Bagi kebanyakan pebisnis, inventory control adalah salah satu pekerjaan yang gampang-gampang susah. Anda yang usahanya bergerak di bidang retail, pasti sepakat dengan ini. Jika stok yang terlalu banyak itu akan menumpuk biaya, tapi kalau terlalu sedikit juga berisiko bikin pelanggan kecewa. Iya, bukan?
Masalahnya pun semakin berat ketika inventory control dilakukan secara manual. Sudahlah memakan banyak waktu, kemungkinan untuk salah amat besar pula. Ketika ada satu saja angka yang keliru, perhitungannya sudah pasti jadi berantakan. Belum lagi, kalau sistem atau metode yang digunakan ternyata kurang relevan.
Namun, Anda yang sedang mengalami masalah ini tidak usah khawatir. Dalam artikel ini, Bee akan mengajak Anda untuk membahas secara lengkap terkait inventory control. Mulai dari pengertiannya, fungsi dan manfaatnya, hingga metode serta aplikasi gratis yang bisa membantu Anda. Yuk, kita ulas sama-sama!
Ilustrasi Pebisnis Sedang Melakukan Inventory Control (Credir: Freepik)
Jadi, sebenarnya apa itu inventory control? Jika kita mau memahaminya secara umum, inventory control adalah proses mengelola stok barang agar sesuai dengan kebutuhan bisnis. Tujuan utamanya satu, yaitu memastikan efisiensi operasional dan memaksimalkan keuntungan.
Namun, kalau dipahami lagi secara teoritis, ada dua versi yang definisinya saling berkelindan. Pertama, menurut Bachtiar (2017), inventory control adalah kebijakan untuk menentukan kapan dan berapa pemesanan masuk dalam antrian. Dalam arti lain, ia juga bisa dipahami sebagai kegiatan mengoptimalkan biaya persediaan yang minimum.
Sementara itu menurut Purchase (2024), inventory control alias pengendalian stok merupakan usaha menyediakan barang untuk kebutuhan produksi. Adapun tujuannya supaya proses produksi dapat berjalan secara optimal, dan mengurangi risiko kekurangan barang.
Berdasarkan ketiga definisi itu, maka inventory control dapat kita definisikan sebagai proses pengelolaan stok barang, yang sesuai dengan waktu dan jumlah pemesanan. Tujuannya adalah meminimalkan biaya persediaan, mendukung kelancaran produksi, dan menjaga efisiensi operasional bisnis.
Dari pemaparan pengertian inventory control tersebut, ketiganya hanya menyebut “tujuan”, bukan fungsi bahkan manfaat. Nah, dalam dunia bisnis, pengendalian stok ini memiliki beberapa fungsi dan manfaat. Merangkum tulisan Amminudin89 (2012) dan laman resmi Adynamics.com, begini rincian penjelasannya:
Terdapat enam fungsi daripada inventory control bagi bisnis, berikut di antaranya:
Ilustrasi Bisnis Mengalami Keterlambatan Pengiriman Barang (Credit: Freepik)
Salah satu tugas inventory control adalah memastikan bahan baku tersedia tepat waktu untuk produksi. Dengan begitu, risiko keterlambatan pengiriman bahan dari supplier bisa diminimalkan. Ini penting agar operasional bisnis tidak terganggu dan tetap berjalan sesuai rencana.
Seperti dijelaskan sebelumnya, inventory control memastikan persediaan selalu sesuai dengan kebutuhan produksi. Stok yang dikelola dengan baik memungkinkan produksi dapat berjalan lancar tanpa hambatan. Alhasil, efisiensi waktu dan biaya produksi pun turut tercapai.
Dengan pengendalian stok yang baik, perusahaan dapat membeli bahan baku dalam jumlah cukup sebelum harga melonjak. Strategi ini membantu menghemat biaya dan menjaga stabilitas anggaran. Selain itu, bisnis tetap kompetitif tanpa harus menaikkan harga produk.
Pada musim tertentu, misalnya, musim hujan yang membutuhkan jas hujan, inventory control bisa membantu bisnis mantel untuk mempersiapkan stok produknya. Ini selain untuk menjaga agar tidak kekurangan stok, juga mencegah kerugian akibat overstock di luar musim.
