Quotation menjadi dokumen yang penting dalam penjualan, selain invoice. Quotation adalah surat yang penting bagi perusahaan karena berfungsi untuk memastikan pembeli produk Anda bisa membayar sesuai harga yang akurat.
Sama seperti invoice, quotation harus selalu ada sebagai dokumen jual beli antara sales dengan retail. Karena selalu berdampingan, masih cukup banyak orang beranggapan bahwa quotation dan invoice itu sama, padahal keduanya adalah jenis dokumen yang berbeda.
Untuk bisa memahami apa bedanya quotation dengan invoice, memang harus tahu pengertiannya lebih dulu. Quotation artinya surat yang menjamin bahwa pembeli dapat membayar produk yang dibelinya sesuai harga yang ditentukan.
Quotation menurut Sum Up adalah surat yang diberikan oleh penjual kepada calon pembeli, yang isinya penawaran harga produk barang maupun jasa, disertai persyaratan dan ketentuan pembelian. Fungsi quotation yaitu membantu calon pembeli mengetahui harga produk yang ditawarkan.
Biasanya, quotation diberikan setelah calon pembeli mengajukan permintaan penjualan. Melalui quotation ini, maka calon pembeli dapat melihat harga produk yang mereka inginkan, sebelum membuat keputusan untuk membelinya.
Surat berupa quotation tersebut akan digunakan oleh calon pembeli untuk menganalisa, melakukan negosiasi, menolak ataupun menyetujui harga yang ditawarkan serta syarat dan ketentuan yang menyertainya.
Kalau sudah terjadi kesepakatan antara penjual dan pihak calon pembeli mengenai harga serta persyaratannya, maka quotation akan ditandatangani bersama. Selanjutnya quotation akan dikirimkan pada perusahaan penjual produk setelah ditandatangani.
Kalau quotation adalah surat yang berisi jaminan bahwa pembeli dapat membayar produk yang dibelinya sesuai harga, lalu apa pengertian invoice? Quotation dan invoice masih sering dianggap sama padahal keduanya berbeda.
Walaupun keduanya merupakan surat yang disertakan dalam transaksi, tetapi quotation dan invoice itu berbeda. Perbedaan quotation dan invoice yang utama terdapat pada fungsi dan kapan surat tersebut dibuat.
Arti quotation yaitu surat yang fungsinya untuk memastikan calon pembeli dapat membayar harga produk sesuai syarat dan ketentuannya. Quotation memuat tentang produk secara detail, seperti spesifikasi, harga dan sebagainya.
Karena quotation ini berfungsi sebagai surat penawaran kepada calon pembeli, maka pembuatannya dilakukan dan dikeluarkan sebelum terjadi suatu kesepakatan jual beli antara penjual dan pembeli. Berbeda lagi dengan surat yang disebut sebagai invoice.
Pengertian invoice adalah surat yang isinya penagihan kepada pembeli oleh penjual, atas produk yang telah dibelinya. Invoice adalah surat penagihan pembelian produk, maka akan dibuat dan dikeluarkan setelah terjadinya transaksi jual beli.
Baca Juga; 10+ Contoh Invoice Penting Bagi Bisnis Berdasarkan Fungsinya
Quotation berbeda dengan Invoice (Credit: Freepik.com)
Quotation yang merupakan dokumen penawaran oleh perusahaan kepada calon pembeli, memiliki beberapa jenis yang berbeda. Setidaknya terdapat lima jenis quotation yang sering digunakan oleh perusahaan, yaitu :
Estimate quotation adalah surat penawaran yang isinya hanya sebatas informasi tentang perkiraan harga yang ditawarkan kepada calon pembeli. Estimate quotation tidak memuat hal yang lainnya, seperti syarat dan ketentuan pembelian.
Sesuai namanya estimate yang artinya estimasi atau perkiraan, maka baik pembeli dan penjual masih bisa melakukan negosiasi yang sesuai dengan kebutuhan kedua belah pihak. Quotation jenis ini sifatnya lebih fleksibel karena hanya berisi perkiraan harga dan masih bisa diubah.
Quotation jenis ini adalah kebalikan dari estimate quotation, yaitu harga yang diberikan oleh penjual sudah fixed alias tetap. Artinya, tidak ada yang dapat diubah dari harga ataupun syarat yang ditentukan oleh penjual.
Quotation jenis ini membantu calon pembeli mengetahui berapa harga pasti dari produk yang ditawarkan oleh penjual dan berapa jumlah yang harus mereka bayarkan.
Jenis yang ketiga adalah request for quotation. Apa maksudnya? Dari penjelasan sebelumnya dikatakan bahwa quotation adalah surat penawaran berisi harga produk beserta syarat dan ketentuannya.
Quotation akan dibuat oleh penjual setelah pihak calon pembeli mengajukan permohonan pembelian produk. RFQ adalah bentuk surat berisi respon atau tanggapan oleh penjual kepada pihak calon pembeli.
Pengertian vendor quotation adalah surat penawaran yang dibuat oleh perusahaan manufaktur untuk diberikan kepada supplier. Perusahaan manufaktur dalam hal ini berperan sebagai pihak yang menjual barang mentah, setengah jadi maupun yang sudah jadi untuk dipasarkan.
Vendor quotation diberikan kepada supplier sebagai pihak yang memasok produk ke tingkat retail untuk dijual kepada konsumen.
Selain vendor quotation, masih ada jenis lainnya yang disebut dengan customer quotation. Apa yang dimaksud dengan customer quotation? Quotation jenis ini adalah bentuk surat penawaran yang dibuat oleh perusahaan kepada calon pelanggannya.
