Komponen komunikasi tidak dapat dipisahkan dari jalannya sebuah proses bisnis. Hal tersebut karena apa pun jenis bisnis yang dilakukan selalu berhubungan dengan berbagai pihak lainnya. Komunikasi membantu hubungan antar pihak yang terlibat semakin berjalan baik demi perkembangan bisnis.
Selain itu, masih banyak manfaat yang bisa diperoleh dari penerapan komunikasi dalam menjalankan bisnis. Manfaat yang optimal bisa diperoleh dengan pemahaman dan penerapan berbagai jenis komponen di dalam ilmu komunikasi.
(Credit: Freepik.com/ @storyset)
Komunikasi memiliki setidaknya 10 komponen yang harus dipenuhi agar proses berkomunikasi antar pihak berjalan lancar. Berikut ini komponen-komponen komunikasi yang harus dipelajari, yaitu:
Komponen pertama yang paling penting dalam memulai suatu komunikasi adalah pengirim atau sumber pesan.
Jenis komponen yang satu ini sering disebut juga sebagai komunikator atau sender message. Jika komponen utama ini tidak terlibat, maka komunikasi pun tidak akan terjadi dengan pihak lainnya.
Efektivitas proses komunikasi sangat bergantung dari sikap komunikator serta pemilihan kata maupun simbol yang digunakan. Hal tersebut karena komunikator merupakan pihak yang memiliki sumber utama dari pesan yang ingin disampaikan kepada pihak lainnya.
Selain komunikator, pesan juga merupakan komponen utama yang berperan sebagai isi dari komunikasi. Pesan atau informasi yang disampaikan oleh komunikator kepada pihak lainnya dapat berupa pesan verbal maupun non verbal.
Dalam komunikasi yang baik pesan yang dibuat juga harus disesuaikan dengan latar belakang dari penerima pesan agar lebih mudah dipahami dan tepat sasaran. Oleh karena itu, komunikator harus memahami kebutuhan dan latar belakang profil dari pihak yang akan menerima pesan.
Pesan yang disampaikan juga harus jelas, ringkas, sesuai tujuan dari komunikasi, dan mudah dipahami.
Komponen selanjutnya yang harus dipenuhi dalam suatu komunikasi adalah encoding. Pesan harus dipersiapkan dengan baik agar informasi yang ada di dalamnya dapat di-encode.
Secara sederhana, encoding dapat diartikan sebagai proses mengambil dan mengirimkan informasi atau pesan oleh encoder. Komunikasi yang bagus juga akan terbagun jika komponen ini terpenuhi.
Media atau suluran memiliki peranan penting dalam berlangsungnya komunikasi. Media juga dapat berguna sebagai komponen pendukung komunikasi daring. Jenis media yang dipilih untuk komunikasi tergantung jenis pesan yang ingin disampaikan.
Pesan yang bersifat luas, seperti untuk keperluan pemasaran suatu bisnis dapat disampaikan melalui media massa, seperti televisi. Di era serba digital seperti sekarang, media digital dan media sosial bisa menjadi pilihan tepat untuk menyampaikan pesan pemasaran suatu bisnis.
Baca Juga: Mengenal Media Sosial Sebagai Pasar Pemasaran Baru Era Digital
Proses decoding dalam komunikasi dapat terjadi pada saat penerima pesan telah menerima pesan atau informasi yang disampaikan oleh komunikator.
Komponen yang tidak kalah penting lainnya dalam mendukung proses berjalannya komunikasi adalah penerima pesan atau disebut juga dengan istilah receiver. Tugas utama sebagai penerima pesan adalah menerima pesan, mengartikan atau memahami pesan, dan memberikan makna pada pesan tersebut.
Suatu komunikasi dapat dikatakan berhasil sesuai tujuan ketika penerima pesan mampu memahami makna dari pesan tersebut sesuai maksud dari komunikator.
Komponen komunikasi data atau pesan selanjutnya berupa umpan balik yang dapat terjadi ketika receiver sudah mampu memahami pesan. Umpan balik atau tanggapan tersebut dapat diberikan secara langsung maupun ditunda dulu selama beberapa saat.
Selain itu, untuk melihat apakah komunikasi berjalan dengan baik atau tidak, ya dari umpan balik ini. Jika proses komunikasi berjalan dengan baik, maka bisa dikatakan pesan yang disampaikan sudah benar adanya.
Contoh dari mendapatkan umpan balik dalam komunikasi atau percakapan langsung berupa ekspresi wajah, bahasa tubuh, dan lainnya. Jika komunikasi dilakukan secara tertulis, maka umpan balik yang dimaksud dapat berupa balasan tertulis dari isi pesan tersebut.