Fungsi yang kelima, yaitu memelihara loyalitas pelanggan. Ini sudah barang tentu, bila suatu bisnis selalu konsisten dalam menjaga ketersediaan produk, maka kepuasan pelanggan pun ikut terjaga. Dan ketika pelanggan puas, loyalitas mereka terhadap bisnis pun akan semakin kuat.
Sama halnya dengan fungsi, terdapat lima manfaat bagi bisnis yang menjalankan inventory control:
Ilustrasi Pebisnis Menjaga Kualitas Barang (Credit: Freepik)
Pengendalian inventaris memastikan kualitas barang tetap terjaga, dengan cara memantau rotasi stok dan waktu penyimpanan. Hal ini juga membantu dalam melacak kinerja vendor, untuk memastikan keandalan rantai pasokan.
Dengan inventaris yang terkendali, akurasi data akuntansi tentu akan meningkat, termasuk penghapusan barang usang dan rusak. Ini juga memudahkan pebisnis dalam melacak aset inventaris dan proses audit pajak. Sehingga, pencatatan keuangan pun menjadi lebih akuntabel dan transparan..
Bisnis yang menjalankan inventory control, akan memiliki tingkat data real-time tentang jumlah dan lokasi stok di gudang. Informasi ini berguna, terutama untuk mengurangi pesanan mendesak atau lembur karyawan yang tidak efisien. Selain itu, juga dapat meminimalkan risiko pemesanan ulang barang yang sama.
Manfaat keempat tentu saja menghemat finansial bisnis. Sebab inventory control yang baik, akan membantu menyederhanakan proses pemesanan stok dan menjaga jumlah persediaan. Sehingga, biaya operasional pun dapat ditekan tanpa mengorbankan kepuasan pelanggan.
Kontrol inventaris memberi gambaran jelas tentang kebutuhan stok saat ini dan yang akan datang. Gambaran itu kemudian bisa dimanfaatkan pebisnis untuk mengoptimalkan alur kerja logistik, misalnya, kapan waktu yang tepat untuk meminta pengiriman barang kepada vendor, atau lainnya.
Setelah memahami fungsi dan manfaatnya, mari kita mengulas metodenya. Jadi, dalam mengontrol inventaris, ada beberapa metode yang umum digunakan. Merangkum dari berbagai sumber, berikut penjelasan terkait metode inventory control:
Ilustrasi Pengusaha Menerapkan Metode Perpetual Inventory System (Credit: Freepik)
Metode ini mencatat setiap perubahan inventaris secara langsung, baik saat barang masuk maupun keluar. Dengan menggunakan sistem berbasis teknologi, data inventaris selalu diperbarui secara otomatis, sehingga lebih akurat.
Kelebihannya adalah kemudahan dalam memantau stok secara real-time, yang mempermudah pengambilan keputusan strategis. Namun, kekurangannya adalah biaya implementasi teknologi yang cukup besar dan kebutuhan pelatihan karyawan agar sistem dapat digunakan dengan optimal.
Baca Juga: Mengenal Metode Perpetual, Perbedaan dan Contohnya
Just in time adalah metode yang memastikan barang hanya dibutuhkan untuk proses produksi atau penjualan. Dengan begitu, perusahaan dapat menekan biaya penyimpanan karena tidak perlu menyimpan stok dalam jumlah besar. Metode ini umumnya bisa efektif untuk bisnis yang rantai pasokannya stabil.
Kelebihan dari metode ini adalah pada pengurangan biaya penyimpanan, sebagaimana telah disebutkan di awal. Sementara kekurangannya, metode ini menuntut bisnis untuk ketergantungan pada keandalan supplier, yang ketika ada keterlambatan pengiriman, proses produksi bisa terganggu.
Dalam metode ABC analysis, inventaris dikelompokkan menjadi tiga kategori berdasarkan nilai urgensinya. Kategori A untuk barang bernilai tinggi, B untuk nilai menengah, dan C untuk nilai rendah. Maka, metode ini cocok digunakan bila perusahaan berfokus pada item yang paling memengaruhi profitabilitas.
