Secara umum, nota debit adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual sebagai pemberitahuan adanya pengurangan jumlah yang terutang dalam faktur sebelumnya.
Nota ini digunakan sebagai dokumentasi pencatatan transaksi untuk menjaga kelancaran operasional dan keakuratan laporan keuangan. Namun, banyak orang mungkin masih belum sepenuhnya memahami apa itu nota debit, fungsinya, dan kapan dokumen ini harus digunakan.
Pada artikel ini, kita akan membahas secara lengkap mengenai nota debit, mulai dari pengertiannya, fungsi, contoh, hingga cara membuatnya!
Pengiriman nota debit menunjukkan adanya transaksi memerlukan penyesuaian (Credit: Freepik.com)
Nota debit adalah bukti transaksi untuk mengurangi jumlah tagihan dan dibuat oleh pembeli. Pengiriman nota debit menunjukkan adanya transaksi memerlukan penyesuaian, salah satunya produk yang tidak sesuai, adanya kecacatan pada produk dan lain sejenisnya.
Menurut Wikipedia, nota debit atau memo debit adalah dokumen komersial yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai cara resmi untuk meminta penerbitan nota kredit. Nota debit ini berfungsi sebagai dokumen sumber untuk jurnal retur pembelian, yang menjadi bukti adanya pengurangan biaya. Selain itu, penjual juga bisa menerbitkan nota debit sebagai pengganti faktur untuk menyesuaikan nilai faktur yang telah diterbitkan sebelumnya, jika terjadi kesalahan pencatatan nilai faktur.
Nota debit dibuat oleh pembeli dan dikirimkan kepada penjual untuk menginformasikan adanya pengurangan utang yang harus dibayar oleh pembeli, sekaligus sebagai catatan resmi yang dapat digunakan oleh kedua belah pihak dalam pembukuan keuangan mereka.
Pada transaksi tunai, pembeli dapat mendebit akun kasnya, mencerminkan penerimaan uang kembali akibat pengembalian barang. Sementara itu, pada transaksi kredit, nota debit akan digunakan untuk mengurangi jumlah hutang yang tercatat di rekening penjual. Dokumen ini juga dibuat dalam dua rangkap, satu diberikan kepada penjual dan satu lagi disimpan oleh pembeli sebagai arsip.
Baca Juga: 7 Perbedaan Debit dan Kredit dalam Akuntansi
Apa perbedaan antara nota debit dan nota kredit? Secara garis besar, nota debit adalah dokumen yang dibuat pembeli kepada penjual sebagai pernyataan pengurangan utang. Sedangkan nota kredit adalah dokumen yang digunakan sebagai bukti adanya piutang usaha karena adanya pengembalian barang dagang.
Selain dari pengertian, ada beberapa hal yang yang membedakan nota debit dan kredit, diantaranya adalah:
Dengan kata lain, nota debit lebih terkait dengan pengurangan kewajiban dari pihak pembeli, sedangkan nota kredit berkaitan dengan pengurangan hak dari pihak penjual.
Berikut beberapa manfaat dan fungsi nota debit:
Nota debit digunakan oleh pembeli untuk mengoreksi transaksi yang terjadi, terutama jika ada barang yang dikembalikan karena rusak, cacat, atau tidak sesuai pesanan. Dengan nota debit, penjual dapat mengurangi jumlah tagihan sesuai dengan nilai barang yang dikembalikan.
Nota debit berfungsi sebagai bukti resmi bagi pembeli dan penjual terkait pengembalian barang. Dokumen ini mempermudah proses rekonsiliasi antara kedua belah pihak dan menjaga transparansi dalam transaksi.
Nota debit membantu perusahaan atau pembeli menyesuaikan jumlah hutang yang harus dibayar kepada penjual. Jika terjadi pengembalian barang atau penyesuaian harga, nota debit menjadi acuan untuk mengurangi saldo hutang.
Dengan adanya nota debit, baik penjual maupun pembeli dapat mencatat perubahan transaksi dengan lebih mudah dan akurat. Hal ini penting untuk menjaga laporan keuangan tetap teratur dan sesuai dengan kenyataan.
Penggunaan nota debit secara profesional dan tepat waktu membantu meningkatkan kepercayaan antara pembeli dan penjual. Dengan adanya dokumen resmi untuk setiap perubahan transaksi, kedua belah pihak dapat mengelola kerjasama bisnis dengan lebih lancar dan tanpa salah paham.
Nota debit memiliki bentuk yang beragam, pembuatannya bisa dilakukan berdasarkan standar bisnis masing-masing. Meskipun demikian, terdapat beberapa komponen dasar yang wajib ada dalam nota debi, berikut diantaranya:
Baca Juga: 13 Contoh Nota Pembelian dan Cara Membuatnya Lengkap
Berikut beberapa contoh nota debit:
Ilustrasi gambar nota credit sederhana
Salah satu contoh nota kredit pengembalian barang mewah (Credit: Scribd.com)
Contoh Credit Note (Credit: inv24.com)
Nota debit adalah dokumen penting yang digunakan untuk mengajukan pengurangan jumlah utang kepada penjual terkait barang yang dibeli secara kredit. Penggunaan nota debit membantu memastikan bahwa jumlah tagihan yang harus dibayar oleh pembeli sesuai dengan kondisi transaksi, terutama jika terdapat pengembalian barang atau ketidaksesuaian pesanan.
Saat ini Anda bisa membuat nita debit praktis dengan menggunakan software akuntansi Beeaccounting, istilah nota debit dalam Beeaccpunting disebut dengan nota retur. Pengembalian barang tercatat dalam jurnal otomatis lengkap dengan notanya. Tertarik untuk mencoba? Klik banner di bawah ini sekarang juga!
