Apa itu Kwitansi Kosong? Cek Selengkapnya Disini!

Apabila pernah menjadi bendahara dari suatu acara, mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah kwitansi kosong. Lantas, apa perbedaan kwitansi biasa dengan yang kosong?

Nah, pada artikel ini akan membahas seputar hal tersebut. Namun sebelum itu, yuk ketahui terlebih dahulu tentang pengertian dan fungsi kwitansi secara umum. 

Apa itu Kwitansi?

Ilustrasi Kwitansi Kosong

Kwitansi adalah dokumen yang menjadi bukti transaksi penerimaan atau pembayaran uang yang dilakukan. Umumnya, kwitansi berisi informasi terkait jumlah uang (dalam angka dan nominal), identitas penjual & pembeli, serta materai atau tanda tangan untuk memperkuat legalitasnya. 

Perbedaan antara kwitansi biasa dengan yang kwitansi kosong yaitu pada adanya produk dan harga yang tertera.

Idealnya, kwitansi mencantumkan nama dan harga produk yang harus dibayarkan. Namun, hal tersebut tidak berlaku pada kwitansi kosong.

Kwitansi yang kosong memang terkadang dibutuhkan, tetapi jika penggunaannya tidak sesuai, justru akan merugikan banyak pihak, salah satunya adalah penjual.

Fungsi Kwitansi

Kwitansi tidak hanya selembar kertas biasa yang menjadi bukti transaksi, tetapi juga mempunyai fungsi lain yang sangat penting untuk kedua belah pihak.

Pada beberapa kondisi, kwitansi harus disimpan dan tidak boleh hilang karena saking pentingnya. Tidak hanya itu, berikut adalah fungsi-fungsi lain dari kwitansi:

1. Sebagai tanda bukti pembeli bahwa pembeli telah menyerahkan dan memberikan sejumlah uang, baik secara tunai langsung atau cicilan, sesuai dengan nominal yang telah disepakati keduanya.
2. Dapat digunakan sebagai bukti yang sah di persidangan, karena kwitansi mempunyai kekuatan hukum saat dibubuhi materai.
3. Dapat digunakan untuk mengeklaim garansi produk, sehingga jika produk yang didapatkan tidak sesuai dengan yang dijanjikan atau terjadi kerusakan, Anda dapat membawa kwitansi untuk mengeklaim jaminan garansi.
4. Untuk audit perusahaan. Biasanya, kwitansi memiliki salinan yang akan disimpan oleh penjual untuk mencocokkan antara nominal yang didapat dengan barang yang terjual.
5. Mampu membuat catatan arus kas ke dalam pembukuan perusahaan menjadi mudah.

Baca Juga: Pengertian, Fungsi dan Cara Membuat Nota Kosong Manual

Penyalahgunaan Kwitansi Kosong

Ilustrasi Penyalahgunaan Kwitansi (Sumber: Freepik.com)

Ternyata, kwitansi yang kosong dapat digunakan sebagai media untuk tindak kejahatan atau tindakan lainnya yang melanggar hukum. Salah satu tindakan yang dimaksud yaitu korupsi.

Kwitansi yang kosong dan sudah ditandatangani dapat menjadi kesempatan oleh oknum-oknum yang tidak bertanggungjawab untuk melancarkan aksinya dan merugikan pihak lain.

Contohnya, oknum tersebut meminta kwitansi yang kosong dan sudah ditandatangani, kemudian mencantumkan harga yang tidak sebenarnya (biasanya menaikkan harga). Setelah itu, ia akan mengajukan klaim, seperti ke kantor, instansi, dan lain sebagainya.

Hal tersebut menyebabkan kerugian materi pada pihak yang memberi klaim dan membuat citra yang buruk pada penjual (karena dianggap menjual produk dengan harga yang mahal).

Sebenarnya, penggunaan kwitansi yang kosong tidak merugikan penjual jika tidak terdapat tanda tangan dan logo yang tercantum. Sayangnya, oknum yang tidak bertanggung jawab biasanya meminta penjual untuk memberi tanda tangannya.

Menaikkan harga (mark up) menggunakan kwitansi menjadi hal yang lazim. Namun, hal ini terus berulang karena menjadi peluang yang mudah untuk mendapatkan uang haram dan pengawasan yang lemah.

Cara Mencegah Penyalahgunaan Kwitansi Kosong

Ilustrasi Memeriksa Kwitansi (Sumber: Freepik.com)

Penggunaan kwitansi yang kosong untuk mendapatkan keuntungan dengan mudah memanglah menggiurkan. Namun, hal tersebut dikategorikan sebagai tindak pidana korupsi.

Meskipun nominalnya cenderung kecil, tindakan ini terus menerus terjadi dan tidak terdapat tindakan yang nyata. Selain itu, korupsi dengan nominal yang lebih besar lebih diprioritaskan daripada penyalahgunaan kwitansi yang kosong.

Padahal hal ini merugikan berbagai pihak, seperti penjual, pihak yang memberi klaim, dan lain sebagainya. Oleh sebab itu, bagaimana agar hal ini tidak terjadi secara terus menerus?

• Tolak Permintaan Kwitansi yang Kosong

Apabila seorang pemilik usaha, Anda bisa menolak jika ada yang meminta kwitansi kosong. Selain itu, Anda bisa mengirimkan kwitansi atau tagihan online yang dibuat melalui Microsoft Word. Nantinya, tagihan itu akan dikirimkan melalui email.

• Minta Validasi dengan Pihak Penjual

Sedangkan, jika Anda adalah pihak yang memberikan klaim, bisa mencegahnya dengan cara meminta validasi kepada pihak penjual terlebih dahulu. Dengan begitu, kemungkinan penyalahgunaan kwitansi yang kosong dapat diminimalisir.

Baca Juga: Aplikasi Kwitansi Digital untuk Usaha Online Shop

Kesimpulan

Yuk mari kita bersama-sama mengurangi penyalahgunaan kwitansi kosong, tentunya dengan menerapkan hal tersebut kepada diri sendiri terlebih dahulu.

Dalam membuat kwitansi digital untuk bisnis Anda, sangat penting untuk diperhatikan secara khusus agar dapat membantu dalam proses transaksi, dan utamanya agar tercapai kemajuan pada bisnis Anda.

Menggunakan kelima aplikasi pembuat kwitansi digital di atas, cukup baik jika diaplikasikan dalam bisnis kelas menengah.

Tetapi, Anda memerlukan software akuntansi lain seperti Beeaccounting, yang dapat membantu dalam aktivitas bisnis yang lebih besar.

Jika Anda tertarik untuk mencoba menggunakan software akuntansi dalam mencatat keuangan secara gratis, silakan klik di sini.

Selamat mencoba!