Faktur pembelian adalah salah hal yang punya peran penting dalam transaksi jual beli. Dalam transaksi jual beli pun biasanya ada yang namanya faktur penjualan. Namun dalam hal ini Anda perlu mengenal terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan faktur pembelian.
Faktur pembelian merupakan dokumen transaksi atau bukti adanya transaksi pembelian dan faktur pembelian dibuat oleh penjual kepada pembeli. Faktur ini akan diberikan oleh penjual apabila barang yang dibeli oleh pembeli sudah diterima oleh pembeli.
Ilustrasi Faktur Pembelian (Sumber: Freeepik.com)
Memang pada umumnya faktur pembelian adalah bukti transaksi untuk diberikan pada pihak pembeli. Namun tahukah Anda apa sebenarnya peran faktur ini sehingga dianggap cukup penting? Simak berikut ini beberapa penjelasan terkait fungsi kegunaan faktur pembelian:
Tak hanya penjual, seorang pembeli pun memiliki hak untuk melakukan cek ulang terhadap barang yang sudah dibeli. Pada umumnya faktur pembelian akan mencantumkan nama barang, jumlah, hingga harga dari barang tersebut.
Dengan adanya faktur ini pembeli bisa lebih mudah mengecek ulang untuk menyesuaikan apakah barang yang dibeli memang sudah sesuai dan uang yang dikeluarkan juga sudah sesuai dengan total harganya.
Meskipun faktur pembelian ini diberikan kepada pihak pembeli, namun pihak perusahaan yang memberikannya pun memiliki catatan keluarnya faktur tersebut. Catatan atau faktur ini fungsinya sangat penting bagi perusahaan sebagai salah satu sumber laporan audit.
Perusahaan atau penjual pasti sudah memiliki salinan dari faktur pembelian ini. Lantas dari faktur inilah nanti penjual akan membuat laporan audit yang sesuai dan dapat ditelusuri sesuai dengan catatan bukti yang ada.
Baca Juga: Fungsi dan Contoh Laporan Audit Perusahaan
Klik Gambar untuk Mendapatkan E-Book
Perusahaan yang menjual produk tertentu pasti akan melakukan pengecekan berkala terhadap stok produk atau inventaris yang dimilikinya. Pengecekan akan berkaitan dengan barang keluar dan masuk.
Dari faktur pembelian, perusahaan akan dimudahkan untuk menyesuaikan barang keluar dengan catatan dari penjualan barang tersebut sesuai faktur.
Dalam jual beli pasti ada kondisi yang mana pembeli sudah menerima faktur pembelian namun belum melakukan pelunasan bayar. Dalam hal ini, faktur pembelian akan sangat berguna bagi pihak penjual untuk bisa melakukan penagihan sesuai dengan faktur yang sudah dikeluarkan.
Pembeli juga jadi punya landasan untuk membayar kewajibannya karena sudah menerima barang pembelian sebelumnya. Dengan adanya faktur yang tercatat resmi inilah, pembeli tidak ada dalih untuk menghindar ketika ada penagihan yang dilakukan oleh penjual.
Fungsi selanjutnya dari faktur pembelian adalah sebagai bukti retur. Retur adalah istilah yang digunakan apabila pembeli memutuskan mengembalikan barang atau dana pada penjual karena ketidak sesuaian barang dan harga yang diterima.
Tentu saja terkadang ada kelalaian dari pihak penjual sehingga terjadi situasi semacam ini.
Pembeli bebas mengembalikan barang yang dibeli apabila memang dalam faktur tertulis ketidak sesuaian barang.
Tanpa adanya faktur pembelian ini, pembeli tidak bisa dengan bebas masukan pengembalian barang. Faktur ini jangan sampai hilang hingga pembeli sudah cek ulang barang.
Faktur pajak biasanya dibuat oleh perusahaan pada waktu jatuh temponya. Faktur pembelian memang berbeda dengan faktur pajak. Namun dalam pembuatan faktur pajak biasanya berlandaskan faktur pembelian dan penjualan.
Dari adanya faktur pembelian barang inilah faktur pajak bisa dibuat dengan baik dan benar. Karenanya perusahaan harus menyimpan atau mengarsipkan faktur hingga faktur pajak dibuat.
Ilustrasi Membuat Faktor Pembelian dengan Software Akuntansi Beeaccounting (Sumber: Bee.id)
Sebelum akhirnya membuka usaha jual produk atau jasa, pebisnis sudah seharusnya memahami tentang tata cara pembuatan faktur pembelian. Faktur pembelian harus dibuat dengan baik dan benar sesuai dengan aturan kaidah resminya.
Di dalam faktur ini ada beberapa poin atau komponen yang harus ada. Diantara komponen penting faktur pembelian adalah sebagai berikut:
Poin identitas ini diisi dengan identitas penjual maupun pembeli. Identitas penjual yang harus dicantumkan cukup lengkap, dimulai dari nama toko atau perusahaan, alamat, kontak, logo toko. Sedangkan untuk pembeli, identitas yang dicantumkan seperti nama, kontak, dan dan alamat.
Tidak ada jaminan seorang penjual bisa mengingat kapan ia membuat faktur pembelian untuk pembeli produk atau jasanya tersebut. Oleh karenanya dalam pembuatan faktur ini harus ada yang namanya tanggal faktur.
Hal yang tak kalah penting dari tanggal faktur adalah nomor pembuatan faktur. Nomor faktur ini harus dibuat secara berurutan sesuai dengan jumlah faktur yang sudah dibuat dan disesuaikan dengan kode nomor yang sudah diatur.
Dengan dibuatnya nomor faktur ini, penjual jadi tahu sudah berapa transaksi yang dilakukan sesuai dengan jumlah nomor faktur yang ada. Selain itu, ketika terjadi kesalahan transaksi, penjual juga jadi lebih mudah mencari faktur dengan nomor yang mana yang harus diperbaiki.
Sampailah pada bagian paling inti dalam sebuah faktur pembelian, yakni identitas barang atau jasa yang sudah diperjual belikan. Pada kolom ini harus ditulis dengan jelas dan benar terkait produk atau jasa apa yang sudah dibeli oleh pembeli.
Mulai dari nama produk, jumlah produk, hingga harga dan total harga sesuai kuantitas produk tersebut. Pastikan dalam hal ini penjual tidak melakukan kesalahan memasukkan data, karena hal ini akan berpengaruh terhadap jumlah biaya yang harus dibayarkan oleh pembeli.
Sebagai tambahan, apabila pada toko tersebut penjual mengadakan diskon atau potongan harga, maka diskon tersebut juga tetap harus ditulis pada kolom identitas barang atau jasa ini. Jika sebelumnya belum ada keterangan tanggal transaksi, maka tanggal bisa ditulis pada bagian ini.
Setelah semua detail produk atau jasa ditulis dalam faktur, selanjutnya penjual harus melakukan total harga yang harus dibayarkan oleh pembeli. Jangan lupa lakukan pemotongan harga apabila memang di toko Anda sedang ada diskon.
Selain melakukan total pembayaran untuk setiap barang yang sudah dibeli, tambahkan juga PPN yang harus dibayarkan oleh pembeli. Setelah itu akan terlihat berapa biaya yang harus dibayarkan oleh pembeli.
Apabila pembeli memutuskan untuk membayar di lain hari ketika faktur tersebut dibuat, maka penjual bisa memberikan keterangan 'belum lunas' pada kertas faktur yang diberikan pada pembeli tersebut. Di salinan catatan penjual pun keterangan tersebut bisa ditulis agar tidak lupa.
Tentu saja poin tanda tangan dan nama terang ini tidak boleh terlupakan sedikit pun. Adanya nama terang dan tanda tangan ini menunjukkan bahwa faktur yang dibuat tersebut sifatnya sah atau resmi dan benar adanya.
Baik penjual maupun pembeli sebaiknya membubuhkan nama dan tanda tangannya. Selain mama dan tanda tangan, akan sangat lebih baik jika pihak toko memiliki stempel khusus untuk setiap faktur yang dikeluarkan.
Dengan begitu catatan atau faktur tersebut tidak bisa ditiru atau dipalsukan karena ada stempel yang unik dan hanya dimiliki oleh toko tersebut.
Baca Juga: Menambahkan Tanda Tangan Permanen di Nota Grafik - BeeAccounting
Dari berbagai penjelasan di atas, faktur pembelian adalah hal yang punya banyak peran penting dalam sebuah transaksi. Penjual harus paham dan bisa membuat faktur penting ini selama menjalankan bisnisnya.
Faktur pembelian memiliki peran yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Bertujuan sebagai bukti transaksi yang sah, sehingga perusahaan bisa menghindari kesalah pahaman yang terjadi di masa yang akan datang.
Sangat disarankan Anda untuk membuat faktur pembelian maupun faktur penjualan menggunakan software atau aplikasi Beeaccounting supaya Anda bisa menghemat waktu Anda. Tidak hanya untuk membuat faktur saja, Beeaccounting memiliki fitur laporan keuangan yang otomatis sehingga akan lebih memudahkan operasional usaha Anda apabila membutuhkan laporan keuangan secara cepat, tanpa harus menunggu untuk dibuatkan karyawan Anda.
Mungkin bagi anda yang sudah terbiasa menggunakan cara manual saat mau beralih ke Aplikasi Faktur Penjualan akan sangat kesulitan karena tidak terbiasa namun Anda bisa coba gratis software keuangan Beeaccounting di sini secara gratis.