Adapun kelebihannya, metode ini memungkinkan perusahaan mengelola inventaris dengan lebih strategis dan hemat biaya. Namun kekurangannya, adalah memerlukan analisis data yang terus-menerus, sehingga ketika data inventaris tidak lengkap, bisnis akan mengalami masalah.
Jika bisnis Anda ingin menjaga efisiensi operasional dengan cara menentukan kapan dan berapa banyak barang yang harus dipesan, metode economic order quantity bisa dipertimbangkan. Sebab, metode ini bisa membantu Anda jumlah menghitung jumlah pesanan yang optimal, untuk meminimalkan biaya operasional.
Jika bicara kelebihan, metode ini lebih hemat biaya dan dapat mengurangi risiko kelebihan atau kekurangan stok. Tapi untuk kekurangannya, penghitungannya cukup rumit, sehingga kurang ideal untuk bisnis kecil tanpa dukungan sistem komputerisasi.
Ilustrasi Pebisnis Menggunakan Track-in Inventory (Credit: Freepik)
Metode ini menggunakan teknologi seperti barcode, untuk memantau lokasi, jumlah, dan status stok secara real-time. Data yang diperoleh memungkinkan perusahaan untuk melacak persediaan dengan lebih akurat dan efisien. Metode ini cocok untuk bisnis dengan inventaris skala besar atau kompleks.
Akurasi yang tinggi dan kemudahan pelacakan barang menjadi keunggulan metode ini. Hanya saja, kekurangannya adalah pada biaya awal, yang angkanya begitu tinggi karena memerlukan implementasi teknologi, berikut pelatihan karyawannya.
Metode QC alias Quality Control ini berfokus pada penjagaan kualitas barang melalui proses inspeksi. Inspeksi dilakukan dengan ketat selama penyimpanan dan distribusi. QC memastikan hanya barang yang memenuhi standar kualitas tertentu yang akan diteruskan ke pelanggan.
Untuk kelebihannya, tentu meningkatkan kepercayaan pelanggan melalui produk berkualitas tinggi, yang juga dapat meminimalkan keluhan atau retur. Adapun kekurangannya, metode ini memerlukan waktu tambahan, dan sangat mungkin menambah biaya operasional perusahaan.
Kalau bisnis Anda menjual produk dengan masa simpan yang terbatas, misalnya makanan, maka metode FIFO bisa Anda pertimbangkan. Sebab metode ini selalu memastikan bahwa barang yang masuk pertama, maka barang itu yang dijual pertama pula.
Dari situ, tentu kelebihan metode ini adalah mengurangi risiko barang kedaluwarsa. Sedang untuk kekurangannya, metode ini tidak cocok untuk barang non-perishable, yang masa simpannya cukup lama.
Baca Juga: FIFO Adalah Metode Manajemen Persedian, Begini Cara Kerjanya
Berbeda dengan FIFO, metode LIFO adalah metode di mana barang yang terakhir masuk, akan dijual terlebih dulu. Metode ini sering digunakan saat harga barang cenderung naik, karena barang terbaru yang memiliki harga lebih tinggi akan dicatat sebagai biaya.
Kelebihannya adalah potensi penghematan pajak dengan mencatat biaya barang yang lebih tinggi. Sementara kekurangannya, barang lama bisa menumpuk dan kehilangan nilai. Dan sebagaimana tak seperti FIFO, metode ini tidak cocok dengan produk yang masa simpannya terbatas.
Mengelola inventaris memang tantangan banyak pebisnis, terutama bagi yang masih awal merintis. Tapi tenang saja, kini Anda bisa mencoba aplikasi inventory control gratis seperti BIM, Bee Inventory Manager, yang praktis dan mudah digunakan.
Kebetulan, BIM menawarkan berbagai fitur unggulan yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan inventaris. Misalnya seperti stok opname, pencatatan permintaan dan penawaran, serta kemampuan scan barcode, semuanya bisa membantu Anda dalam mengelola stok lebih akurat dan efisien.
Tak hanya itu, BIM juga memungkinkan Anda mengekspor data dalam format Excel, sehingga Anda tak perlu repot-repot memindahkannya secara manual. Tunggu apalagi, silakan klik Download Bee Inventory Manager untuk dapatkan akses gratisnya sekarang juga!
