan dari kesepakatan yang sedang direncanakan. Dokumen ini menyebutkan sifat kerja sama, seperti merger, akuisisi, atau bentuk kemitraan lainnya. Sehingga, ini juga dapat mengurangi risiko kesalahpahaman mengenai tujuan akhir.
Fungsi yang terakhir adalah sebagai pembatas kewajiban hukum. Dalam dokumen ini, biasanya dijelaskan bahwa kesepakatan bersifat non-binding atau sementara. Karena itu LOI lebih fleksibel bagi para pihak untuk meninjau kembali sebelum memutuskan kesepakatan.
Sebelum mencoba membuat LOI, ada beberapa langkah penting yang perlu Anda ketahui. Mengutip laman resmi adobe.com, ada tujuh langkah yang umum digunakan untuk membuat letter of intent. Berikut penjelasannya:
Baca Juga: 7+ Contoh Surat Perjanjian Kerjasama dan Cara Membuatnya
Selain langkah-langkah di atas, membuat LOI juga harus mengikuti standar format surat yang formal. Berikut format LOI yang umum digunakan:
Kop surat mencakup logo dan informasi dasar perusahaan yang menunjukkan identitas pengirim. Tujuannya agar LOI memberikan kesan profesional dan membantu penerima mengenali sumber dokumen.
Atur margin halaman menjadi satu inci di semua sisi untuk memastikan tata letak dokumen rapi. Format ini diatur supaya memberikan ruang yang cukup untuk pencetakan dan pembacaan.
Dalam menyusun LOI, pastikan menggunakan font sistem standar, seperti Arial atau Times New Roman. Font ini nantinya membuat surat terlihat formal dan memastikan keterbacaan di berbagai perangkat.
Gunakan spasi tunggal antar baris untuk efisiensi ruang, dan spasi ganda antar paragraf untuk kejelasan. Pengaturan ini mempermudah pembaca dalam memahami isi dokumen.
Dari segi penjajaran, ratakan teks ke kiri untuk menghasilkan tata letak surat yang konsisten dan mudah diikuti. Jangan salah, format surat seperti ini umum digunakan dalam dokumen bisnis formal.
Setelah semua format diikuti, jangan lupa simpan dokumen dalam format PDF. Tujuannya untuk memastikan dokumen tetap aman, kompatibel, dan tidak berubah saat dibuka di perangkat lain.
Setelah memahami cara dan format penulisan surat LOI, supaya lebih jelas lagi, berikut Bee lampirkan contoh LOI yang biasa digunakan para pebisnis:
Contoh Surat LOI (Credit: Bee.id)
Surat di atas memberikan gambaran lengkap bagaimana LOI disusun dengan struktur profesional dan jelas sesuai standar bisnis formal. Jika Anda ingin menirunya, silakan sesuaikan sendiri detail-nya sesuai kebutuhan spesifik proyek atau hubungan bisnis yang sedang Anda rencanakan.
Itulah tadi penjelasan terkait LOI atau letter of intent, dokumen formal yang diperlukan ketika ingin menjalin kerjasama. Dengan memahami fungsi, format, dan cara penyusunan di atas, Anda dapat menggunakan LOI sebagai langkah strategis untuk memulai kemitraan yang profesional.
Namun, keberhasilan kerja sama bisnis tidak hanya bergantung pada LOI, tetapi juga aspek lain seperti pengelolaan keuangan. Jika keuangan bisnis Anda dikelola dengan buruk, calon mitra tentu berpotensi ragu menyepakati kerja sama. Itu sebabnya memastikan sistem keuangan yang teratur adalah langkah penting untuk membangun kepercayaan kepada mitra.
Nah, jika bisnis Anda sekarang sedang membutuhkan pelacakan keuangan, atau masih mencatat dan mengelolanya secara manual, maka aplikasi pembukuan keuangan Beecloud bisa Anda pertimbangkan.
Dengan fitur modern dan sistem yang terintegrasi, Beecloud memudahkan Anda untuk mencatat transaksi, mengatur laporan, memantau arus kas secara real-time, dan masih banyak lagi. Penasaran bagaimana cara kerjanya? Silakan klik banner di bawah ini untuk info selengkapnya!
