Beberapa orang mengaku bahwa mereka suka menyimpan macam-macam bukti transaksi, tujuannya agar jika ingin mengembalikan atau menukar barang yang sudah dibeli bisa lebih mudah. Fungsi bukti ini sendiri adalah untuk merekap atau merekam semua transaksi yang dilakukan.
Namun yang perlu diingat bahwa transaksi dalam bentuk apapun bisa dilakukan asalkan esensinya sama. Baik itu online maupun offline akan memiliki riwayat pembayaran jika toko tempat membeli menyediakannya. Apa saja ragam bukti transaksi? Simak pembahasannya ya!
Ilustrasi Seorang Wanita Memegang Bukti Transaksi (Sumber: Pexels.com)
Sebelum membahas lebih jauh, satu ciri khas yang bisa dikenali yaitu bukti transaksi akan dikeluarkan saat proses transaksi berakhir sekaligus menjadi bukti bahwa sudah terjadi pembayaran antara pembeli dengan perusahaan atau pihak lain yang berkaitan.
Berikut ini ada macam-macam bukti transaksi baik dari segi internal maupun eksternal:
Perama adalah memo yaitu tulisan atau catatan singkat, jelas dan padat. Memo dibuat dengan tujuan agar pembacanya bisa memahami dengan mudah. Maksimal hanya terdiri dari 10 baris kata saja dan tidak boleh lebih.
Memo termasuk bukti transaksi secara internal dan hanya berisikan tentang pesan sederhana yang menjurus ke inti pembicaraan. Ada beberapa unsur yang harus ada dalam memo agar dikatakan sebagai bukti transaksi yang sah:
Struktur di atas lebih mirip dengan surat resmi yang biasanya diterbitkan oleh instansi dengan stempel khusus. Perbedaannya hanya terletak pada jumlah baris kata saja.
Baca Juga: Memo Adalah Salah Satu Bukti Transaksi, Apa Saja Macamnya?
Nota kontan merupakan bukti transaksi yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli sebagai hasil dari terjadinya pembayaran secara tunai. Tentunya nota kontan berbeda dengan debit atau kredit karena tidak ada hubungannya dengan utang piutang.
Nota kontan juga memiliki dua salinan. Pertama akan diberikan kepada pembeli dan salinannya ada di penjual untuk dijadikan arsip atau bahan penulisan laporan keuangan.
Bukti transaksi selanjutnya adalah nota kredit yang memiliki arti yaitu sebuah dokumen yang biasanya digunakan untuk membuktikan bahwa sudah terjadi pengurangan piutang sebuah usaha.
Penguangan ini pada umumnya terjadi karena adanya barang dagang yang dikembalikan sehingga nilai jualnya juga akan turun.
Pengembalian tersebut bisa jadi karena adanya ketidaksesuaian barang, kerusakan atau ekspektasi yang tidak sesuai di awal. Nota kredit ini menjadi bukti transaksi yang dikeluarkan oleh pihak penjual.
Biasanya akan diminta ketika mengembalikan barang sebagai alat persetujuan dari penjual dan dikabulkannya potongan harga yang dikehendaki oleh si pembeli. Nota kredit ini ditandatangani oleh penjual. Sampai sini paham kan?
Nota debet merupakan salah satu dari macam-macam bukti transaksi yang berlaku di Indonesia. Secara singkat, pengertiannya adalah bukti transaksi sebagai bukti sudah terjadinya pengurangan utang usaha karena adanya pengembalian barang atau terjadinya penurunan harga yang telah dibuat oleh pembeli.
Nota debet ada dua salinan. Lembar pertama disimpan oleh pembeli dan lainnya disimpan oleh penjual. Pada umumnya, nota debet ini hanya dikembalikan apabila barang sudah sampai ke tangan pembeli.
Contoh Faktur Pembelian (Sumber: Bee.id)
Faktur lebih akrab disebut sebagai invoice yaitu berkas tertulis yang berisikan tentang barang yang dijual baik harga maupun jumlahnya. Faktur ini dikeluarkan oleh pihak penjual dan berfungsi sebagai bahan pertimbangan pembeli untuk meneliti kembali apa saja barang yang sudah dibelinya.
Ciri utama dari sebuah faktur atau invoice ini adalah:
Faktur ini sangat dibutuhkan sebagai bukti bahwa sudah ada media pencatatan bagi setiap produk atau barang yang dikeluarkan dan semuanya dideskripsikan dengan benar. Barang yang dijual pun juga harus dalam kondisi lengkap, ada keterangannya di kolom khusus.
Tujuannya untuk menghindari komplain ketika terjadi ketidaksesuaian dari barang yang sudah diterima.
Ilustrasi Kuitansi
Kuitansi adalah suatu surat atau dokumen yang sering digunakan sebagai tanda bukti bahwa telah terjadinya transaksi penerimaan sejumlah uang dari pemberi uang kepada penerima uang, yang dilengkapi dengan beberapa rincian seperti tujuan dari pembayaran atas transaksi, tempat dan tanggal dimana terjadinya transaksi tersebut.
Baca Juga: Aplikasi Kwitansi Digital untuk Usaha Online Shop
Masih ada macam-macam bukti transaksi yang lainnya seperti cek, bukti kas keluar, rekening koran, setoran bank dan lainnya. Apapun itu, selagi esensi dan tujuannya sama maka bisa dikategorikan sebagai bukti transaksi.
Masih mengelola bukti transaksi berbasis kertas? Gak cuma membosankan, tapi ini menyita waktu dan rentan terjadi kesalahan hitung. Pakai BEECLOUD untuk membuat kwitansi online berbasis cloud technology. Berbagi bukti transaksi bisa dibuat dengan cepat dan mudah! Hanya butuh satu kali klik untuk mengirimkan kwitansi online melalui chat atau email.
Jika Anda mau yang mudah dan terintegrasi dengan data transaksi, pakai software akuntansi online Beecloud. Di Beecloud ada fitur attachment untuk pengarsipkan bukti transaksi tersebut jadi gak perlu terpaksa menyediakan lemari atau satu ruangan isi dokumen penting.
BEECLOUD telah dipercaya ribuan pebisnis di tanah air untuk mengelola pembukuan usaha. Sejak 2010, BEECLOUD didesain bersama akuntan berpengalaman 11 tahun dan tim ahli IT yang handal. Tingkatkan sistem pembuatan akuntansi yang sebelumnya manual, menjadi lebih modern dan mulus bersama BEECLOUD. Coba gratis sekarang di sini!