SSelanjutnya adalah konteks komunikasi berperan penting dalam membantu komunikator menentukan gaya bahasa maupun cara untuk berkomunikasi. Konteks yang dimaksud dalam komunikasi tersebut dapat berupa lingkungan, waktu latar belakang profil, kondisi sosial budaya, dan lainnya.
Komunikasi dapat terganggu dengan adanya beberapa faktor pengganggu. Misalnya, gangguan fisik, semantik, mental, psikologis, maupun gangguan dari lingkungan sekitar. Gangguan ini membuat pesan dalam komunikasi tidak dapat disampaikan secara jelas.
Konsekuensi atau efek dari proses komunikasi dapat berupa tingkah laku maupun sikap dari penerima pesan setelah menerima informasi dari komunikator. Komunikasi tersebut bisa menjadi umpan balik yang menguntungkan atau malah sebaliknya.
Komunikasi tidak dapat dipisahkan dalam dunia bisnis. Hal tersebut karena komunikasi yang efektif dan optimal secara tidak langsung bisa membantu bisnis untuk terus berkembang. Berikut ini beberapa fungsi penting dari komunikasi yang diterapkan dalam bisnis, yaitu:
Baca Juga: Komunikasi Bisnis: Pahami Jenis, Teknik, hingga Tujuannya
Komunikasi yang baik akan membantu mengarahkan tim, menyamakan persepsi, dan menyelaraskan langkah untuk mencapai tujuan bisnis yang telah ditetapkan.
Hal ini dapat dilakukan melalui penyampaian informasi yang jelas, membangun kerjasama yang solid, dan menyelesaikan konflik secara konstruktif.
Selanjutnya, komunikasi bisa meningkatkan hubungan dengan pelanggan. Dimana komunikasi yang baik dengan pelanggan juga dapat membangun kepercayaan, loyalitas, dan kepuasan. Untuk melakukan hal ini, Anda dapat mendengarkan kebutuhan pelanggan, memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu, serta menangani keluhan dengan sigap dan profesional.
Dengan komunikasi yang lancar dan berjalan dengan baik antara karyawan, departemen, dan pemangku kepentingan lainnya, maka membantu meningkatkan koordinasi, meminimalisir kesalahpahaman, dan mempercepat penyelesaian tugas. Hal ini ultimately meningkatkan produktivitas dan efisiensi bisnis secara keseluruhan.
Kemudian, memiliki komunikasi yang efektif juga dapat membantu dalam mengembangkan kepemimpinan yang lebih harmonis. Pemimpin yang mampu mengkomunikasikan visi, misi, dan strategi dengan jelas dan inspiratif dapat memotivasi dan memberdayakan tim mereka untuk mencapai tujuan bersama.
Selain itu, komunikasi bisa terbuka mendorong pertukaran ide, pengetahuan, dan pengalaman antar karyawan dengan lebih efektif. Sebab, hal ini memicu inovasi, meningkatkan kreativitas, dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik.
Selain komponen dasar komunikasi, ada beberapa hal lain yang perlu diperhatikan, salah satunya adalah kesopanan (Credit: Freepk.com)
Selain kompoen-komponen tersebut, ada beberapa hal lain yang perlu diperhatikan dalam proses komunikasi, berikut diantaranya:
Sampaikan pesan dengan jelas, ringkas, dan padat. Pastikan informasi yang akan disampaikan
dapat dipahami dengan mudah. Buat pesan dalam bentuk terstruktur dan hindari menggunakan bahasa yang ambigu atau berbelit-belit.
Pilihlah media komunikasi yang tepat sesuai dengan situasi dan tujuan komunikasi. Jangan sampai media yang digunakan malah mengganggu proses komunikasi.
Hal yang perlu diperhatikan berikutnya adalah sopan santun. Hal ini biasanya berkaitan dengan bahasa pesan yang digunakan. Jika Anda berkomunikasi dengan atasan maka Anda bisa menggunakan bahasa lebih hormat dan lainnya.
Konteks kesopanan ini juga mencakup bagaimana tingkah laku yang diharapkan oleh komunikator, kemudian berkaitan dengan sukses atau tidaknya komunikasi, hingga bagaimana proses komunikasi yang terjadi dimasa yang akan datang.
Berikutnya, sampaikan pesan pada waktu yang tepat, hindari beberapa waktu yang bisa mengganggu penerima pesan. Contohnya ketika jam istirahat, tengah malam dan lainnya.
Dari 10 komponen komunikasi di atas, ada 5 unsur dasar komponen komunikasi berdasarkan 5W dan 1H, berikut diantaranya:
Setidaknya terdapat sepuluh komponen komunikasi yang penting dan harus dipenuhi dalam menjalankan bisnis. Komponen yang dimaksud mulai dari pengirim pesan hingga efek komunikasi. Masing-masing komponen membentuk komunikasi yang memiliki peranan penting bagi bisnis.