Baca Juga: [DOWNLOAD] Surat Penawaran Serta Fungsi dan Strukturnya
Karena quotation merupakan surat atau dokumen yang memiliki fungsi penting dalam transaksi jual beli, maka harus dibuat dengan benar. Quotation yang bagus adalah yang memuat beberapa komponen berikut ini.
Quotation adalah surat penawaran dari penjual ke pihak calon pembeli, untuk memastikan bahwa pembeli dapat membayar produk sesuai harga yang ditentukan. Jadi, sudah seharusnya quotation memuat harga dari setiap produk yang ditawarkan kepada calon pembeli.
Dalam bagian ini hendaknya penjual juga mencantumkan apakah ada biaya tambahan dan berapa total harga yang harus dibayarkan.
Komponen yang juga harus ada didalam quotation yaitu masa berlakunya. Harga produk tidak mungkin selalu sama sepanjang masa, maka dari itu harus ada periode yang jelas. Pencantuman masa berlaku quotation membantu calon pembeli mengetahui sampai kapan penawaran berlaku.
Tujuannya adalah supaya calon pembeli tahu seberapa banyak waktu yang dimilikinya untuk memikirkan kemudian membuat keputusan atas surat penawaran tersebut.
Quotation adalah dokumen penawaran produk yang harus mencantumkan informasi secara lengkap dari perusahaan. Jadi, quotation harus mencantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, alamat email dan sebagainya dari perusahaan.
Bukan hanya informasi lengkap perusahaan saja yang harus dicantumkan dalam quotation, tetapi juga konsumen atau pembeli. Informasi yang sebaiknya ada pada quotation yaitu nama pembeli, alamat, telepon, email dan sebagainya.
Quotation juga wajib memuat bagaimana cara pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli berikut syarat serta ketentuannya. Misalnya, apakah pembayaran dilakukan tunai, kredit, dengan DP, sebelum atau setelah barang dikirim dan lain-lain.
Cara dan ketentuan pembayaran yang dibeli oleh konsumen kepada penjual harus dijelaskan secara rinci dan detail. Termasuk juga, apakah diperlukan waktu untuk melakukan proses pengadaan barang atau tidak, ini juga harus disebutkan dalam quotation.
Mengapa ketentuan pembayaran menjadi hal yang harus ada dalam quotation, yaitu agar penjual ataupun pembeli mengetahui serta menyepakati proses pembayaran yang berlaku pada aktivitas jual beli tersebut, sehingga dapat meminimalisir terjadinya sengketa di kemudian hari.
Template dan Contoh Quotation kosong (Credit: Bussiness in the Box)
Berikut ini contoh quotation berdasarkan formatnya:
[Perusahaan Anda] [Alamat Perusahaan] [Kontak Perusahaan] [Tanggal] [Informasi Kontak Penerima Quotation] [Nama Penerima] [Alamat Penerima] [Email Penerima] [Telepon Penerima] Subjek: Quotation (Penawaran Harga) untuk [Nama Produk/Jasa] Halo [Nama Penerima], Terima kasih telah menunjukkan minat Anda terhadap produk/jasa kami. Kami dengan senang hati memberikan penawaran harga sebagai berikut: ------------------------------------------------------------------------------ No. Item Jumlah Harga Satuan Jumlah Harga ------------------------------------------------------------------------------ 1. [Deskripsi Produk/Jasa] [Jumlah] [Harga Satuan] [Jumlah Harga] 2. [Deskripsi Produk/Jasa] [Jumlah] [Harga Satuan] [Jumlah Harga] 3. [Deskripsi Produk/Jasa] [Jumlah] [Harga Satuan] [Jumlah Harga] ... ------------------------------------------------------------------------------ Subtotal: [Jumlah Subtotal] Diskon: [Jumlah Diskon (jika ada)] Biaya Pengiriman: [Jumlah Biaya Pengiriman (jika ada)] Pajak: [Jumlah Pajak (jika ada)] ------------------------------------------------------------------------------ Total: [Jumlah Total] Catatan Tambahan: [Catatan tambahan, jika ada] Syarat dan Ketentuan: [Tuliskan syarat dan ketentuan yang berlaku, seperti waktu pengiriman, metode pembayaran, kebijakan pengembalian, dll.] Kami berharap penawaran harga ini memenuhi kebutuhan Anda. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut atau memerlukan klarifikasi, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui kontak yang tertera di bawah ini. Terima kasih atas perhatian Anda, dan kami berharap dapat bekerja sama dengan Anda dalam waktu dekat. Hormat kami, [Tanda tangan Anda] [Nama Anda] [Jabatan Anda] [Informasi Kontak Anda]
Pastikan untuk menyesuaikan format dan konten quotation dengan kebutuhan spesifik perusahaan Anda. Sertakan detail produk/jasa yang jelas, harga, jumlah, dan informasi lain yang relevan dengan penawaran Anda. Juga, pastikan untuk memeriksa tata bahasa dan tanda baca sebelum mengirimkan quotation kepada penerima.
Anda bisa download contoh quotation template dalam bentuk jpeg, pdf dan word pada ikon di bawah ini:
Dapat disimpulkan bahwa quotation adalah surat penawaran yang diberikan oleh penjual kepada pembeli, sekaligus juga menjadi surat penjamin bahwa pembeli dapat membayar sesuai harga yang ditetapkan. Dalam pembuatannya, harus diperhatikan apa saja komponen quotation yang dimuat.
Anda bisa menggunakan software akuntansi online Beecloud untuk membuat quotation juga invoice otomatis menggunakan email dengan menggunakan plugin tambahan. Dengan Beecloud juga bisnis akan menyenangkan dan mudah dikontrol dimana saja dan kapan saja. Cek informasi selengkapnya berikut ini:
