Menghitung inventaris atau stock opname adalah bagian penting dari manajemen stok untuk bisnis berbasis produk apa pun - berapa pun canggihnya sistem inventaris Anda. Perhitungan ini dilakukan untuk memantau stok di akhir periode yang dicocokan kembali dengan catatan yang ada.
Simak informasi selengkapnya pada artikel berikut ini:
Apa itu Stock Opname? (Sumber: Freepik.com)
Stock opname adalah metode inventarisasi yang melibatkan pengecekan bagian tertentu dari inventaris Anda secara teratur pada hari yang ditentukan. Pada dasarnya, Anda bisa melakukan penghitungan rutin tahunan dari seluruh gudang, atau Anda bisa memecahnya menjadi beberapa inventarisasi mini yang lebih kecil.
Ini membawa beberapa manfaat dibandingkan inventarisasi tradisional, yang terbesar adalah Anda terhindar dari resiko selisih stok. Karena alasan ini, penghitungan siklus sangat populer di kalangan perusahaan besar yang tidak dapat menghentikan operasi mereka sepenuhnya.
Sedangkan proses inventarisasi atau penghitungan stok adalah ketika Anda secara manual memeriksa dan mencatat semua inventaris yang saat ini dimiliki bisnis Anda. Ini merupakan bagian penting dari kontrol inventaris stock opname Anda, yang akan mempengaruhi pembelian, produksi, dan penjualan Anda.
Sama seperti aspek inventaris lainnya, proses inventarisasi akan sangat bervariasi dari perusahaan satu ke perusahaan lainnya. Terlepas dari apapun namanya, inventarisasi lebih dari sekedar manajemen stok. Setiap inventaris yang dibutuhkan bisnis Anda harus dimasukkan.
Jika Anda seorang produsen, misalnya, maka Anda harus juga mencatat produk yang Anda gunakan untuk membuat barang jadi Anda - karena kehabisan stok di pencatatan ini akan sama buruknya dengan kehabisan stok riilnya.
Walau sering digunakan secara bergantian, persediaan dan stock adalah dua hal yang berbeda. Stok hanyalah produk yang Anda jual sebagai bagian dari operasi bisnis harian Anda. Sedangkan inventaris, termasuk barang-barang lain yang Anda butuhkan untuk membuat, menyimpan, atau menjual stok Anda.
Baca Juga: Cara Sederhana Membuat Laporan Stok
Setiap bisnis berbasis produk perlu memastikan bahwa stocknya harus 100% akurat dari waktu ke waktu sebagai bagian dari kontrol inventaris mereka. Berikut adalah tiga alasan utama mengapa Anda harus memeriksa barang-barang Anda secara teratur.
Mengandalkan sepenuhnya pada sistem Anda untuk tingkat stok yang akurat biasanya merupakan ide yang buruk. Dengan membandingkan angka-angka dari inventarisasi dengan apa yang Anda pikir Anda miliki, Anda dapat mengidentifikasi selisih dan memperbaikinya sebelum menjadi bermasalah.
Jika Anda tidak melacak barang-barang Anda sebaik yang Anda kira, mungkin itu pertanda bahwa Anda memiliki kontrol inventaris yang buruk. Sebaiknya perbaiki masalah lebih cepat daripada nanti sebelum mengarah ke masalah yang lebih besar seperti:
Perangkat lunak cloud memungkinkan Anda untuk melacak jumlah dan lokasi produk Anda dengan mudah, tetapi ini tidak dapat dilakukan semuanya. Sistem Anda mungkin tidak menyoroti masalah transit, misalnya.
Gunakan inventarisasi untuk mengidentifikasi masalah yang mungkin terlewatkan oleh sistem manajemen inventaris Anda: seperti produk yang rusak, pesanan yang hilang, kontrol yang buruk atau terjadi kasus pencurian. Terkadang ini hanya sekali saja yang tidak menyebabkan terlalu banyak masalah, tetapi mereka juga bisa merupakan gejala dari masalah yang lebih besar.
Ketika Anda harus memantau kinerja bisnis Anda, Anda tidak boleh melewatkan sedikitpun proses stock opname yang harus dijalani. Menghitung perputaran persediaan, misalnya, itu membutuhkan angka akurasi tinggi hingga 100%.
Setelah Anda tahu persis bagaimana kinerja inventaris Anda, Anda dapat mulai memperbaiki prosedur dan rencana Anda untuk meningkatkan efisiensi dan meningkatkan margin. Misalnya, Anda dapat:
Ada beberapa langkah yang harus diikuti oleh setiap bisnis saat mencatat stok. Secara umum, ini dapat dipecah menjadi tiga tahap: sebelum, selama dan setelah penghitungan.
Pertama-tama, tentukan tanggal dan waktu untuk perhitungan Anda. Anda tidak ingin ada gangguan yang tidak perlu yang dapat menyebabkan angka salah perhitungan.
Jadi pertimbangkan untuk menutup operasi untuk hari itu atau melakukan pengambilan setelah jam kerja. Anda juga harus menyisihkan waktu sesudahnya untuk menyelesaikan selisih dan memperbaiki masalah.
Apa yang terjadi pada hari itu akan tergantung pada proses yang Anda pilih. Namun, ada beberapa pedoman yang harus diikuti oleh setiap bisnis agar kemajuan mereka lancar:
Hanya karena Anda sudah menyiapkan angka-angka Anda, bukan berarti inventarisasi Anda sudah selesai. Masih ada beberapa langkah lagi yang tersisa: dan gagal mengikutinya akan berarti Anda tidak mendapatkan manfaat penuh dari semua pekerjaan yang baru saja Anda lakukan.
Pertama-tama, nilai semuanya dengan benar. Sekarang Anda tahu persis apa yang Anda miliki, Anda dapat menilai berapa nilainya. Kemudian, periksa angka-angka Anda.
Semakin banyak Anda memeriksa, semakin yakin Anda bahwa segala sesuatu ada dan benar. Setelah Anda 100% percaya diri, sekarang saatnya untuk mengunggah semuanya ke dalam sistem inventaris Anda.
